Einkauf von Arzneimitteln: Was Apotheker wissen sollten

Direkteinkauf beim Hersteller

Neben dem Einkauf beim Großhandel ist es natürlich auch möglich, Arzneimittel direkt beim Hersteller zu beziehen. Zu beachten ist hier, dass es durchaus sein kann, dass die Bestellung an bestimmte Mindestbestellmengen gebunden ist. Wie beim Großhandel, gibt es auch beim Direkteinkauf Rabattangebote und Skonti – also Nachlässe die als Gegenleistung für eine schnelle Rechnungsbegleichung angeboten werden. Neben dem klassischen Einkauf von Arzneimitteln kann der Hersteller auch weitere Leistungen anbieten. Dazu gehört zum Beispiel Dekorationsmaterial wie Plakate oder Großpackungen für die Ausstellung im Schaufenster. Hersteller geben auch gerne Warenproben oder Servicematerialen wie Flyer oder Broschüren aus. Auch was Produkte unmittelbar nach Markteinführung betrifft, ist der Hersteller ein guter Ansprechpartner. Denn meist herrschen zu diesem Zeitpunkt besonders günstige Einkaufskonditionen.

Interner und externer Betriebsvergleich

Was den Einkauf von Arzneimitteln betrifft, kann auch ein ausführlicher Betriebsvergleich von Nutzen sein. Denn er kann dabei helfen, die richtige Preiskalkulation zu ermitteln. Man unterscheidet hier zwei Typen: den internen und den externen Betriebsvergleich. Ersterer bildet eine Art Qualitätsmanagement, also eine interne Überprüfung der Apotheke. Man befasst sich mit Fragen wie: Welche Arzneimittel sind im Warensortiment schon vorhanden und laufen gut? Sollte das Sortiment um weitere Hersteller erweitert werden? Welche Hersteller kommen bei den Kunden besonders gut an? Sind die Preise gerechtfertigt? Bei dem externen Vergleich geht es dagegen vielmehr darum, die eigene Apotheke einem Konkurrenten gegenüberzustellen. Er ist also weitaus wettbewerbsorientierter. Man orientiert sich dabei an Leitfragen wie: Wie gestalten andere Apotheken ihre Preise? Wie kann der Preis so angepasst werden, dass ein Vorteil gegenüber anderen entsteht und dennoch keine Umsatzeinbußen befürchtet werden müssen? Die ideale Grundlage ist hier auch die Beratung durch den Steuerberater, der durch seine Spezialisierung auf Apotheken Auskunft geben kann. Durch Erfahrung im Umgang mit verschiedenen Großhändlern und Herstellern sowie den Vergleich von Daten kann er den Apotheker bei Verhandlungen optimal unterstützen.

Lagerbestand: Was muss ich als Apotheker wissen?

Ein vollständiger und geordneter Lagerbestand ist das AO einer guten Apotheke, da er dafür sorgt, dass die Abläufe des Arbeitsalltags reibungslos stattfinden. Gleichzeitig stellt ein vollständiges Lager sicher, dass Kunden optimal versorgt werden können. Betrachtet man nun die Bilanz, so zählt der Lagerbestand zum sog. Vorrats- bzw. Umlaufvermögen.

Welche Faktoren beeinflussen den Bestand des  Apothekenlagers?

1. Wie oft und wie viele Medikamente verschreiben die Ärzte in der näheren Umgebung?
2. Gibt es krankenkassenspezifische Rabattverträge?
3. Um welchen Apothekentyp handelt es sich? à Ärztehausapotheke, Innenstadt-Apotheke, Center-Apotheke etc.
4. Worauf ist die Apotheke spezialisiert?
5. Kaufkraft der dominierenden Kundenkreise
6. Welche Warensortimente empfehlen die Mitarbeiter am liebsten?
7. Aktuelle Werbung und Trends
8. Aktuelle Gegebenheiten was die Gesundheit betrifft à Grippewelle, Epidemien, Allergiezeit etc.
9. Haltbarkeit von Medikamenten

