Digitalisierung

Die Digitalisierung verändert den Apothekenbetrieb grundlegend. Digitale Warenwirtschaft, automatisierte Lagerprozesse, elektronische Kommunikation und datenbasierte Auswertungen sind längst keine Zukunftsmusik mehr. Für Apotheken geht es bei der Digitalisierung jedoch nicht nur um moderne Technik. Entscheidend ist die Frage: Wo kann Digitalisierung in der Apotheke tatsächlich Kosten senken und die Wirtschaftlichkeit verbessern?

Gerade angesichts steigender Personal-, Energie- und Beschaffungskosten gewinnen effiziente Prozesse an Bedeutung. Wer wiederkehrende Aufgaben automatisiert, Fehler reduziert und vorhandene Daten besser nutzt, kann Zeit und Ressourcen sparen. Die Digitalisierung der Apotheke wird damit zu einem wichtigen betriebswirtschaftlichen Instrument.

Digitalisierung Apotheke: Wo entstehen die größten Einsparpotenziale?

Die größten finanziellen Potenziale liegen dort, wo im Apothekenalltag besonders viele wiederkehrende, administrative oder zeitintensive Tätigkeiten anfallen. Dazu gehören insbesondere Warenwirtschaft und Lagerhaltung, Personalplanung, Dokumentenverwaltung, Bestellprozesse und betriebswirtschaftliches Controlling.

Bereits heute zeigt sich, dass die Digitalisierung in Apotheken weit fortgeschritten ist. Nach den vorliegenden APOkix-Daten bewerteten 2023 mehr als die Hälfte der befragten Apothekerinnen und Apotheker den eigenen Digitalisierungsgrad als weit bis sehr weit fortgeschritten. 97 % boten eine Online-Vorbestellung an, 83 % nutzten Botendienste für Online-Bestellungen und 78 % waren an eine Apothekenplattform angebunden.

1. Wie kann die Digitalisierung Personalkosten reduzieren?

Personal ist einer der größten Kostenblöcke einer Apotheke. Gleichzeitig lassen sich viele Tätigkeiten nicht einfach einsparen, weil fachliche Beratung und persönliche Betreuung weiterhin im Mittelpunkt stehen. Genau hier können Automatisierungslösungen ansetzen.

Digitale Dienstplan- und Personalmanagementsysteme vereinfachen beispielsweise die Erstellung von Schichtplänen, Urlaubsabstimmungen und Vertretungsregelungen. Dadurch sinkt der administrative Aufwand für die Apothekenleitung. Noch wichtiger ist jedoch die bessere Steuerung der vorhandenen Arbeitszeit.

Auch Kommissionierautomaten können dazu beitragen, manuelle Tätigkeiten bei der Lagerlogistik zu reduzieren. Systeme wie BD Rowa oder Apostore übernehmen bestimmte Prozesse bei Einlagerung und Warenbereitstellung. Die dadurch gewonnene Arbeitszeit kann dort eingesetzt werden, wo sie für die Apotheke einen höheren wirtschaftlichen und qualitativen Wert besitzt: in Beratung, Service und Kundenbetreuung.

Digitalisierung bedeutet damit nicht zwangsläufig Personalabbau. Vielmehr kann sie dazu beitragen, Personalkapazitäten effizienter einzusetzen und vorhandene Ressourcen wirtschaftlicher zu nutzen.

2. Lassen sich durch digitale Warenwirtschaft und Automatisierung Lagerkosten senken?

Ein besonders großes Potenzial der Digitalisierung in der Apotheke liegt in der Warenwirtschaft. Bestände, Umschlagshäufigkeiten, Absatzentwicklungen und Bestellvorgänge lassen sich digital überwachen und auswerten.

Moderne Warenwirtschaftssysteme wie Awinta ONE, Lauer-Fischer WINAPO 64 oder Pharmatechnik IXOS unterstützen Apotheken dabei, Bestellprozesse effizienter zu gestalten. Automatisierte Bestellvorschläge können dazu beitragen, Überbestände zu vermeiden und gleichzeitig die Lieferfähigkeit zu sichern.

Das ist betriebswirtschaftlich relevant: Kapital, das unnötig im Lager gebunden ist, steht nicht für andere Investitionen oder zur Liquiditätssicherung zur Verfügung. Eine intelligente Digitalisierung kann deshalb nicht nur Arbeitszeit, sondern auch Lagerkosten und gebundenes Kapital reduzieren.

Besonders interessant ist in diesem Zusammenhang der Einsatz von KI. Nach den vorliegenden APOkix-Daten sahen 72 % der Befragten Potenzial für KI bei der Automatisierung von Bestellprozessen beziehungsweise der Optimierung des Bestandsmanagements.

3. Wie viel Geld lässt sich durch weniger Verwaltungsaufwand sparen?

Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, QM-Unterlagen und andere Dokumente verursachen im Apothekenalltag erheblichen Verwaltungsaufwand. Werden diese Prozesse papierbasiert abgewickelt, entstehen nicht nur Kosten für Papier und Archivierung. Auch das Suchen, Sortieren, Kopieren und Weiterleiten von Dokumenten bindet Arbeitszeit.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann diese Prozesse digitalisieren. Rechnungen und andere Dokumente werden strukturiert abgelegt und können schnell wiedergefunden werden. Lösungen wie ELO oder DocuWare ermöglichen eine zentrale und nachvollziehbare Dokumentenverwaltung.

