In den vergangenen Steuerberater für Apotheken Seminaren in Baden-Württemberg und Bayern kamen zahlreche Apotheker und Apothekerinnen zusammen, um sich über Bargeschäfte in der Apotheke zu informieren. Ganz zentraler Tagesordnungspunkt war dabei die Digitalisierung und die damit verbundenen neuen Möglichkeiten der Finanzbuchführung. In diesem Blogartikel haben wir Ihnen die häufigsten Fragen unserer Seminarteilnehmer Teilnehmerinnen rund ums Thema digitale Finanzbuchhaltung zusammengefasst und beantwortet.
Wie lässt sich eine digitale Buchführung einrichten?
Digitale Kassensysteme wie elektronische Registrierkassen sind in der Regel der beste Ausgangspunkt für die digitale Buchführung, da sie sämtliche Einkünfte (sowohl in Bar- als auch über Kartenzahlung) elektronisch erfassen, verarbeiten und im System abspeichern. Auch wenn derartige elektronische Kassen keine Pflicht sind, so erleichtern sie doch sehr die digitale Buchhaltung, da praktisch zu jeder Zeit auf die erstellten Belege zugegriffen werden kann – so geht Nichts verloren und im Hinterzimmer der Offizin herrscht kein Chaos. Die Daten der elektronischen Registrierkassen können dann wiederum über eine Schnittstelle mit der DATEV (oder anderen Softwareanbietern zur digitalen Buchführung) an den jeweiligen Steuerberater übermittelt werden.
Sollten Apotheker und Apothekerinnen noch nicht auf elektronische Registrierkassen umgestellt haben und ihre Belege demnach in Papierform aufbewahren, so kann nichtsdestotrotz eine digitale Buchführung in der Offizin eingeführt werden. Das gesamte Prozedere gestaltet sich dann jedoch ein wenig komplizierter und zeitaufwendiger, da jeder Beleg, jede Ein- und Ausgangsrechnung, jeder Lieferschein einzeln händisch eingescannt und digitalisiert werden muss.
Wie funktioniert der digitale Datenaustausch zwischen Apotheker und Steuerberater konkret?
Über eine Schnittstelle der digitalen Buchhaltungssoftware für Apotheken können die zuständigen Steuerberater auf die Belegdaten zugreifen und diese dann direkt für die Buchhaltung nutzen, um Bilanzen und sonstige Abrechnungen zu erstellen. Einzige Aufgabe, die dem Apotheker dabei zukommt, ist das Freischalten bzw. Einrichten der Schnittstelle zur digitalen Belegverwaltung – hierfür werden weder technische noch IT-Kenntnisse benötigt.
Dürfen Originalbelege nach dem Scannen durch den Apotheker vernichtet werden?
Sollte in der Apotheke keine elektronische Registrierkasse zum Einsatz kommen, müssen die Belege wie bereits erwähnt manuell eingescannt werden. Eine Entsorgung dieser Papierbelege im Original auch nach dem Scanvorgang ist nicht immer erlaubt, d.h. bestimmte Originalbelege müssen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in der Offizin verbleiben. Hierzu gehören unter anderem Eröffnungsbilanzen, Abschlüsse und Unterlagen bei Zollanmeldungen, Notarverträge und andere Dokumente mit Urkundencharakter und besondere Dokumente, die Wasserzeichen oder andere physische Merkmale besitzen (da diesem beim Scanprozess nicht übernommen werden können).
Herkömmliche Belege und Lieferscheine aus dem Tagesgeschäft der Apotheke können laut den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) vernichtet werden – sofern sie ordentlich digitalisiert und eine detaillierte Verfahrensdokumentation erstellt wurde. Festgehalten muss in der Verfahrensdokumentation unter anderem auch, wer am Scanprozess beteiligt war.
Welche Voraussetzungen muss mein Scanner für die digitale Buchführung/ das ersetzende Scannen erfüllen?
Im besten Fall sollte der eingesetzte Scanner bereits über eine Schnittstelle zur jeweiligen Buchungssoftware besitzen. Da dies jedoch nicht immer der Fall ist, reicht es auch aus, den Scans manuell auf dem Rechner abzuspeichern und dann in einem weiteren Schritt der digitalen Buchhaltungssoftware freizugeben. Rein technisch empfiehlt es sich weiterhin, einen Scanner mit 50-Blatt Zufuhr und 25 Seiten/ Minute einzusetzen – das spart Zeit und Mühen. In Sachen Texterkennung ist es außerdem wichtig, dass eine gewisse Scanauflösung vorhanden ist – optimal sind zwischen 300 und 400 dpi für Textdateien. Bei Bilddateien sollte eine Auflösung von mind. 5 Megapixel vorhanden sein. Um Speicherkapazitäten zu sparen ist es zudem ratsam, die Dateien nicht größer als 200 kB abzulegen – sonst ist der Server schnell überlastet.
Kann auch der Apotheker jederzeit auf die digital gebuchten Belege zugreifen?
Ja. Sowohl der zuständige Steuerberater als auch der Apotheker, der die Belegdaten bereitstellt, kann jederzeit auf die Digitalisate zugreifen. Anders als bei der analogen Belegverwaltung kann so auch nach Einreichen beim Steuerberater problemlos auf den aktuellen Zahlungsverkehr zugegriffen werden.
Welche Software Alternativen gibt es zur DATEV Buchhaltungssoftware?
Neben den Softwarelösungen der DATEV bieten auch zahlreiche weitere Anbieter digitale Buchhaltungsprogramme an. Hierzu gehören unter anderem das sevDesk Buchhaltungprogramm, Lexware Buchhaltung, awinta – aSuite FinanzCenter, aposofrt Business und Lauer-Fischer – CGM Metis.
Komme ich mit einer digitalen Buchführung heil durch die Kassenprüfung?
Eine digitale Buchführung bewahrt zwar nicht jeden Apothekeninhaber pauschal vor einer negativ ausfallenden Kassenprüfung, jedoch stellt sie in den Augen der Steuerberater für Apotheken definitiv einen Schritt in die richtige Richtung dar. Nicht nur erleichtert sie enorm interne Betriebsprozesse, sie kümmert sich auch fast ganz automatisch um das Erfassen von Belegdaten. Eine Kombination aus elektronischer Registrierkasse und Buchhaltungssoftware ist aus Sicht der Experten in Sachen Betriebsprüfung wahrlich Goldwert.
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