Digitale Buchführung in der Apotheke: So einfach!

Die Digitalisierung schreitet pausenlos voran und macht selbstverständlich auch vor der Apotheke nicht halt. Ein zentraler Punkt in jedem Unternehmen, der davon früher oder später betroffen ist, ist die Buchführung bzw. das Belegwesen.

Datenaustausch zwischen Apotheke und Steuerberater vereinfachen

Die Belegverwaltung Ihrer Apotheke ist nicht digital? Dann kennen Sie sicher das Problem, auf Ihre aktuellen Belege in der Buchführung nicht problemlos zugreifen zu können, oder nicht permanent Ihren Zahlungsverkehr kontrollieren zu können. Denn sobald Ihre Unterlagen in Papierform beim Steuerberater eingereicht sind, stehen sie Ihnen während des Zeitraums der Bearbeitung nicht zur Verfügung. In dieser Zeit besteht also keine Möglichkeit, Zahlungseingänge und -ausgänge zeitnah zu prüfen, sofern Sie keine Kopien angefertigt haben. Die Kassenaufzeichnung muss wohl oder übel manuell oder elektronisch außerhalb Ihrer Apothekensoftware geführt werden.

Dabei ist der Wunsch, diese Prozesse zu vereinfachen so simpel: Eine permanente und schnelle Verfügbarkeit aller Buchhaltungsbelege, geringer Aufwand bei der Kassenführung und eine einfache sowie schnelle Kontrolle der Zahlungsströme von Kunden und Lieferanten.

Die Lösung ist es ebenso. Alle Belege in Ihrer Apotheke werden eingescannt und elektronisch an Ihren Steuerberater übermittelt, während zudem die Originalbelege vor Ort bleiben. Die manuelle Kassenführung wird dem Apotheker erspart indem eine Schnittstelle an der Apothekensoftware eingerichtet wird, welche sämtliche Daten der Kassenaufzeichnung und Ausgangsbelege an den Steuerberater digital übermittelt.

Durch diesen Digitalisierungsprozess in Ihrer Apothekenbuchführung ergeben sich folgende Vorteile:

• Zeit- und Wegersparnis, da Belege im Original in der Apotheke bleiben
• Reduzierung des gesamten Aufwands der Buchhaltung
• Schnellere Beantwortung von Rückfragen zu Belegen
• Ablage der Belege entsprechend den Anforderungen Ihrer Apotheke
• Jederzeit aktuelle Unternehmenszahlen, Auswertungen und Buchhaltungsdaten
• Hilfreiche Informationen zur Unternehmenssteuerung „just-in-time“

Einfache Einrichtung Ihrer Digitalen Buchführung

Den Weg zur funktionierenden digitalen Belegverwaltung können Sie gemeinsam mit einem erfahrenen Steuerberater beschreiten. Die angesprochene Schnittstelle in Ihrer Apothekensoftware stammt von der DATEV eG, einem Softwarehersteller, spezialisiert auf digitale Prozesse im Steuerberatermarkt und im Rechnungswesen und wird gemeinsam mit dem Systempartner der Apotheke eingerichtet. Die Einrichtung der Schnittstelle ermöglicht die Übertragung der Kassenaufzeichnung und Ausgangsrechnungen.

Für die Digitalisierung Ihres gesamten Belegwesens muss der Steuerberater im DATEV-Rechenzentrum die Belegverwaltung online einrichten, mit der der Apotheker ohne EDV-Kenntnisse kinderleicht alle Belegdaten online an die Steuerberatung übermittelt. Der Apotheker erhält über DATEV ein eigenes Postfach und benötigt lediglich einen Scanner und eine Internetverbindung oder ein Faxgerät mit Rufnummernweitergabe (CLIP), um erfasste Belege an das Rechenzentrum zu übermitteln. Fax oder Scan des Belegs stehen dem Steuerberater dann sofort zur Verfügung, sobald die Übermittlung durchgeführt wurde. Eine Verbuchung wird dann durch den Steuerberater sowie den DATEV Buchungsassistenten durchgeführt, der in der Regel Vorschläge zu Buchungen erzeugt.
Für gewöhnlich kann bei der Bank des Apothekers auch eingerichtet werden, dass der Steuerberater ebenso alle Kontoauszüge digital einsehen kann.

Der Steuerberater erstellt dann, in zuvor festgelegten Intervallen, die Finanzbuchführung für die Apotheke und verarbeitet alle Belege und Daten. Dieses lückenlose und strukturierte Belegwesen ist Grundlage für ein erfolgreiches unternehmerisches Handeln.

Selbstständige laufende Finanzbuchhaltung durch den Apotheker?

Dem Apotheker steht natürlich auch offen, die laufende Finanzbuchhaltung selbst durchzuführen. Dabei sollten die Daten und Belege monatlich oder vierteljährlich mit dem Steuerberater ausgetauscht werden, damit Fehler aufgedeckt und eventuell notwendige Korrekturen vorgenommen werden können.

Um die Apotheke nicht im Chaos enden zu lassen, ist es unbedingt zu empfehlen, dass der Apotheker oder buchführende Angestellte in der Apotheke ausreichende Buchhaltungskenntnisse besitzen.

Sollte der angesprochene Belegaustausch doch nur jährlich anstatt monatlich erfolgen, kann dies dazu führen, dass aufgrund zu vieler entstandener Fehler bei der Belegbuchung im Zuge des Jahresabschlusses des Steuerberaters eine Vielzahl an Korrekturbuchungen nachträglich vorgenommen werden müssen.

Bei diesem gewählten Intervall hat es in der Praxis oft zur Folge, dass die Kosten des Jahresabschlusses enorm ausufern und sogar das Doppelte oder Dreifache betragen. Dadurch verpuffen unter dem Jahr eingesparte Kosten komplett.

Softwarelösungen für Digitale Buchführung im Überblick:

Neben den Softwarelösungen von DATEV steht es dem Apotheker auch offen, andere Buchhaltungssoftware in der Apotheke zu benutzen. Die Nutzung von DATEV ist nicht Vorgabe, um Mandant eines Steuerberaters zu werden.

Daher kann der Apotheker für eine digitale Buchführung beipspielsweise auch auf folgende Lösungen zurückgreifen:

• sevDesk Buchhaltungsprogramm
• Lexware Buchhaltung
• awinta – aSuite FinanzCenter
• aposoft Business
• Lauer-Fischer – CGM METIS®