Kauf oder Verkauf einer Apotheke - Teil 3

Dass das Marktumfeld für Apotheker und Apothekerinnen dynamischen Entwicklungen ausgesetzt ist, ist lange kein Geheimnis mehr. Dabei ist die Branche nicht nur von externen, sondern auch von internen Einflussfaktoren betroffen. Einer der wohl massivsten Einflussfaktoren besteht insbesondere in der zunehmenden Alterung der Berufsträger. Unabhängigen Studien zufolge, erreichen bis 2020 nämlich rund 1/3 aller momentan tätigen Apotheker und Apothekerinnen das Rentenalter – ein Hauptgrund, weshalb nun vermehrt über Übernahmeregelungen und den Verkauf der eigenen Apotheke berichtet wird. Doch was passiert eigentlich, sobald ein geeigneter Käufer bzw. Übernehmer gefunden ist? Welche konkreten Aufgaben kommen dann auf Verkäufer und Käufer zu?

Wir berichten in diesem dritten und letzten Teil der Artikelserie über eben jene letzte Phase des Verkaufs einer Apotheke und informieren Apothekeninhaber mit konkretem Verkaufsvorhaben über die Verhandlung, die Vertragsgestaltung sowie den Vertragsabschluss und die Übergangsphase.

Die Verhandlungsphase

Ist ein passender Käufer für die Apotheke gefunden, ist es an der Zeit, die Vertragsverhandlungen in Angriff zu nehmen und Vertragsdetails auszuarbeiten. Hier geht es zunächst einmal um die allgemeine Optimierung der Verkaufskonditionen. Grundsätzlich anwesend bei derartigen Verhandlungen sind neben dem Verkäufer und Käufer auch ein oder zwei Steuerberater sowie ein bis zwei Rechtsanwälte – im besten Falle beide mit ausreichend Branchenkenntnissen und Spezialisierung auf den Heilberuf. Das gewährleistet eine optimale Rollen- und Kräfteverteilung und die externen Berater können im Falle einer Konfliktsituation eine Art Zwischenstellung als Mediator bzw. neutrale Instanz einnehmen.

Empfehlenswert ist es außerdem, im Laufe des Verhandlungsprozesses stets mit denselben Verhandlungspartnern zusammenzuarbeiten. Das erleichtert das gesamte Prozedere enorm – zumal in der Regel verschiedene Phasen durchlaufen werden müssen, bis es schlussendlich zu einer Einigung aller Beteiligten kommt. Denn erfahrungsgemäß möchten sowohl Verkäufer als auch Käufer stets das für sie Beste herausholen – ein gutes Mittelmaß zu finden ist nicht immer einfach.

Ausgangspunkt und gleichzeitig zentraler Punkt eines jeden Verhandlungsprozesses ist der Kaufvertrag und die in ihm vorformulierten Zahlen und Fakten. Verhandelt werden unter anderem Details zum Kaufpreis der Apotheke, das genaue Übernahmedatum, Übernahmeregelungen hinsichtlich der Räumlichkeiten, die Übernahme von laufenden Geschäftsbeziehungen zu Partnern, Zulieferern und sonstigen Verträgen sowie Regelungen die Übergangsphase betreffend.

Der Käufer übernimmt mit der Übernahme des Betriebs von seinem Vorgänger bestimmte Rechte und Pflichten – hierin inbegriffen ist insbesondere damit auch die Übernahme bestehender Apotheken-Arbeitsverhältnisse, die durch das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB, §613 a) geregelt ist. Zu beachten ist vor diesem Hintergrund auch die Tatsache, dass sowohl bisherige Gehaltsabsprachen als auch Vergünstigungen und Personalrabatte erhalten bleiben müssen. Sollte der neue Arbeitgeber (also der Käufer) Änderungen im bestehenden Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters vornehmen wollen, so kann dies nur in gegenseitigem Einvernehmen und in Absprache mit dem jeweiligen Mitarbeiter geschehen.

Vertragsgestaltung 

Das Vertragsrecht sieht vor, dass Verträge (je nach Art und Gegenstand) wesentliche Bestimmungen aufweisen müssen. Neben diesen vorgeschriebenen Mussbestandteilen können jedoch weitere, ganz individuelle Sonderparagrafen bzw. Klauseln in den Vertrag aufgenommen werden. Grundsätzlich immer enthalten sind Angaben zum Kaufgegenstand, dem Kaufpreis und zu den an der Veräußerung beteiligten Personen (Käufer und Verkäufer).

