In der heutigen Zeit verändert sich der Arbeitsmarkt immer schneller und Arbeitgeber müssen um qualifizierte Mitarbeiter konkurrieren. Auch in Apotheken wird es immer wichtiger, ein angenehmes Arbeitsumfeld für das Personal zu schaffen und Mitarbeitern Wertschätzung und Anerkennung zu signalisieren. Fehlende Wertschätzung gehört zu den Top 3 Gründen, warum Arbeitnehmer Unternehmen verlassen. Die Wertschätzung von Mitarbeitern ist im Kampf um Talente also ein kritischer Erfolgsfaktor. Aber wie etabliert man eine wertschätzende Unternehmenskultur und wie können Sie als Apotheker mehr Anerkennung zeigen?
Eine Möglichkeit hierfür sind regelmäßige Teambesprechungen, die nicht nur dazu dienen, Informationen auszutauschen, sondern auch das Signal an die Mitarbeiter senden sollen, dass sie wichtig für das Weiterbestehen der Apotheke sind. Daher setzt sich dieser Artikel genauer damit auseinander, wie sich in Apotheken gute Teambesprechungen durchführen lassen, die zur Verbesserung des Arbeitsumfeldes und der Zusammenarbeit im Team beitragen sollen.
Jedes Team sollte sicherstellen, dass wichtige Informationen zu fachlichen und organisatorischen Themen regelmäßig und vollständig während der Mitarbeiterbesprechungen geteilt werden. Die Häufigkeit, Dauer und der Ort der Meetings hängen von der Anzahl der Teammitglieder, den individuellen Gesprächsbedürfnissen und der Anzahl der Standorte ab. Es lassen sich verschiedene Arten der Teambesprechung unterscheiden, die jeweils unterschiedliche Ziele inne haben. Auf diese soll im Folgenden genauer eingegangen werden.
Morning-Meeting
Für kurze tägliche Besprechungen eignet sich ein "Morning-Meeting", um den Tagesablauf und eventuelle besondere Ereignisse zu besprechen. Das gesamte Team versammt sich hierzu jeden Morgen kurz vor der Öffnung des Arbeitsplatzes zu einem Meeting von fünf bis zehn Minuten Dauer. An anderen Tagen kann das kurze Treffen jedoch dazu beitragen, dass sich das Team für die anstehenden Aufgaben des Tages optimal koordiniert und abstimmt. Das "Morning-Meeting" ist daher auch dann sinnvoll, wenn nicht alle Teilzeitmitarbeiter am Morgen anwesend sind.
Wöchentliche oder zweiwöchentliche Meetings
Bei wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Treffen soll ein längerer Zeitrahmen ermöglichen, komplexere Themen mit mehr Tiefgang zu betrachten, die teilweise auch großen Einfluss auf die Zukunft der Apothekenentwicklung besitzen. Darüber hinaus eignen sie sich für die gemeinsame Planung von Aktionen, sowohl die Apotheke betreffend, als auch für die Planung gemeinsamer Team Aktionen. Durch den Austausch von verschiedenen Perspektiven und der Kreativität Ihrer Mitarbeiter können Ideen entwickelt werden, die Sie alleine vielleicht nicht erreicht hätten. Dabei sollen offene Gespräche und kritisches Feedback dem Team zeigen, dass Sie es ernst nehmen und wertschätzen. Diese Meetings in einem angenehmen Rahmen, zum Beispiel bei einem gemeinsamen Frühstück durchzuführen, kann dabei helfen, diese Wertschätzung zu verdeutlichen. Zudem soll so dafür gesorgt werden, dass die Besprechung angenehmer und effektiver gestaltet ist als bei einer großen Mitarbeiterbesprechung nach einem langen Arbeitstag. Selbst wenn in der Apotheke Zeit Mangelware ist, sollten solche regelmäßigen Teammeetings nicht gestrichen werden, da es in Apotheken oft viele Themen zu besprechen gibt, wie z.B. E-Rezepte, Impfstoffe und Pandemie-Management. Nutzen Sie besonders in turbulenten Zeiten die Möglichkeit der strukturierten Teambesprechung als Signal zu Ihrem Lösungsversuch der aktuellen Fragestellungen. Herausforderungen können nur gemeinsam im Team bewältigt werden. Letztendlich kann durch solche Besprechungen auch Zeit eingespart werden, da die Mitarbeiter effizienter zusammenarbeiten.
Hören, was das Team zu sagen hat
Eine wichtige Komponente bei wöchentlichen Teammeetings ist die Fähigkeit, gut zuzuhören. Es empfiehlt sich, die Moderation abwechselnd von verschiedenen Teammitgliedern übernehmen zu lassen. Schön ist es, wenn die Apothekenleitung die Begrüßung mit anerkennenden Worten, etwa mit einer positiven Bilanz der bisher geleisteten Arbeit, übernimmt, um dann das Wort dem Teammitglied zu überlassen, das die Moderation leitet. Ein Brainstorming ist eine gute Möglichkeit, um zukünftige Aktivitäten zu planen und Ideen zu sammeln, die dann in einen langfristigen Aktionsplan integriert werden können.