Krankenkassenspezifische Rabattverträge

Krankenkassen können mit Pharmaunternehmen gewisse Rabattverträge schließen. Der dabei generierte Rabatt bezieht sich auf ein Medikament oder ein ganzes Sortiment und den dazugehörigen bundeseinheitlichen Apothekenverkaufspreis. Er nimmt somit auch Einfluss auf die Preisbildung bzw. die Marge. Die Laufzeit solcher Verträge beträgt in der Regel zwei Jahre. Im Jahr 2017 wurden durch über 27.000 Rabattverträge auf Seiten der Gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) rund 4 Mrd. € eingespart. Apotheken sind auch vorrangig dazu angehalten, rabattierte Arzneimittel an den Kunden auszugeben.

Aufwand und Kosten der Lagerhaltung

Ein gut geordnetes Lager ist auch durchaus mit Aufwand verbunden, denn nicht nur was das Personal betrifft gibt es einige Aspekte zu beachten. Neben der Bearbeitung und Einsortierung der Arzneimittel muss das Lager auch durch gewisse Fachkräfte sauber gehalten werden. Auch was die Verwaltung des Warensortiments betrifft, wird Personal benötigt. Je größer die größer die Apotheke, desto größer das Warenlager, folglich fallen höhere Lagerhaltungskosten an. Hinzu kommen Kosten hinsichtlich Beleuchtung, Heizung oder Kühlung. Die Lagerhaltung ist auch immer mit gewissen Risiken wie in etwa Wertverlusten durch verfallene Arzneimittel oder nachträgliche Preissenkungen konfrontiert.

Gesetzliche Vorgaben zur Lagerhaltung in Apotheken

Der Bestand eines jeden Warenlagers der Apotheker unterliegt den gesetzlichen Vorschriften der Apothekenbetriebsordnung. Teil dieser Ordnung ist unter anderem die Präsenz verschiedener Warengruppen. Eine Apotheke muss also

1. Arzneimittel (Betäubungsmittel, verschreibungspflichtige, apothekenpflichtige sowie apothekenpflichtige Arzneimittel)
2. Drogen und Rezepturausgangsstoffe
3. Medizinprodukte (verschreibungs- sowie apothekenpflichtige Medizinprodukte und weitere medizinische Waren wie Verbandstoffe etc.)

Zu diesen gesetzlich vorgeschriebenen Warengruppen gesellt sich ein fakultatives Randsortiment das Chemikalien, Kosmetika, diätetische Lebensmittel, Kinder- und Tiernahrung sowie Bücher beinhaltet.

Lagerpflege und Optimierung

Neben Waren, die fast tagtäglich über den Ladentisch gehen, gibt es natürlich auch immer Produkte, die zunehmend Ladenhüter sind und als umsatzschwach eingestuft werden. Mithilfe verschiedener Listen kann der Apotheker (und seine Mitarbeiter) erfassen, ob und wie der Lagerbestand womöglich optimiert werden sollte. Die gängigsten Listen zur Lagerpflege werden im Folgenden kurz vorgestellt:

Der Lagerbestand kann evaluiert werden durch:	Informationen zur Sortimentserweiterung-/ Bereinigung können gewonnen werden durch:
Inventurliste: Bestandsaufnahme aller vorhanden Waren im Lager	Negativliste: Markierung derjenigen Waren, die nicht im Lager verfügbar waren und deshalb nicht verkauft werden konnten. Solche Waren können bspw. bei Anfrage durch den Kunden in mithilfe der Kasse erfasst werden. Erscheint ein Produkt mehrfach in dieser Liste, so sollte darüber nachgedacht werden, es in den Lagerbestand aufzunehmen.
Schnelldreherliste: Bestandsaufnahme der umsatzstärksten Waren in einem Zeitraum x.	Ladenhüterliste: Aufnahme der umsatzschwächsten Waren in einem Zeitraum x. Meist kann man Artikel die hier erscheinen zu Sonderpreisen verkaufen oder zur Retoure einreichen. Erscheint ein bestimmtes Präparat mehrfach innerhalb von bspw. 6 Monaten so sollte darüber nachgedacht werden, es gänzlich aus dem Lagersortiment der Apotheke zu nehmen.
	Verfallsdatenliste: Produkte die nach einem Zeitraum x verfallen, sollten rechtzeitig verkauft werden oder, falls dies nicht in Aussicht ist, möglichst verlustfrei zur Retoure eingereicht werden. Sind bestimmte Präparate bereits verfallen, so müssen sie unmittelbar aus dem Lager genommen werden.

