Die Steuerberater für Apotheken bieten neben branchenspezialisierter Beratung und Betreuung ihrer Mandanten seit Beginn des Jahres auch Weiterbildungs-, und Fortbildungsseminare für Apotheker und Apothekerinnen an. Die erste Runde der Seminare zum Thema Bargeschäfte in der Apotheke begann im Mai – mit den Standorten Stuttgart, Reutlingen, Mannheim, Nürnberg und Deggendorf. Weiterhin konnten sich Apotheker und Apothekerinnen im Raum Pforzheim, Karlsruhe, Regensburg, Heilbronn, Augsburg, Würzburg u.v.m. zu den Expertenseminaren anmelden. Thematisiert wurden dabei unterschiedliche Facetten des Bargeschäfts – neben den Potenzialen der Digitalisierung, den Möglichkeiten der digitalen Buchführung und Schnittstellen zwischen Steuerberatern und Mandanten wurde auch näher auf die sog. Verfahrensdokumentation eingegangen.
Dies nehmen wir uns zum Anlass, einmal die vergangenen Seminare Revue passieren zu lassen. Wir fassen in diesem Blogartikel alles Wichtige zum Thema Verfahrensdokumentation zusammen, beantworten die häufigsten Fragen der Teilnehmer und Teilnehmerinnen und erklären Apothekern und Apothekerinnen, was sie in Sachen Verfahrensdokumentation jetzt wissen müssen.
Verfahrensdokumentation - Alles, was Apotheker jetzt wissen müssen
Das Wichtigste vorab: Die Verfahrensdokumentation ist eine vom Gesetz vorgeschriebene Organisationsunterlage, d.h., dass wann auch immer in einem Apothekenbetrieb ein digitales Datenverarbeitungssystem (wie in etwa das Ersetzendes Scannen) genutzt wird, eine Dokumentation des Verfahrens erstellt werden muss.
Gesetzliche Grundlage hierfür sind gleich zwei Gesetzestexte: Das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Eine derartige Verfahrensdokumentation soll gewährleisten, dass sowohl Inhalt als auch Ablauf und Ergebnisse digitaler Datenverarbeitungssysteme vollständig wiedergegeben werden und nicht etwa Teil eines Betrugs werden. Letzteres wird insbesondere beim Ersetzenden Scannen und bei Betriebsprüfungen durch die Behörden wichtig.
Grundlagen der Verfahrensdokumentation für Apotheker und Apothekerinnen
- Jedes Verfahren, welches in der Apotheke getätigt wird, um buchführungsrelevante Daten zu verarbeiten, muss dokumentiert werden – und zwar in der Form, dass die Dokumente zu jeder Zeit für Dritte lesbar gemacht werden können und nachvollziehbar sind. Hierzu gehört in etwa der Ablauf bei Wareneingängen bzw. Ausgängen, das Belegwesen, die Handhabung von Lieferscheinen etc.
- Die Verfahrensdokumentation ist vergleichbar mit einem Protokoll, das nach gesetzlich vorgeschriebenen Grundsätzen erstellt werden muss.
- Auch fehlerhafte Datenverarbeitung bzw. menschliche Fehler bei der Datenverarbeitung müssen dokumentiert werden – nur so kann gewährleistet werden, dass kein vorsätzlicher Betrug vorliegt.
Mehr zur Verfahrensdokumentation für Apotheker und Apothekerinnen
Wie funktioniert Ersetzendes Scannen in der Apotheke?
Beim Ersetzenden Scannen handelt es sich in erster Linie um ein Verfahren der digitalen Datenverarbeitung. Papierbelege, Lieferscheine und sonstige buchhaltungsrelevanten Unterlagen werden dabei digitalisiert und auf einem Rechner abgespeichert. Zentrales Hilfsmittel ist dabei der Scanner – ohne geht es nicht.
Der Scanprozess auf einen Blick
- Eingang des Dokuments
- Dokumentverarbeitung
- Scannen
- Nachbearbeitung
- Integritätssicherung
Im Grunde genommen gestaltet sich der Scanprozess ganz einfach: Alle Dokumente werden als Stapel in den Scanner gesteckt, eingescannt und automatisch auf dem Computer gespeichert. Empfehlenswert ist es, sich im Vorhin eine einleuchtende Bezeichnung der Ordner auf dem Desktop zu überlegen und diese auch einheitlich fortzuführen. Sollte sich nach dem Upload auf dem Computer herausstellen, dass manche Belegdaten nicht lesbar sind, können diese im Nachhinein aufbereitet werden. Doch Vorsicht: Auch diese nachträgliche Bearbeitung muss im Rahmen der Verfahrensdokumentation aufgezeichnet werden (primär um vorsätzlicher Fälschung einen Riegel vorzuschieben). Im fünften und letzten Schritt der Integritätssicherung geht es abschließend darum, bestimmte Dokumente mit hohem Sicherheitscharakter hinreichend zu verschlüsseln und so nur für ein bestimmtes Publikum zugriffbar zu machen.
Tipp vom Experten
Die eingescannten und nun digital verfügbaren Belege sollten im besten Fall nach dem folgenden System archiviert werden: Geschäftsjahr, Monat, Jahr, Digitalisierungsablauf, Dokumentennummer.
Verfahrensdokumentation beim Ersetzenden Scannen - was muss konkret aufgezeichnet werden?
Im Rahmen der ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation beim Ersetzenden Scannen muss aufgezeichnet werden:
- Wer scannen darf
- Wann, was und wo gescannt wurde
- Wie die Kontrolle der Lesbarkeit durchgeführt wird
- Wie Fehler protokolliert werden
- Ob ein internes Protokollsystem verwendet wird und falls ja, welches
- Wie und wann die Sicherung der digitalisierten Belegdaten erfolgt
- Welche Papierbelege wann entsorgt werden können/ dürfen
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