Kommissioniersystem für mehr Automation in der Apotheke

Der Betrieb einer Apotheke ist in der Regel mit hohem Personalaufwand verbunden. Der geläufigste Arbeitsablauf ist hierbei der Gang ins Warenlager, der Griff zum richtigen Medikament aus dem Schubschrank und die Aushändigung des Produkts gegen das Vorzeigen eines Rezepts. Dieser Ablauf kann abhängig von der Größe des Warenlagers oder der räumlichen Situation mehrere Minuten lang dauern. Da auch Apotheker versuchen, Prozesse so schlank wie möglich zuhalten und Ressourcen einsparen möchten, hat sich dieser Arbeitsablauf in vielen Betrieben bereits automatisiert.

Ein Kommissionierautomat in der Apotheke ist der logische Schritt in Richtung Automatisierung, da er die beschriebenen Abläufe in der Apotheke vollumfänglich selbst erledigen kann. Ein Kommissionierer ist ein Lagerungssystem in der Apotheke, welches die Medikamente in Form einer „chaotischen Lagerung“ im Warenlager erfasst, ablegt und auf Anfrage automatisch an die Ausgabe am Handverkaufstisch in der Offizin transportiert. Der Apothekenmitarbeiter muss lediglich das Medikament aus dem Ausgabefach nehmen und dem Kunden aushändigen.

Für wen lohnt sich die Anschaffung? Welche Vorteile bringt der Kommissionierer?

Eine Kommissionieranlage bringt einige Vorteile mit sich, macht aber nicht zwingend in jeder Apotheke Sinn.

Folgende Vorteile sind maßgeblich:

• Ein Kommissionierautomat bringt Platzgewinn, denn er benötigt weniger Lagerfläche als Schubladenschränke
• Der Kommissionierer kann auch im Keller oder Obergeschoss installiert werden und ermöglicht zusätzliche Präsentationsfläche für Frei- und Sichtwahl oder Platz für eine weitere Kasse
• Der Automat bringt vor Allem Zeitgewinn, diese Zeit kann von den Mitarbeitern zum Mehrumsatz genutzt werden oder der ausführlichen Beratung, die wiederum zu mehr Kundenzufriedenheit führt

In welchen Fällen lohnt sich die Anschaffung aber besonders?

• Hoch frequentierte Apotheken können somit mehrere Kunden zeitgleich betreuen
• Wenn die Offizin ohnehin sehr klein ist und Platz benötigt wird
• Qualifiziertes Personal ist schwer zu bekommen, der Kommissionierer ermöglicht hier Personaleinsparungen
• Der Umbau der Apotheke steht an, Gelegenheit um in diesem Zuge den Automaten zu installieren
  
  

Welche Unterschiede an Kommissionierautomaten gibt es?

Bei der Art der Kommissionierung kann man grundsätzlich zwischen drei verschiedenen Varianten unterscheiden. Medikamente können entweder vollautomatisch, halbautomisch oder doch manuell eingelagert werden.

Die vollautomatische Einlagerung erfordert kaum Eingriff des Mitarbeiters. Vor der Einlagerung wird die Ware komplett auf des Förderband gegeben und vom Automaten gescannt und in Form einer „chaotischen Lagerung“ abgelegt.

Bei der halbautomatischen Variante entfällt der Vorgang des Scannens auf den Mitarbeiter in der Apotheke, im Anschluss daran werden die Verpackungen zur Einlagerung gebracht, vom Kommissionierer vermessen und an passende freie Plätze im Warenlager gebracht.

Bei der manuellen Einlagerung im System gibt der Computer zwar anhand des Einscannens vor, in welchen Schacht im Warenlager die Packung gehört, der Mitarbeiter muss diese dann aber selbst entsprechend einsortieren.