Persönliche Jour fixe
Als Leiter einer Apotheke ist es wichtig, dass man nicht nur die fachlichen Fähigkeiten seines Teams kennt, sondern auch auf persönlicher Ebene eine Beziehung zu den Mitarbeitern aufbaut. Aus diesem Grund gibt es die Möglichkeit, regelmäßige Treffen abzuhalten, bei denen man das Team auch persönlich besser kennenlernen kann. Diese Jour fixe können zu verschiedenen Zeiten stattfinden, wie zum Beispiel in der Mittagspause zu einem Zeitpunkt, wo sich Früh- und Nachmittagsbesetzung überschneiden, oder morgens/abends, wenn die meisten Mitarbeiter anwesend sind. Es ist auch möglich, das erste Treffen in einem Restaurant abzuhalten, um eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Es ist eine nette Geste, wenn man bei diesen Besprechungen Getränke und eine kleine Verköstigung bereitstellt. Um das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken, sollten Sie auch über Themen reden, die nicht direkt mit der Apotheke zu tun haben, um Ihre Mitarbeiter besser kennenzulernen und eine vertrauensvolle Basis für die gemeinsame Zusammenarbeit zu schaffen.
Besprechungen gut planen
Es ist wichtig, Meetings gut vorzubereiten und strukturiert durchzuführen, um die gemeinsame Zeit sinnvoll zu nutzen. Hierfür sollten im Vorfeld einige Richtlinien festgelegt werden. Es empfiehlt sich, Meetings nach Feierabend auf eine Stunde zu begrenzen, um die Konzentration der Teilnehmer aufrechtzuerhalten. Legen Sie vorab eine Tagesordnung fest und bestimmen Sie für jeden Punkt eine zeitliche Vorgabe, um ein Ausufern der Diskussion zu vermeiden. Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder eigene Themen einbringen können. Überlegen Sie, ob für jedes Thema das gesamte Team notwendig ist oder ob eine kleine Projektgruppe ausreicht. Meetings sind unentbehrlich, um besonders wichtige und emotionale Themen zu besprechen. Dazu können in Apotheken beispielsweise aktuelle Belastungen aus dem Tagesgeschäft, der Wegfall von Verschreibern oder der Einbau eines Kommissionierers zählen. Es gibt kaum etwas Effektiveres als das Zusammenbringen der richtigen Köpfe, um Projekte vorzubereiten und Ideen zu sammeln.
Sollte während des Meetings ein neues Thema aufkommen, das nicht auf der Tagesordnung steht, notieren Sie es im Protokoll und setzen Sie gegebenenfalls ein weiteres, kurzfristiges Meeting an. Gleiches gilt für Themen, die während des Meetings emotional werden. Wenn Sie diese Vorgehensweise bereits im Vorfeld festgelegt haben, wird es nicht als Desinteresse seitens des Chefs wahrgenommen.
Ablauf der Besprechung
Um erfolgreiche Besprechungen abzuhalten, ist es wichtig, die Ergebnisse der Besprechung zu visualisieren. Hierfür können Flipcharts oder Pinnwände genutzt werden, um wichtige Ideen und Informationen für alle sichtbar festzuhalten. Auch sollte der geplante Zeitbedarf für jeden Tagesordnungspunkt eingehalten werden. Dafür kann die Nutzung eines Timers zur Kontrolle der einzelnen Redezeiten eingeführt werden. Diese Regelung zwingt jeden Mitarbeiter dazu, seine Aussagen auf das Wesentliche zu beschränken.
Es ist auch wichtig, auf die Redebeiträge der Mitarbeiter zu achten, insbesondere auf die von introvertierten Kollegen, die oft aus Angst vor Kritik oder Widerspruch weniger sprechen. Sie sollten ermutigt werden, ihre Meinung zu äußern. In der Besprechung können auch fachliche Informationen weitergegeben werden. Beispielsweise können Mitarbeiter, die an einem interessanten Seminar teilgenommen haben, in kurzen Berichten die wichtigsten Punkte zusammenfassen. So können auch die Kollegen von den neuen Erkenntnissen profitieren. Am Ende der Besprechung sollte ein Aktionsplan stehen, der festlegt, wer was bis wann erledigt. Der Fortschritt sollte für alle sichtbar dokumentiert werden. Dadurch bekommen auch Mitarbeiter, die nicht direkt an der Umsetzung beteiligt sind, mit, dass vereinbarte Ziele umgesetzt werden.
Protokoll erstellen
Es ist ratsam, ein Protokoll von allen Besprechungsergebnissen zu erstellen, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Punkte dokumentiert und bei Bedarf erneut gelesen werden können. Ohne ein solches Protokoll kann es zu Meinungsverschiedenheiten über den Inhalt der Besprechung kommen, wenn die Mitarbeiter unterschiedliche Erinnerungen an die Ergebnisse haben oder Aussagen unterschiedlich interpretieren. Das Protokoll ist besonders wichtig für Mitarbeiter, die nicht an der Besprechung teilnehmen können, da es ihnen ermöglicht, sich über die Ergebnisse zu informieren.
Fazit
Wir hoffen dieser Artikel konnte Ihnen Inspiration bieten, wie regelmäßige Teambesprechungen für Apothekenmitarbeiter auszusehen haben, sodass ein regelmäßiger Austausch über fachliche und organisatorische Themen stattfindet und so Ideen entwickelt werden, ihr Team sich besser kennenlernt und ein stärkeres Zusammengehörigkeitsgefühl entsteht. Insgesamt lässt sich sagen, dass unterschiedliche Arten von Meetings wie das kurze tägliche "Morning-Meeting" oder das wöchentliche oder zweiwöchentliche Treffen je nach Bedarf und Anzahl der Teammitglieder gewählt werden sollten. Wichtig ist eine angenehme Atmosphäre und eine effektive Planung und Durchführung der Meetings, um Zeit zu sparen und das gemeinsame Arbeiten zu optimieren. Es sollte auch auf offene Gespräche und kritisches Feedback geachtet werden, um die Meinungen der Mitarbeiter zu berücksichtigen und eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu fördern.
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