Die Steuerberater für Apotheken informierten Teilnehmer des letzten Seminars zum Thema Bargeschäfte in der Apotheke auch über die Potenziale der Digitalisierung in Sachen Buchhaltung. Denn das Geschäft mit dem Bargeld steht insbesondere bei Behörden und dem Finanzamt bereits seit geraumer Zeit stark in der Kritik. Geldwäsche, Steuerbetrug und Hinterziehung sind laut Finanzbehörden nämlich die wesentlichen Knackpunkte dabei. Doch wohin führt das Ganze? Ist auf lange Sicht eine Abschaffung des Bargelds geplant? Welches Risiko ist mit dem Barverkauf für Apotheker und Apothekerinnen konkret verbunden? Welche Potenziale bieten digitale Verfahren in der Buchhaltung allgemein? Und wie kann die Digitalisierung einen positiven Beitrag leisten und Rechtssicherheit in Sachen Buchführung in der Apotheke schaffen? Das alles war Thema auf dem letzten Seminar der Apotheken-Steuerberater, ganz nach dem Motto: Experten beraten Experten.
Chancen der Digitalisierung für die Optimierung der Buchhaltung in der Apotheke
Digitalisierung und Buchhaltung, diese beiden Themen waren wohl die Diskussionspunkte Nummer 1 auf dem vergangenen Seminar der Steuerberater für Apotheken. Denn auch wenn zu Beginn noch einige Apotheker und Apothekerinnen skeptisch gegenüber den neuen digitalen Lösungen eingestellt waren, so entdeckten sie im Laufe des Seminars gleich mehrere Gründe, die für den Wechsel zur digitalen Buchführung sprachen. Neben einer deutlichen Aufwandsverminderung konnte bei den Teilnehmern insbesondere die Zeitersparnis der elektronischen Erfassung und der Abschied vom Papierchaos in Ordnen und Ablagen punkten. Außerdem nahmen viele Teilnehmer den durch die elektronischen Kassensysteme ermöglichten vereinfachten Datenaustausch zwischen Kanzlei und Offizin positiv auf – denn eines wurde auf dem Seminar ganz schnell deutlich: Der Wunsch, Prozesse zu vereinfachen und so simpel wie nur möglich zu gestalten ist durch die Bank weg bei allen da.
Grundlagen der digitalen Verfahrensdokumentation für Apotheker
Ein weiterer Punkt auf der Tagesordnung des Seminars der Steuerberater für Apotheken war die digitale Verfahrensdokumentation – ein einfaches Instrument zur Gewährleistung der Rechtsicherheit bei Betriebs- und Kassenprüfungen, das auch von der DATEV empfohlen wird. Die Teilnehmer wurden in die Grundlagen der digitalen und nicht-digitalen (analogen) Verfahrensdokumentation eingeführt und im nachfolgenden Austausch untereinander wurde deutlich, dass in Sachen Dokumentation leider immer noch viel zu häufig zu schludrig und ungenau gearbeitet wird – und das, obwohl eine korrekte Aufzeichnung nicht nur vor dem Finanzamt sondern auch hinsichtlich des internen Qualitätsmanagements von so großer Bedeutung ist.
Welches Risiko ist mit dem Barverkauf verbunden?
„Meine Kunden zahlen zu 80% in Bar, dabei geht das doch mit Karte viel schneller!“ – Das erzählte einer der Teilnehmer auf dem Seminar der apo-stb.de zu Bargeschäften in der Apotheke. Derselben Meinung waren auch unsere Experten vor Ort, zumal Geschäfte mit Bargeld stets mit einem gewissen Risiko verbunden sind und so manch einen Apothekeninhaber bei Betriebsprüfungen oder nachträglichen Kassenschauen ins Schwitzen bringt.
Böses Erwachen bei der Kassenprüfung: Bußgeld und Nachzahlung
Nicht selten kommt es vor, dass bei Kassennachschauen in der Apotheke ein Bußgeld für fehlerhafte Angaben oder gar fehlende Daten verhängt wird. Die Berater der Apotheken-Steuerberater appellierten aus diesem Grund erneut an die Teilnehmer, auf digitale Lösungen umzustellen. Denn auch wenn eine derartige Umstellung stets mit Investitionen und Einarbeitungszeit verbunden sind, so lohnt es sich auf lange Sicht in jedem Fall den digitalen Weg zu gehen.
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