Die Ausgabe der Medikamente erfolgt aber wie folgt. Das Arzneimittel wird über die EDV von einem Apothekenmitarbeiter angefordert, der Roboterarm des Systems entnimmt das gewünschte Produkt dann aus dem Regal und befördert es via Förderband, Rutsche, Lift, Rohrpostsystem, etc. zur Ausgabestelle. Die Technik des Roboterarms ist je nach Hersteller verschieden und kann einer Saug-, Greif oder Schiebetechnik entsprechen.

Was kostet ein Kommissionierautomat?

Je nach Hersteller und Variation eines Kommissionierautomaten differieren auch die Kosten für eben jenen. Bei einem Einstiegssystem, das den gängigen Standards entspricht, kann der Apotheker gut und gerne mit 70.000 bis 80.000€ rechnen. Mit individuellen Anpassungen oder zusätzlichen Modulen, wie der automatischen Einlagerung, einem Kühlmodul oder einem zusätzlichen Greifsystem, ist die 100.000€-Marke schnell überschritten. Hinzu kommen laufende Kosten für Wartung (Pflicht) und Service sowie natürlich die Stromkosten. Alles in allem muss der Apotheker über die gesamte Lebensdauer des Automaten dadurch mit dem doppelten Kaufpreis kalkulieren bzw. planen.

Was bedeutet die Kommissionierung für das Personal?

Bereits angesprochenen haben wir den Vorteil eines Kommissioniersystems, enorme Zeitersparnis mit sich zu bringen oder eher die Möglichkeit, die gewonnene Zeit umsatzfördernd zu nutzen. Das Apothekenpersonal ist gefordert, sich dieser neuen Situation anzupassen. Denn was tun wenn, wenn plötzlich einige Sekunden gewartet werden muss bis das Medikament in die Ausgabe fällt? Nicht jedem Mitarbeiter liegt es, ein Kundengespräch aufzubauen, was dann zu unangenehmem Schweigen führen kann. In diesem Fall, besteht die Möglichkeit spezielle Seminare zur Gesprächsführung zu besuchen. Dies fördert die Kundenzufriedenheit und idealerweise den Umsatz, indem die Zeit genutzt wird, dem Kunden Zusatzprodukte zu verkaufen. Dieser sogenannte Mehrumsatz trägt entscheidend zur Amortisierung des Automaten bei.

Was passiert wenn der Automat streikt?

Für den Fall, dass der Kommissionierautomat einmal defekt ist, bedeutet das nicht im Umkehrschluss, dass der Apothekenbetrieb zum Erliegen kommt. Es besteht stets die Möglichkeit, die Arzneimittel von Hand dem Automaten zu entnehmen. Der korrekte Lagerplatz lässt sich durch das Warenwirtschaftssystem ermitteln. Darüber hinaus bieten die Hersteller der System eine Lösung des Problems per Fernwartung an oder einen schnellen Kundendienst vor Ort. Es empfiehlt sich also stets eine ordnungsgemäße Wartung, um die Risiken eines Systemausfalls zu verringern.

Was sollte im Vorfeld der Anschaffung geklärt sein?

Da nun die wichtigsten Infos rund um einen Kommissionierautomaten angesprochen wurden gilt es aufzuführen, welche Punkte unbedingt geklärt sein sollten, bevor die Entscheidung für eine Anschaffung getroffen wird:

• Was ist das Strategische Ziel der Anschaffung?
  → Reduzierung von Kosten, Wachstum, Expansion der Apotheke,...
• Analyse und Durchrechnen für Kauf, Mietkauf oder Leasing?
• Welche Kapazität kann der Automat, ausgehend von den räumlichen Möglichkeiten, minimal/maximal haben?
• Welche Produkte sollen automatisiert werden?
  → Schnelldreher, Sichtwahl, Alles, ...
• Welcher Automatisierungsgrad wird angestrebt?
• Wie gut oder reaktionsschnell sind Wartung und Service des Herstellers?
• Ist die Kompatibilität zum Warenwirtschaftssystem gewährleistet?