Bei Kaufverträgen kommen ebenso Abschnitte zur Eigentumsübertragung, zur Gewährleistung und zu sonstigen Verbindlichkeiten hinzu. Zudem gibt es Zusicherungen, die man mit dem Verkäufer vereinbart, um z.B. die reguläre Fortführung der Apotheke durch den Verkäufer bis zum vereinbarten Übergabetermin zu regeln. So wird sichergestellt, dass die Geschäftsfähigkeit und Attraktivität der Apotheke beibehalten wird.

Mietvertrag

Von besonderer Bedeutung für den Betrieb der Apotheke ist die Immobile. Im Vergleich z.B. zu einem klassischen Büroflächenmietvertrag müssen im Rahmen des Apothekenraum-mietverhältnisses apothekenspezifische Aspekte berücksichtigt werden. Sollten diese nicht oder unzureichend geregelt sein, so können daraus erhebliche Konsequenzen für alle Beteiligten entstehen, bis hin zu zur Unwirksamkeit des Mietvertrags. Da ca. 80% der Apotheken in einer angemieteten Immobilie betrieben werden, wollen wir in den folgenden Abschnitten auf die aus unserer Sicht wichtigsten Punkte zum Mietverhältnis eingehen.

1) Parteien des Mietvertrags

Auf der Mieterseite darf der Vertrag nur vom Betreiber der Apotheke unterzeichnet werden, weil ihm als ausschließlich Verantwortlichem die alleinige Verfügungsberechtigung über die Räume zukommen muss. Betreiber können sowohl ein einzelner Apotheker als auch mehrere Apotheker sein. Wird die Apotheke von einer Gesellschaft (mehrere Apotheker) betrieben, so ist aus steuerlichen Gründen zu empfehlen, dass der Mietvertrag mit der Gesellschaft geschlossen wird.

2) Mietgegenstand und Mietzweck

Mietgegenstand und Mietzweck gehören zu den wesentlichen Vertragsbestandteilen und sind möglichst exakt zu benennen. Bei einer unzureichenden Formulierung bestehen zwei Hauptgefahren:

1. Kündigungsfrist.
   Bei einem Zeitraummietvertag kann es zu einer Veränderung der Kündigungsfristen kommen. Im Extremfall wäre die Kündigung durch den Vermieter zum Ablauf eines Jahres nach Überlassung der Mietsache zulässig.
2. Notwendiger Nachweis für die Erteilung der Apothekenbetriebserlaubnis.
   Der Mieter erbringt über den Mietvertrag den Nachweis, dass er über die nach der Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) vorgeschriebenen Räume verfügen wird. Hierzu sollte das Mietverhältnis möglichst ausführlich dargestellt sein, so dass die Erlaubnisbehörde ohne Weiteres überprüfen kann, ob die Räumlichkeiten die Grundvoraussetzungen nach § 4 ApBetrO erfüllen. Es empfiehlt sich dem Mietvertrag einen Grundriss der Geschäftsräume beizufügen.

Praxishinweis: Sollten Sie ergänzend zur Apotheke in abgetrennten Teilen der Räumlichkeiten z. B. die Eröffnung einer Drogerie beabsichtigten, so sollten Sie das im Mietvertrag explizit regeln. Ansonsten darf der Mieter die Mietsache nicht zu anderen Zwecken nutzen.

3) Rückgabe und Rückbau

Die Möglichkeit der individuellen Ausgestaltung der angemieteten Räumlichkeiten durch den Apotheker ist in den allermeisten Fällen geben und für den Vermieter kein Problem. Allerdings gilt es im Rahmen des Mietvertrags zu beachten, dass bei Beendigung des Mietverhältnisses möglichst keine sogenannten Rückbauverpflichtungen zu erfüllen sind.

Sollte das nicht der Fall sein, so kann diese Regelung potenzielle Kaufinteressenten abschrecken oder dazu führen, dass Abschläge vom Kaufpreis verlangt werden, um der Erfüllung dieser Verpflichtung nach kommen zu können.

4) Nachfolgeregelung, Untermiete und Mieterwechsel

Für den Fall eines Apothekenverkaufs ist es für den Abgeber von besonderer Bedeutung, dass im Mietvertrag eine entsprechende Regelung zur Nachfolge mit dem Vermieter fixiert wurde. Denn der abgebende Apotheker wird den Apothekenbetrieb ohne die entsprechenden Räume nicht an einen potenziellen Nachfolger veräußern können.

Zwei Varianten bieten sich hier an. Erstens, der Käufer wird Untermieter des Verkäufers. Nach Ablauf einer gewissen „Bewährungszeit“ steigt er dann in den Mietvertrag mit dem Hauptvermieter ein. Bis zu diesem Zeitpunkt haftet der Mieter weiter vollumfänglich für alle Verbindlichkeiten, die sich aus dem Mietvertrag ergeben. Diese Variante bietet dem Vermieter eine hohe Sicherheit. Die zweite Möglichkeit ist, dass im Rahmen des Apothekenverkaufs das Mietverhältnis automatisch inkl. aller Regelungen auf den Käufer übergeht. Diese Regelung ist für den Vermieter jedoch mit einem höheren Risiko verbunden, da er zukünftig einen anderen Vertragspartner hat.

