Apotheker Gehalt korrekt abrechnen: Lohnbuchhaltung für Apothekeninhaber kompakt erklärt
Die Lohnbuchhaltung in der Apotheke ist weit mehr als nur das monatliche Überweisen von Gehältern. Sie bildet das Rückgrat einer ordnungsgemäßen Personalverwaltung und ist rechtlich verpflichtend. Apothekerinnen und Apotheker, die eine eigene Apotheke betreiben, stehen dabei in der Verantwortung, die Gehälter ihrer Angestellten korrekt abzurechnen – unabhängig davon, ob es sich um Pharmazeutisch-technische Assistenten (PTA), Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte (PKA), Pharmazieingenieure oder Approbierte handelt. Die Lohnbuchhaltung umfasst dabei unter anderem die Pflege der Mitarbeiterdaten, die Berechnung und Zahlung von Löhnen und Gehältern, die Abführung von Steuern und Sozialabgaben sowie die Erstellung von Meldungen an Sozialversicherungsträger und das Finanzamt.
Welche Unterschiede gibt es bei der Abrechnung von Lohn und Gehalt?
Für die Lohnbuchhaltung in Apotheken ist es wichtig zu wissen, dass zwischen Lohn und Gehalt unterschieden wird. Während das Gehalt ein fester monatlicher Betrag ist, der unabhängig von der tatsächlichen Arbeitszeit gezahlt wird, orientiert sich der Lohn an den tatsächlich geleisteten Stunden. Das bedeutet: Bei Lohnempfängern schwankt der Auszahlungsbetrag monatlich, bei Gehaltsempfängern bleibt er konstant. In Apotheken erhalten meist PTA, PKA und Apotheker ein tariflich vereinbartes Gehalt, das regelmäßig angepasst wird. Für Aushilfen oder stundenweise tätige Mitarbeitende kann jedoch auch eine Lohnabrechnung auf Stundenbasis erforderlich sein.
Was gehört alles in die Gehaltsabrechnung für Apothekenangestellte?
Die Gehaltsabrechnung ist ein zentrales Dokument der Lohnbuchhaltung in der Apotheke. Sie muss gemäß Gewerbeordnung zahlreiche Pflichtangaben enthalten, darunter Name und Anschrift der Mitarbeitenden, Steuer-ID, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer sowie der Abrechnungszeitraum. Auch steuerliche Merkmale, Kinderfreibeträge und etwaige Freibeträge müssen korrekt aufgeführt werden. Ebenso wichtig ist die transparente Darstellung der Bruttobezüge, Abzüge, Zuschläge und Auszahlungsbeträge – insbesondere für Nacht- und Notdienste, die bei Apothekern und Pharmazieingenieuren oft relevant sind.
Wie hoch ist das Gehalt von Apothekern, PTA und PKA aktuell?
Ein zentrales Element der Lohnbuchhaltung in Apotheken ist die tarifgerechte Bezahlung der Angestellten. Dabei spielt die Berufserfahrung ebenso eine Rolle wie der Kammerbezirk. Das Einstiegsgehalt für Apotheker liegt aktuell bei rund 4.045 Euro brutto, steigt aber mit den Berufsjahren auf über 4.700 Euro an. Wer eine Filialleitung übernimmt oder regelmäßig Notdienste leistet, erhält zusätzliche Zuschläge. Das PTA Gehalt beginnt bei 2.569 Euro brutto, während das PKA Gehalt tariflich bei 2.306 Euro startet und mit der Berufserfahrung ebenfalls steigt. In Nordrhein und Sachsen gelten abweichende Tarifregelungen, was die Lohnbuchhaltung in der Apotheke zusätzlich komplex machen kann.
Quelle: Das PTA Magazin
Welche Rolle spielen regionale Gehaltstarife in der Lohnbuchhaltung?
Die Abrechnung von Apothekern und Apothekenangestellten muss auch regionale Unterschiede berücksichtigen. So gelten im Kammerbezirk Nordrhein seit Anfang 2025 neue Regelungen, bei denen sich das Gehalt aus einem Grundgehalt und einer Sonderzahlung zusammensetzt. In Sachsen wiederum gibt es ab Juli 2025 neue Tarife, die pauschale Gehaltssteigerungen für alle Berufsgruppen vorsehen. Die Lohnbuchhaltung muss daher stets auf dem aktuellen Stand sein, um die korrekten Beträge zu berechnen und abzuführen. Fehler in der Umsetzung führen nicht nur zu Unmut bei den Mitarbeitenden, sondern können auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Wie funktioniert die korrekte Abrechnung von Notdiensten in der Apotheke?
