Wenn Apotheker auf Dienstreise ins Ausland gehen, ist das Mitführen einer A1-Bescheinigung nicht nur steuerlich lohnenswert, sondern auch gemäß EU-Recht verpflichtend. Das gilt sowohl für kurzfristig angelegte Auslandsaufenthalte, als auch für Dienstreisen, bei denen die Betroffenen lediglich ein paar Stunden im Ausland beruflich tätig sind. Wir haben Ihnen in diesem Artikel alles Wissenswerte in Sachen A1-Bescheinigung zusammengestellt.
Die A1-Bescheinigung auf einen Blick
Bei der A1-Bescheinigung handelt es sich in erster Linie um ein EU-Formular, welches die sozialversicherungsrechtliche Zugehörigkeit Ihres Mitarbeiters bei grenzüberschreitenden beruflichen Tätigkeiten belegt. Laut EU-Recht besteht nämlich für ins Ausland entsendete Arbeitnehmer/innen weiterhin das Recht und die Steuerpflicht des Entsendelandes.
Bestandteile des Formulars sind neben den genauen Angaben zum entsendeten Mitarbeiter wie Vor- und Nachname, Versichertennummer, Staatsangehörigkeit, Anschrift und Geburtsdatum auch Daten zum dessen beruflichem Status, dem Arbeitgeber sowie Angaben zum jeweiligen Mitgliedstaat, dessen Rechtsvorschriften Anwendung finden. Entsendet ein Apotheker bspw. einen seiner Mitarbeiter nach Italien, um dort ein 1-wöchiges Seminar für eine Gruppe internationaler PTA zu leiten, muss Folgendes in der A1-Bescheinigung eingetragen werden:
Angaben zur Person des Inhabers/ der Inhaberin der Bescheinigung
Vor- und Nachname, Anschrift im Wohnstaat, Anschrift im Aufenthaltsstaat, Versichertennummer, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit
Mitgliedstaat, dessen Rechtsvorschriften anzuwenden sind
Mitgliedstaat, Anfangs- und Enddatum der Dienstreise
Statusbestätigung
Um welche Art des Beschäftigungsverhältnisses handelt es sich? Entsendeter Arbeitnehmer, entsandte selbstständige Person, Beamter, Vertragsbediensteter, Ausnahmevereinbarungen
Angaben zum Arbeitgeber im anderen Mitgliedstaat
Kenn-Nummer des Arbeitgebers, Firmenbezeichnung/ Name, ständige Anschrift
Angaben zum Arbeitgeber in dem Staat, dessen Rechtsvorschriften angewendet werden
Kenn-Nummer, Firmenbezeichnung/ Name, ggfs. ständige Anschrift des ausländischen Betriebs
Mitarbeiterentsendung - Was ist das?
Von einer Mitarbeiter- oder Arbeitnehmerentsendung ist dann die Rede, wenn leitende Apotheker einen oder mehrere Angestellten ins Ausland schicken, um dort eine berufliche Beschäftigung auszuführen. Eine Entsendung liegt selbstverständlich nur dann vor, wenn der jeweilige Arbeitnehmer fest im Inland gemeldet ist und hier auch sein regelmäßiges Einkommen verdient. Das Sozialversicherungsrecht fasst im Grunde jegliche beruflich bedingte Auslandstätigkeit als Entsendung. Ist ein Angestellter des Apothekenpersonals bereits vor Jahren ins Ausland ausgewandert, arbeitet jedoch dennoch für die Offizin im ursprünglichen Heimatland (Inland), so handelt es sich nicht um eine Entsendung.
Wann brauchen Apotheker eine A1-Bescheinigung?
Unabhängig von Art und Umfang des Auslandseinsatzes müssen Apotheker eine A1-Bescheinigung zwangsläufig mitführen. Das heißt, auch für kurz angelegte oder spontan verordnete Diensteisen müssen Arbeitnehmer wie auch Arbeitgeber eine A1-Bescheinigung beantragen und vorlegen. Das gilt sowohl für das EU- als auch das EFTA-Ausland zu dem unter anderem Liechtenstein, Island, Norwegen und die Schweiz gehören. Dasselbe gilt für Staaten, die außerhalb der europäischen Wirtschaftsgemeinschaft liegen.
Zu beachten ist auch, dass für jeden Aufenthalt ein separater Bescheid eingeholt werden muss. Sog. Sammelbescheinigungen kommen nur dann zum Einsatz, wenn Ihr dienstreisender Mitarbeiter absehbar über einen Zeitraum von mind. 12 Monaten regelmäßig mind. 2x pro Monat bzw. 5x/ Quartal ins Ausland reist.
Bei Durchreisen durch Transitländer muss dagegen keine A1-Bescheinigung beantragt werden, sofern der dienstreisende Apotheker im Durchreiseland keiner beruflichen Tätigkeit nachgeht.
Wo beantrage ich eine A1-Bescheinigung?
Dienstreisende bzw. entsendete Arbeitnehmer beantragen die A1-Bescheinigung in der Regel selbstständig über die zuständige Krankenversicherung. Sollte der dienstreisende Apotheker jedoch privat versichert sein, so ist die A1-Bescheinigung dagegen über die Deutsche Rentenversicherung zu beantragen. Ist der Apothekenmitarbeiter Mitglied einer berufsständischen Versorgungseinrichtung, muss der Antrag wiederum elektronisch über den Arbeitgeber bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungen eingereicht werden.
Was geschieht, wenn kein A1-Bescheid vorliegt?
Stellt sich während einer Kontrolle im Aufenthaltsland heraus, dass der Apotheker keine A1-Bescheinigung mitführt, drohen ihm neben erheblichen Bußgeldern auch steuerliche Konsequenzen. Denn die nach Recht des Aufenthaltslandes anfallenden Sozialbersicherungsbeiträge können sofort eingezogen werden. Zudem riskieren die betroffenen Dienstreisenden, gar nicht erst den Zutritt auf Firmen- oder ggf. Messegelände zu erhalten. Umso wichtiger also, sich rechtzeitig um eine Beantragung einer A1-Bescheinigung zu kümmern!
Vorteile einer A1-Bescheinigung für Arbeitgeber
Da die A1-Bescheinigung einen Nachweis darüber liefert, dass der Arbeitgeber für sein entsendetes Apothekenpersonal im Inland Sozialversicherungsabgaben leistet, fallen keine zusätzlichen Zahlungen im Ausland an. Ein weiterer Vorteil besteht im 2019 eingeführten elektronisch verfügbaren Formular - Anträge müssen fortan nicht mehr auf dem postalischen Weg eingereicht werden, sondern können direkt über ein online Formular an die zuständige Kasse übermittelt werden. Das spart nicht zur Zeit, sondern auch Kosten und erleichtert auch den Überblick für die Buchhaltung.
Tipps vom Experten
Die A1-Bescheid mit ausreichend Vorlaufzeit beantragen.
Erinnern Sie ihre Mitarbeiter in der Apotheke daran, die Bescheinigung sowohl in elektronischer als auch gedruckte Version bei der Reise mit sich zu führen (doppelt hält bekanntlich besser).
Sollte es im Fall der Fälle dazu kommen, dass der Bescheid noch nicht vorliegt, jedoch bereits beantragt wurde, ist es ratsam, einen Nachweis über den Antrag mit sich zu führen.
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