5) Apothekenbetriebserlaubnis und Kündigung

Dieser Punkt ist speziell für Käufer von Bedeutung. Die Apotheke darf ohne Betriebserlaubnis nach § 1 Apothekengesetz (ApoG) nicht betrieben werden. Allerdings kann ein wirksamer Mietvertrag auch ohne behördliche Erlaubnis zum Betrieb eines Gewerbes geschlossen werden. Daraus folgt, dass der Mieter immer die Miete bezahlen muss auch wenn er zur Ausübung des Gewerbes nicht in der Lage ist (§ 537 BGB). Folglich sollte sich der Apothekenkäufer eine Möglichkeit vorbehalten, aus dem Mietvertrag ausscheiden zu können, sofern ihm die Betriebserlaubnis tatsächlich nicht erteilt wird.

Da es sich bei der Vertragsgestaltung von Kauf- und Mietverträgen in der Regel um ein sehr komplexes Unterfangen handelt, ist es ratsam, sich hier Hilfe vom Experten zu holen. Rechtsanwälte mit Branchenkenntnissen oder im besten Fall Berufsträger mit Spezialisierung auf den Heilberuf sind hierfür besonders geeignet.

Bestandteile eines Kaufvertrags über Apotheken auf einen Blick

• Kaufgegenstand
• Kaufpreis
• Gewährleistung
• Warenlager
• Umsatzsteuer-Regelung
• Haftung, Forderungen und Verbindlichkeiten
• Arbeitsverhältnisse
• Bücher und Kundenstamm
• Betriebsübergang
• Wettbewerbsverbot
• Vertragsstrafe, Schadenersatz
• Nebenabreden, Sonstiges
• Schiedsklausel

Warenlager

Im Kaufvertrag muss in jedem Fall klar geregelt sein, was mit dem Warenlager bzw. dem Warenbestand der zu verkaufenden Apotheke geschieht. Größte Problemstelle ist hierbei die begrenzte Haltbarkeit von Arzneimitteln, denn hierdurch mindert sich der Wert des Warenbestandes. Ratsam ist es deshalb, den Warenbestand zu einem bestimmten Zeitpunkt, am besten zum Übergabestichtag zu erfassen und nach einem im Kaufvertrag festgelegten Schema zu bewerten. Damit ist nur eine Inventuraufnahme erforderlich und die Bewertung der aufgenommen Mengen erfolgt dann nach dem im Vertrag festgelegten Schema. Deshalb erfolgt mittlerweile in den meisten Fällen die Bewertung der Apotheke ohne das Warenlager. Das Warenlager wird dann separat erfasst und bewertet und dem Kaufpreis zugeschlagen. Gut organisierte Apotheken haben es mit Hilfe einer guten Software geschafft, die Warenbestände mit einer hohen Verfügbarkeit in Einklang zu bringen.

Grundsätzlich gilt: Apotheken mit hoher Warenverfügbarkeit und geringer „Defektquote“ können eine positive Wirkung auf den Verkaufspreis der Apotheke erreichen.

Umsatzsteuer-Regelung

Der deutsche Fiskus sieht vor, dass für jede Dienstleistung und Ware, die gegen Entgelt erbracht oder durch Entgelt den „Besitzer“ wechselt, Umsatzsteuer von derzeit 16% bzw. demnächst wieder 19% anfällt. Diese Regelung greift grundsätzlich zuerst auch beim Verkauf einer Apotheke. Aber in den meisten Fällen wird eine nicht der Umsatzsteuer unterliegende Geschäftsveräußerung im Ganzen vorliegen. Im Kaufvertrag sollte daher geregelt sein, dass die Parteien von dieser Geschäftsveräußerung im Ganzen ausgehen. Eine Umsatzsteuerklausel sollte regeln, was bei Ablehnung durch die Finanzverwaltung erfolgt. In der Regel wird in dieser Klausel der Erwerber verpflichtet die Umsatzsteuer in der gesetzlichen Höhe nachzuzahlen und der Veräußerer verpflichtet sich zu einer ordnungsgemäßen Rechnungstellung.