Die Einsparung entsteht somit weniger durch einen einzelnen Kostenfaktor als durch die Summe vieler kleiner Effizienzgewinne. Gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben kann sich die Digitalisierung von Arbeitsabläufen langfristig deutlich bemerkbar machen.

4. Kann Digitalisierung auch Retaxationen und Fehlerkosten reduzieren?

Fehler können in Apotheken teuer werden. Falsch erfasste Daten, fehlerhafte Prozesse oder Unstimmigkeiten bei Abrechnungen können zusätzlichen Verwaltungsaufwand und im schlimmsten Fall finanzielle Verluste verursachen.

Auch hier können digitale Systeme unterstützen. Automatisierte Prüfungen und strukturierte Prozesse reduzieren manuelle Eingaben und damit potenzielle Fehlerquellen.

Interessant ist deshalb auch der mögliche Einsatz von KI: 68 % der im APOkix 2023 Befragten sahen Potenzial für KI zur Vermeidung von Retaxationen. KI kann dabei nicht die fachliche und rechtliche Verantwortung der Apotheke ersetzen, aber perspektivisch bei der Erkennung bestimmter Auffälligkeiten und der Prozesskontrolle unterstützen.

5. Wie kann Digitalisierung die Wirtschaftlichkeit transparenter machen?

Eine Apotheke kann nur wirtschaftlich gesteuert werden, wenn relevante Kennzahlen bekannt sind. Digitale Systeme schaffen hier eine deutlich bessere Datengrundlage.

Umsatzentwicklung, Wareneinsatz, Lagerumschlag, Rohertrag oder Personalkosten können regelmäßig analysiert und miteinander verglichen werden. Dadurch lassen sich Entwicklungen früher erkennen und Entscheidungen fundierter treffen.

Gerade für die betriebswirtschaftliche Steuerung ist diese Digitalisierung der Prozesse von Bedeutung. Statt Entscheidungen ausschließlich auf Erfahrungswerten zu treffen, kann die Apothekenleitung zunehmend auf aktuelle Daten zurückgreifen.

Wo lohnt sich Digitalisierung besonders?

Nicht jeder digitale Prozess führt automatisch zu einer Kostenersparnis. Entscheidend ist das Verhältnis zwischen Investition und tatsächlichem Nutzen. Eine Software, ein automatisierter Prozess oder eine technische Anlage sollte deshalb immer daraufhin geprüft werden, welchen konkreten wirtschaftlichen Vorteil sie für die jeweilige Apotheke bietet.

Besonders interessant sind Prozesse mit einem hohen Wiederholungsgrad. Je häufiger eine Tätigkeit anfällt und je weniger fachliche Entscheidungen dabei erforderlich sind, desto größer ist grundsätzlich das Potenzial für Automatisierungslösungen.

Auch die Größe und Struktur der Apotheke spielen eine wichtige Rolle. Während sich ein Kommissionierautomat für eine größere Apotheke mit hohem Warenumschlag wirtschaftlich rechnen kann, können für kleinere Betriebe andere Lösungen sinnvoller sein. Eine individuelle Wirtschaftlichkeitsberechnung ist deshalb vor größeren Investitionen empfehlenswert.

Digitalisierung sollte Teil der betriebswirtschaftlichen Apothekenstrategie sein

Die Digitalisierung einer Apotheke sollte nicht isoliert betrachtet werden. Investitionen in Software, Automatisierung und technische Systeme wirken sich unmittelbar auf Kosten, Liquidität, Personalaufwand und Rentabilität aus.

Aus Sicht der Steuerberatung für Apotheken ist deshalb eine ganzheitliche Betrachtung entscheidend. Vor einer Investition sollte analysiert werden, welche Kosten aktuell entstehen, wie viel Arbeitszeit ein Prozess bindet und welche Einsparungen durch die Digitalisierung realistisch erreichbar sind.

Dabei können auch steuerliche Aspekte und mögliche Förderungen berücksichtigt werden. So lässt sich besser beurteilen, wann sich eine Investition amortisiert und welchen Beitrag sie zur langfristigen Wirtschaftlichkeit der Apotheke leisten kann.

Fazit: Digitalisierung kann Kosten senken und Ressourcen freisetzen

Die Digitalisierung in der Apotheke bietet zahlreiche Möglichkeiten, Kosten zu reduzieren und vorhandene Ressourcen effizienter einzusetzen. Besonders bei Personalplanung, Warenwirtschaft, Lagerhaltung, Verwaltung, Fehlervermeidung und Controlling können digitale Systeme erhebliche Vorteile schaffen.

Für uns Steuerberater für Apotheken gehört deshalb zur modernen Apothekenberatung nicht nur der Blick auf Steuerrecht und Jahresabschluss. Ebenso wichtig ist die Frage, wie sich digitale Prozesse auf Kostenstruktur, Liquidität, Rentabilität und langfristige Wettbewerbsfähigkeit auswirken.

Wer Digitalisierung, Automatisierungslösungen und perspektivisch auch Künstliche Intelligenz gezielt einsetzt, kann aus technischen Innovationen einen konkreten betriebswirtschaftlichen Vorteil machen. Entscheidend ist dabei nicht, möglichst viel zu digitalisieren – sondern die richtigen Prozesse zu digitalisieren.