Die Lohnbuchhaltung, oder auch Lohnbuchführung genannt, kümmert sich zunächst um die Abwicklung der Lohn- sowie Gehaltsabrechnungen in einem Betrieb. Jeder Arbeitgeber ist per Gesetz dazu verpflichtet, eine Lohnbuchhaltung zu führen sowie eine monatliche Entgeltabrechnung zur erstellen. Hierfür gibt es in der Regel spezielles Personal. In vielen Fällen wird die Buchhaltung auch vom Steuerberater übernommen.
Lohn vs. Gehalt: Gibt es einen Unterschied?
In Bezug auf die Auszahlung des Entgeltes eines Mitarbeiters unterscheidet man in erster Linie zwischen Lohn und Gehalt. Das Gehalt eines Mitarbeiters wird jeden Monat in gleicher Höhe ausbezahlt. Dies geschieht auch unabhängig davon, ob ein Monat 28 oder 31 Tage hat, der Mitarbeiter Urlaub nimmt oder ob Feiertage vorliegen. Beim Lohn variiert der monatliche Auszahlungsbetrag dagegen leicht, da die Auszahlung auf Grundlage der Arbeitszeit erfolgt. In diesem Fall gibt es also einen festen Stundenlohn, was im Falle des Gehalts nicht der Fall ist. Zu beachten ist auch, dass Arbeitnehmer, die auf Stundenbasis arbeiten, während des Urlaubs keinen Lohn ausbezahlt bekommen.
Aufgaben der Lohnbuchhaltung
- Pflege der Personenstammdaten
- Erstellung von Buchungsbelegen für die FiBu
- Führung des Jahreskonten
- Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldeerfordernisse
- Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge
Pflege der Personenstammdaten
Jeder Mitarbeiter der Apotheke besitzt ein eigenes Lohnkonto, der den jeweiligen Datensatz beinhaltet. Hierzu gehören unter anderem Vor- und Nachname des Mitarbeiters, Geburtsdatum, Wohnort und Adresse. Stellt ein Apotheker einen neuen Mitarbeiter ein, so wird ein neues Lohnkonto eröffnet und eine Anmeldung bei der Sozialversicherung wird vorgenommen.
Erstellung von Buchungsbelegen für die Finanzbuchhaltung (FiBu)
Zu Monatsende muss außerdem das Gehalt auf das Konto des jeweiligen Mitarbeiters überwiesen werden. Die Lohnbuchhaltung erstellt also entsprechende Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung. In manchen Fällen kümmert sich die Lohnbuchhaltung auch um die Erstellung von Arbeitsverträgen, Kündigungen, Abmahnungen etc. Meist arbeitet die Lohnbuchhaltung auch eng mit der Personalabteilung zusammen.
Führung der Jahreslohnkonten
Das Lohnkonto umfasst neben oben genannten personenspezifischen Daten weitere Informationen wie in etwa die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug sowie allg. Besteuerungsmerkmale des jeweiligen Mitarbeiters der Apotheke. Jede Lohnabrechnung muss zudem den Lohnzahlungszeitraum, den Tag der Lohnzahlung und eine Aufschlüsselung der einzelnen Zusammensetzung des Lohns beinhalten. Auch Bezüge getrennt nach Sach- und Geldlohn, Überstunden, Mutterschutzgeld oder Lohnfortzahlungen bei Krankheit müssen aufgeführt werden. Am Ende eines jeden Geschäftsjahres wird das Konto durch die Buchhaltung oder den Steuerberater abgeschlossen und die Daten an die Sozialversicherungen übermittelt.
Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldeerfordernisse
Per Gesetz muss ein Betrieb drei folgenden wesentlichen Meldeerfordernissen gerecht werden: Lohnsteueranmeldung, Krankenkassen-Beitragsnachweis, DEÜV-Meldung. Letzteres steht dabei für Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung. Es handelt sich um eine Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherungen. Denn ohne diese spezifischen Lohndaten der Arbeitnehmer können Kranken- und Pflegekassen sowie Rentenversicherungsträger ihre Aufgabe nicht erfüllen. Verlässt ein Mitarbeiter die Apotheke, so muss dies ebenfalls an die Sozialversicherungen sowie an das Finanzamt gemeldet werden.
Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge
Zu den Aufgaben des Lohnbuchhalters gehört auch die Ermittlung der Gesamtbezüge der Mitarbeiter, zu denen auch Lohn- und Lohnnebensteuern und abzuführende Sozialversicherungsbeiträge gehören. Gleichzeitig erstellt er Entgeltabrechnungen für die Mitarbeiter.
Die Gehaltsabrechnung: Was muss konkret drin stehen?
Die Gewerbeordnung (GeWo) schreibt vor, dass jeder Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, seinen Mitarbeitern bei der Auszahlung des monatlichen Gehalts, eine nachvollziehbare Abrechnung zukommen zu lassen. Solche Abrechnungen dienen als wichtiges Nachweisdokument für das Finanzamt oder auch bei der Beantragung von Krediten bei der Bank.
- Name und Anschrift
- Geburtsdatum
- Steuer-ID
- Steuerklasse
- Sozialversicherungsnummer
- Beginn der Beschäftigung
- Ggf. Ende der Beschäftigung
- Abrechnungszeitraum, Steuertage*, Sozialversicherungstage**
- Lohnsteuerklasse
- Ggf. Kinderfreibeträge
- Ggf. Steuerfreibeträge
* 1 Monat hat bspw. 30 Steuertage ** Zeiten, die mit Beiträgen belegt sind, werden in der Regel als sog. Sozialversicherungstage berücksichtigt. Dabei wird eine Woche mit 7 Tagen, ein Kalendermonat mit 30 Tagen und ein Kalenderjahr mit 360 Tagen miteinbezogen.
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