Haftung

Kaufverträge sollten zudem stets einen gesonderten Artikel beinhalten, der die Haftung klärt. Grundsätzlich geht der Käufer beim Erwerb einer Apotheke verschiedene mehr oder minder gravierende Haftungsrisiken ein, denn er haftet zuerst einmal unbeschränkt für die Altverbindlichkeiten der Apotheke. Hierzu gehört unter anderem die Haftungsübernahme von Steuerverbindlichkeiten und gegenüber Gläubigern. Im Fall der Fälle kann es nämlich durchaus vorkommen, dass nachträglich Steuerverbindlichkeiten bekannt werden (wie in etwa nicht abgeführte Umsatzsteuer), für die dann der neue Inhaber haftet und somit aufkommen muss. Aus diesem Grund ist es wichtig, im Vorhinein vertraglich abzuklären, wer in derartigen Angelegenheiten in die Haftung genommen wird und wer nicht. Dies regelt man durch Zusicherungen und durch einen Haftungsausschluss gem. § 25 HGB, der aber in das Handelsregister einzutragen ist.

Sinnvoll können auch noch eine vorgeschaltete Präambel, eine Auflistung der zu übernehmenden Verträge, Regelungen zu Rechten wie Namensführung, Internetadressen, Telefonnummern usw. und die Auflistung von Zusicherungen des Veräußerers sein. Auch Regelungen für die Zeit zwischen Vertragsabschluss und Übernahme machen einen guten Vertrag aus. Was ist bei Berufsunfähigkeit oder Tod des Erwerbers? Schlussbestimmungen runden den Vertrag ab.

Vertragsabschluss 

Nach erfolgreicher Vertragsverhandlung und individueller Ausgestaltung der Verträge, bedarf es lediglich noch der Vertragsunterzeichnung. Vor Unterzeichnung sollten jedoch noch einmal alle Beteiligten sowie die zuständigen Steuerberater und Rechtsanwälte einen letzten prüfenden Blick über den fertigen Vertrag werfen. Zwei bis vier Augenpaare sehen bekanntlich mehr als nur eines. Ist der Vertragsinhalt ein letztes Mal geprüft und für fehlerfrei erklärt, wird er schließlich unterzeichnet. Sowohl Verkäufer als Käufer müssen durch ihre Unterschrift die Gültigkeit des Vertrags absegnen. Hiermit ist der Vertrag offiziell abgeschlossen und der Käufer kann in den nächsten Schritt, die Kaufpreiszahlung, übergehen. Zu guter Letzt erfolgt schließlich die Betriebsübergabe.

Übergangsphase – Kräftemessen zwischen altem und neuem Inhaber?

Ist der Kaufvertrag einmal abgeschlossen und der Verkauf der Apotheke somit beschlossene Sache, geht es an die praktische Übergabe der Apotheke. In der Mehrheit der Fälle geschehen derartige Betriebsübergaben schrittweise, d.h. nicht von einem auf den anderen Tag. Im Idealfall verbleibt der alte Inhaber noch in etwa für drei bis neun Monate nach Veräußerung in der Apotheke tätig und arbeitet somit sozusagen Seite an Seite mit dem neuen Inhaber. Das hat den Vorteil, dass so ausreichend Zeit vorhanden ist, den neuen Inhaber mit den wesentlichen Kontaktpersonen und Geschäftspartnern bekannt zu machen. Gleichermaßen können sich so auch die Mitarbeiter langsam an den neuen Apotheken-Inhaber gewöhnen. Diese von Experten bezeichnete „Übergangsphase“, in denen sowohl alter als auch neuer Inhaber gemeinsam in der Apotheke tätig sind, wirkt sich erfahrungsgemäß auch sehr positiv auf die (Stamm-)Kunden aus.

Im innerbetrieblichen Verhältnis sollte jedoch eindeutig geklärt sein, dass für den Zeitraum des Übergangs der Käufer und einzig der Käufer die wirtschaftliche Verantwortung trägt und somit auch nur er weisungsbefugt ist. Diese strikte Aufgabenteilung hört sich einfach an, erweist sich in der Praxis jedoch nicht selten als das größte Konfliktpotenzial – denn der Verkäufer (und somit alter Inhaber) ist es gewohnt, seit Jahren, wenn nicht gar Jahrzehnten, die Oberhand in der Apotheke zu haben. Empfehlenswert ist deshalb ein persönliches Gespräch, in dem sich beide Seiten offen zu ihren neuen bzw. alten Aufgaben äußern und ggf. Wünsche und Vorstellungen formulieren können. Ist ein Kompromiss gefunden, bzw. findet sich der alte Inhaber schnell in seine neue Rolle ein, sollte für die Übergangsphase zudem ein befristeter Arbeitsvertrag aufgesetzt werden. So sind alle Beteiligten auch rechtlich abgesichert – und das bringt auch Vorteile für die Mitarbeiter, denn diese fühlen sich mit doppelten Vorgesetzten oftmals überfordert, da sie sich an den alten Inhaber weisungsgebunden fühlen.