Ein zentraler Aspekt in der Abrechnung von Apothekenpersonal ist die Vergütung von Notdiensten. Gerade Apotheker und Pharmazieingenieure leisten häufig Nacht-, Wochenend- oder Feiertagsdienste, die gesondert vergütet werden müssen. Die Höhe dieser Zuschläge ist tariflich geregelt und richtet sich nach der Uhrzeit und dem jeweiligen Berufsjahr. So erhalten Apotheker beispielsweise für Nachtdienste zwischen 22:00 und 8:00 Uhr bis zu 160 Euro zusätzlich, Pharmazieingenieure bis zu 117 Euro. Diese Zuschläge müssen separat in der Lohnbuchhaltung ausgewiesen und korrekt versteuert werden.
Warum ist die Pflege der Mitarbeiterdaten in der Lohnbuchhaltung so wichtig?
Jede Gehaltsabrechnung stützt sich auf aktuelle und vollständige Mitarbeiterdaten. Deshalb ist die Pflege der Stammdaten ein fundamentaler Bestandteil der Lohnbuchhaltung in Apotheken. Änderungen bei Adresse, Steuerklasse, Krankenkasse oder Familienstand müssen zeitnah erfasst und berücksichtigt werden. Ebenso wichtig ist die rechtzeitige Anmeldung neuer Mitarbeitender bei der Sozialversicherung sowie deren Abmeldung bei Austritt. Fehler in diesen Bereichen können nicht nur zu falschen Gehaltsabrechnungen führen, sondern auch zu Nachzahlungen bei Krankenkassen und dem Finanzamt.
Welche gesetzlichen Meldepflichten müssen Apotheker bei der Lohnbuchhaltung beachten?
Neben der monatlichen Gehaltsabrechnung sind Apotheken als Arbeitgeber verpflichtet, verschiedene Meldungen an die Finanzbehörden und Sozialversicherungsträger zu übermitteln. Dazu zählen die Lohnsteueranmeldung, der Beitragsnachweis für die Krankenkassen sowie die DEÜV-Meldung (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung). Diese gesetzlichen Anforderungen sind nicht optional und müssen fristgerecht erfüllt werden. Gerade kleinere Apotheken profitieren daher oft davon, die Lohnbuchhaltung an spezialisierte Steuerkanzleien auszulagern.
Was sind häufige Fehler bei der Lohnbuchhaltung in der Apotheke – und wie lassen sie sich vermeiden?
Fehler in der Lohnbuchhaltung führen häufig zu Rückfragen, Unzufriedenheit und unnötigem Verwaltungsaufwand. Typische Fallstricke sind das Übersehen von Tarifänderungen, falsche Zuordnung der Berufsjahre, vergessene Notdienstzuschläge oder unvollständige Mitarbeiterdaten. Auch bei der Abrechnung von Minijobs oder Werkstudenten ist besondere Sorgfalt gefragt. Eine regelmäßige Schulung des verantwortlichen Personals oder die Zusammenarbeit mit erfahrenen Steuerberatern kann helfen, solche Fehler von Anfang an zu vermeiden.
Die Gehaltsabrechnung – Pflichtbestandteile im Überblick
Die Gewerbeordnung (GeWo) schreibt vor, dass jeder Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, seinen Mitarbeitern bei der Auszahlung des monatlichen Gehalts, eine nachvollziehbare Abrechnung zukommen zu lassen. Solche Abrechnungen dienen als wichtiges Nachweisdokument für das Finanzamt oder auch bei der Beantragung von Krediten bei der Bank:
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Fazit: Eine professionelle Lohnbuchhaltung ist für Apotheken unverzichtbar
Die korrekte Lohnbuchhaltung in der Apotheke erfordert Fachkenntnis, Genauigkeit und die regelmäßige Beschäftigung mit rechtlichen sowie tariflichen Änderungen. Sie bildet die Basis für ein gutes Arbeitsverhältnis und schützt vor Nachteilen bei Betriebsprüfungen. Egal ob es um das PKA Gehalt, PTA Gehalt, das Apotheker Gehalt oder die Abrechnung von Pharmazieingenieuren geht – eine saubere und nachvollziehbare Entgeltabrechnung ist nicht nur Pflicht, sondern auch Ausdruck von Professionalität und Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden. Wer hier auf kompetente Beratung setzt oder interne Prozesse optimiert, schafft eine solide Grundlage für eine erfolgreiche Apothekenführung.
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