Der durchschnittliche Lagerbestand

Berechnen lässt sich der durchschnittliche Warenbestand der Apotheke mithilfe einer einfachen Formel:
∅ Lagerbestand = (Jahresanfangsbestand + 12 Monatsendbestände) /13

Zu beachten ist, dass für diese Formel offensichtlich mehrere Monatsendbestände von Nöten sind. Sind diese jedoch nicht vorhanden (sondern nur eine Bilanz), so gibt es eine alternative Formel zur Kalkulation des Lagerbestandes:
∅ Lagerbestand = (Jahresanfangsbestand + Endbestand) /2

Beispielrechnung zum Lagerbestand von Ohrentropfen

∅ Lagerbestand = (64.400 + 60.000 +  51.000 + 43.000 + 35.000 + 30.000 + 26.500 + 22.000 + 18.000 + 10.000 + 7.000 + 4.000 + 100) /13 = 23.923

∅ Lagerbestand = (62.400 + 15.450) / 2 = 38.925

Meldebestand, Mindestbestand und Höchstbestand

Auch was diese drei Kategorien von Beständen betrifft, gibt es Formeln zur Berechnung. Diese sind durchaus sinnvoll, da so Nichtverfügbarkeit von bestimmten Arzneimitteln oder sogar ein Überbestand vermieden werden kann. Der Meldebestand, im Vergleich zum Mindestbestand, ist dafür da, die betroffene Arznei rechtzeitig zu bestellen, ohne dass der Mindestbestand angefasst werden muss. Dies klappt jedoch nur dann reibungslos, wenn die Parameter von Mindest- und Meldebestand optimal aufeinander abgestimmt sind. Auch der Meldebestand kann durch eine Formel berechnet werden:

Meldebestand =  ∅ Tagesverbrauch x Beschaffungsdauer + Sicherheitsbestand

Beispielrechnung zum Meldebestand:
Die Apotheke verkauft pro Tag 13 Packungen Kopfschmerztabletten ein und desselben Herstellers. Die Wiederbeschaffungszeit beträgt 4 Tage. Der Sicherheitsbestand der Apotheke beträgt 20.

Meldebestand = 13 x 4 + 20 = 72 Packungen Kopfschmerztabletten

Unterschreitet der Bestand nun diese 72 Packungen, so wird neue Ware bestellt. Am Besten übernimmt diese Aufgabe ein ERP-System.

Der Mindestbestand, der auch gerne als Sicherheits- oder Reservebestand betitelt wird, ist darauf ausgerichtet, unvorhergesehene Schwankungen auszugleichen. Diese Ungleichmäßigkeiten können sowohl den Bedarf an Medikamenten als auch den Nachschub betreffen. So können bei eventuellen Lieferengpässen – zumindest für einen gewissen Zeitraum – Patienten mit Medikamenten versorgt werden. Der Mindestbestand ist also primär dafür da, den reibungslosen Betrieb der Apotheke am Laufen zu halten, auch wenn

1. Der Lieferant verspätet liefert
2. Die gelieferten Arzneimittel nicht dem entsprechen, was der Apotheker benötigt
3. Der Bedarf an gewissen Medikamenten plötzlich stark zunimmt
4. Fehlbestände auftreten

Der richtige Mindestbestand berechnet sich nach der Wiederbeschaffungszeit und dem durchschnittlichen Tagesverbrauch der Arznei. Er richtet sich gleichzeitig aber auch nach der Branche und den persönlichen Erfahrungen des Apothekers. Als Orientierung für die Mindestbeschaffungszeit kann die folgende Formel dienen:

Wiederbeschaffungszeit = (Meldebestand – Sicherheitsabstand) / ∅ Tagesverbrauch

Die Formel zur Berechnung des Mindestbestandes setzt sich dagegen wie folgt zusammen:

Mindestbestand = Verbrauch der Wiederbeschaffungszeit / 3

Beispielrechnung zum Mindestbestand:

Die Apotheke verkauft pro Tag 15 Nasensprays vom Hersteller X, die Wiederbeschaffungsdauer beträgt 2 Tage.

