Reisekostenabrechnung für Apotheker

Apotheker und Apothekerinnen im Dienste der Offizin auf Reisen gehen, können die damit verbundenen Kosten als Werbungskosten deklarieren und damit von der Steuer absetzen. Doch hierfür setzen die Finanzbehörden klare Maßstäbe und Anforderungen. Lesen Sie in diesem Artikel, wie auch Sie einen steuerrechtskonforme Reisekostenabrechnung erstellen und damit erheblich Steuern sparen können.

Was zählt zu Reisekosten?

Im Apothekenwesen kommt es vermehrt vor, dass Apotheker und sonstige pharmazeutische Berufsträger Tagungen, Seminare oder Messen besuchen. Hierfür fallen in der Regel verschiedene Kosten für Hin- und Rückreise mittels Bus, Bahn oder PKW, Unterkunft und Verpflegung an. Diese Kosten lassen sich gesammelt als Reisekosten bezeichnen. Unternimmt ein angestellter Apotheker also eine derartige Dienstreise, kann er als Arbeitnehmer die Reisekosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen oder sie sich von seinem Arbeitgeber erstatten lassen.

Grundsätzlich gelten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber dieselben Regelungen. Die Herausforderung besteht bei Arbeitgebern in erster Linie darin, dass es hin und wieder zu einer Vermischung beruflicher und privater Nutzung kommen kann, insbesondere von Fahrzeugen wie PKW.

Steuerrechtliche Vorgaben für Reisekosten bei einer Dienstreise

Die wichtigste und vom deutschen Steuerrecht wohl am genausten definierte Vorgabe bezieht sich auf den Rechnungsnehmer der Belege. So müssen dienstreisende Apotheker bspw. ihren Hotelbeleg/ die Hotelrechnung in jedem Fall auf die Apotheke ausstellen, für die sie tätig sind.

Keine Vorgaben gibt es dagegen hinsichtlich der Art der Unterbringung sowie der maximalen Kosten. Dies legen in der Regel die Arbeitgeber individuell fest.

Achtung bei Dienstreisen im (nicht-)europäischen Ausland

Ist ein Apotheker geschäftlich im Ausland unterwegs, muss beachtet werden, dass je nach Land unterschiedliche Regelungen in Sachen Mehrwertsteuer gelten. In manchen Fällen können bspw. lediglich Bruttobeträge verrechnet und erstattet werden können, da kein Vorsteuerabzug gewährt wird. Um als Arbeitnehmer/ Arbeitgeber dennoch nicht auf den Steuer sitzen zu bleiben, gibt es die Möglichkeit eines Vorsteuervergütungsverfahrens. Mithilfe des Vorsteuervergütungsverfahrens kann so die ausländische Umsatzsteuer vom jeweiligen Land erstattet werden.

Voraussetzungen für das Vorsteuervergütungsverfahren

• die Apotheke ist in Deutschland umsatzsteuerpflichtig

• die Ausgaben, für die die Erstattung der Umsatzsteuer erstattet werden sollen, müssen mit der Apotheke zusammenhängen bzw. im Auftrag der Apotheke stattgefunden haben

• die Apotheke darf im betreffenden Land und Zeitraum, in den die Vergütung fällt, keine oder nur begrenzte steuerfreie Umsätze ausgeführt haben

Ist Reisezeit automatisch immer auch Arbeitszeit?

Es ist die altbekannte Frage: Gilt Reisezeit als Arbeitszeit? Kann ich mir die Zug-, Bus- oder Autofahrt also als Arbeitszeit eintragen und anrechnen oder ist das 'Freizeit'?

Bei Dienstreisen handelt es sich per Definition um "Reisetätigkeiten aus rein beruflichen Gründen" - Sie stellen damit also eigentlich keine Freizeit dar! Hin- und Rückreise zum Zielort der Dienstreise könnte also durchaus als Arbeitszeit gewertet werden. Oder doch nicht? Auch das deutsche Arbeitszeitgesetz macht zu dieser Streitfrage keine klaren Äußerungen. Das Bundesarbeitsgericht entschied diesbezüglich schon in mehreren Fällen in der Vergangenheit, Reisezeit sei nur dann als Arbeitszeit zu deklarieren, wenn Arbeitnehmer während der Reise tatsächlich arbeiten.

Ist ein Apotheker bspw. mit dem Zug auf dem Weg zu einer Fachtagung und sieht sich auf der Zugfahrt die Unterlagen durch bzw. bereitet sich auf die dort angebotenen Workshops vor, ‚arbeitet’ er - Und kann diese Zeit als Arbeitszeit anrechnen. Liest er während der Zugfahrt jedoch Zeitung, hört einen Podcast oder telefoniert mit seiner Frau, handelt es sich bei der Reisezeit um Ruhezeit. Herausforderung ist hier die Tatsache, dass nicht eindeutig überprüfbar bzw. belegbar ist, ob und wie viel der Arbeitnehmer tatsächlich auf der Reise beruflich tätig ist. Die Aufzeichnung der Arbeitszeit während der Reise erfolgt demnach rein auf Vertrauensbasis. Das hat auch Folgen für die Deklarierung in der Abrechnung, was nach wie vor eine Grauzone darstellt. Einfacher gestaltet sich das Ganze, wenn der Apotheker bspw. auf der Zugfahrt zur Tagung einen Fachartikel für eine Podiumsdiskussion verfasst. Denn hier ist besser belegbar, dass er während der Anfahrt gearbeitet hat.

Zu berücksichtigen ist immer auch das Arbeitszeitschutzgesetz! Denn wenn ein Apotheker auf einer ohnehin lange Anfahrt zu einer Fachtagung bereits 6h arbeitet und danach einen vollen Arbeitstag von 8h vor sich hat, überschreitet er festgelegte maximale Arbeitszeit von 12h/ Tag.

Wie müssen Reisekosten dokumentiert werden?

Arbeitnehmer wie auch Arbeitgeber sind dazu verpflichtet jegliche Reisekosten nachvollziehbar zu dokumentieren. Eine steuerfreie Erstattung der Reisekosten ist nämlich laut Finanzgericht nur dann möglich, wenn Reise-Unterlagen zeitnah und lückenlos erstellt und aufbewahrt wurden und somit jederzeit nachprüfbar für Dritte sind. Eine Schätzung der anfallenden Kosten für Dienstreisen ist demnach nicht zulässig.

Fahrtkosten lassen sich bspw. durch Fahrkarten, Quittungen oder Fahrtenbücher nachweisen. Wie bereits erwähnt, gelten für die Reise mit privaten Fahrzeugen wie bspw. PKW gesonderte Regelungen. Nutzt eine dienstreisender Apotheker den privaten PKW für eine Dienstreise, so können pauschal 30 Cent/ km verrechnet werden. Hierfür reicht die Angabe der gefahrenen Kilometer in der Verbindung mit dem Start- bzw. Zielpunkt. Sollte es bspw. aufgrund von Straßensperrungen zu einer Umleitung gekommen sein, die dann zu einer Verlängerung der Strecke geführt haben, so müssen diese Angaben in der Reisekostenaufstellung als Randnotiz vermerkt werden. Die realen Kilometer können dann in jeden Fall verrechnet und die Kosten dafür erstattet werden. Übernachtungskosten im In- sowie Ausland müssen ebenfalls durch Belege, Hotelrechnungen oder Buchungsbestätigungen nachgewiesen werden. In der Regel sammelt der jeweilige Arbeitnehmer sämtliche Belege und Quittungen und erstellt damit eine Reisekostenabrechnung, die er dann bei seinem Arbeitgeber einreicht.