Mindestbestand =  15 x 2 / 3 = 30 / 3 = 10 Nasensprays

Der Höchstbestand, der auch oft Maximalbestand bezeichnet wird, ist darauf ausgelegt, unnötig hohe Vorräte in der Apotheke zu verhindern. Denn es ist durchaus sinnvoll, die Lagerhaltung zu begrenzen. Insbesondere was Kapitalbindung oder des zur Verfügung stehenden Lagervolumens betrifft. In die Berechnung dieses Bestands wird auch der Wert des Mindestbestands miteinbezogen. Die Formel setzt sich wie folgt zusammen:

Höchstbestand = Mindestbestand + optimale Bestellmenge

• Die optimale Bestellmenge berechnet sich wie folgt:

Optimale Bestellmenge = √((200 x Jahresbedarf x Bestellkosten) / (Einstandspreis x Lagerhatungskostensatz))

Beispielrechnung zur optimalen Bestellmenge/ zum Höchstbestand:

Die Apotheke hat einen jährlichen Bedarf an Kopfschmerzmitteln von 130.000 Stück, die Bestellkosten betragen 27€, der Einkaufspreis pro Packung beträgt 1,49€. Der Lagerhaltungskostensatz entspricht 20%.

Optimale Bestellmenge = √((200 x 130.000 x 27) / (1,49 x 20))= √(702.000.000 / 29,8) = 4.853,56 Packungen

Die optimale Bestellmenge der Kopfschmerzmittel beträgt also 4.853 Stück.

 

Nun lässt sich auch der Höchstbestand berechnen:

Wenn der Mindestbestand 20 Packungen beträgt, dann beträgt der Höchstbestand wie folgt:

Höchstbestand = 20 + 4.853 = 4.873 Stück.

Beispiel mit einem Lagerhaltungskostensatz von 15% (Bedarf, Bestellkosten, EK und Mindestbestand bleiben gleich):

Optimale Bestellmenge =  √((200 x 130.000 x 27) / (1,49 x 15)) = √(702.000.000 / 22,35)= 5604,4 Packungen

Höchstbestand: 20 + 5604 = 5.624 Stück.

Der Höchstbestand an Kopfschmerztabletten steigt bei niedrigeren Lagerhaltungskosten also um knapp 800 Packungen.

Lagerumschlagsgeschwindigkeit: Was ist das und wie wird sie berechnet? 

Die Lagerumschlagsgeschwindigkeit führt auf, wie oft sich ein bestimmtes Arzneimittel innerhalbe eines Zeitraums X verkauft. Sie bildet deshalb auch ein Maß für die Kapitalbindung im Apothekenlager. Sie kann dazu dienen, einen überhöhnten Lagerbestand zu ermitteln, der so unnötige Kosten verursacht. Die Formel zur Berechnung lautet wie folgt:

LUG = jährliche umgesetzte Stückzahl / durchschnittlicher Lagerbestand

Beispielrechnung zur LUG:

Man nimmt an, dass pro Jahr 45 Ohrentropfen verkauft werden. Im Schnitt befinden sich 3 Packungen der Ohrentropfen vorrätig im Lager.

LUG = 45 / 3  = 15

Bei dieser Zahl handelt es sich um einen durchaus realistischen Wert. In der Praxis sollten in der Regel immer Werte zwischen acht und zwölf erreicht werden, dies kann je nach Warengruppe jedoch durchaus variieren. Zu beachten ist, dass je niedriger die LUG, desto höher die Kapitalbindung. Für Warengruppen, die einen sehr niedrigen LUG-Wert haben, ist es demnach sinnvoll, ihre Berechtigung im Lager zu hinterfragen.