BWA in der Apotheke: Alle wichtigen Infos!

Wie der Name schon erahnen lässt, handelt es sich um eine Auswertung der betriebswirtschaftlichen Strukturen der Apotheke. Im Normalfall kümmert sich der Steuerberater um die Erstellung solch einer Auswertung. Basierend auf den laufenden Daten der Buchhaltung, liefert sie Erkenntnisse über die aktuelle finanzielle und wirtschaftliche Situation des Betriebs. Sie umfasst also eine Vielzahl von Daten- und Zahlensätzen. Das Ergebnis solch einer betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) durch den Steuerberater kann dem Apotheker helfen, künftige Entscheidungen zu fällen. Das macht sie automatisch zu einem wichtigen Planungs- und Steuerungselement für den Unternehmer und die Zukunft des Betriebs. Auch Banken nutzen eine BWA um über Kreditgewährungen zu entscheiden.

Im Vergleich zum herkömmlichen Jahresabschluss ist die BWA auch unter dem Jahr, das heißt also pro Monat oder pro Quartal zur Verfügung. Sie kann also während des laufenden Geschäftsjahrs Zahlen und Daten zum aktuellen wirtschaftlichen sowie finanziellen Stand der Apotheke geben – also zum aktuellen Ertrag. Das macht sie im Vergleich zum Jahresabschluss viel genauer. Orientieren tut sie sich dabei immer an den Ergebnissen der Gewinn- und Verlustrechnung. Jede BWA beinhaltet bspw. kurzfristige Erfolgsrechnungen, Bewegungsbilanzen und die statische Liquidität.

Begriffserklärungen

• Kurzfristige Erfolgsrechnung: Ermittlung des Betriebserfolgs in einem Zeitraum von x und y (Ertrag – Kosten)
• Bewegungsbilanz: Enthält die Veränderungen der Aktiv- und Passivposten in einem Zeitraum von x und y. (Aktivposten: Vermögen, Warenbestand, Kassenbestand vs. Passivposten: Kapital). Es wird verzeichnet, wo die Mittel herkommen und wie sie verwendet wurden.
• Statische Liquidität: In welchem Verhältnis stehen liquide Vermögensbestände hinsichtlich der Aktivposten der Bilanz und kurzfristige Verbindlichkeiten hinsichtlich der Passivposten der Bilanz?

Die wichtigsten Bestandteile einer BWA

Eine typische BWA besteht aus folgenden Hauptkomponenten:>

• Umsätze: Gesamtertrag aus dem Verkauf von Arzneimitteln, OTC-Produkten und sonstigen Leistungen.

• Wareneinsatz: Kosten für den Einkauf der verkauften Waren, eine wesentliche Einflussgröße auf die Rohertragsmarge.

• Rohertrag: Differenz zwischen Umsatz und Wareneinsatz, entscheidend für die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit.

• Betriebskosten: Dazu gehören Fixkosten wie Mieten, Personalkosten, Versicherungen und weitere Variabel Kosten für Fortbildung uns Marketing.

• Sonstige betriebliche Erträge: Hierzu gehören unter anderem Zuschüsse aus dem Nacht- und Notdienstfonds (NNF), die jedoch nicht als Umsatz, sondern als sonstige Erträge verbucht werden. Der NNF ist kein klassischer Umsatz, da er nicht aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen resultiert. Er ist eine Ausgleichszahlung, die von der ABDA (über den Deutschen Apothekerverband) an Apotheken ausgezahlt wird, um die zusätzlichen Kosten für Nacht- und Notdienste teilweise zu kompensieren.

• Betriebsergebnis: Der Gewinn oder Verlust nach Abzug aller Kosten – eine entscheidende Kennzahl für den wirtschaftlichen Erfolg.

Apothekenspezifische Kennzahlen in der BWA

Apotheken haben besondere betriebswirtschaftliche Rahmenbedingungen, die sich in spezifischen Kennzahlen widerspiegeln:

• Rohertragsmarge: Gibt Aufschluss über die Rentabilität der Apotheke und zeigt, ob der Einkauf effizient gestaltet ist oder erhöhte Rabatte an Heime oder Arztpraxen gewährt werden.

• Personalaufwandsquote: Da Apotheken einen hohen Personaleinsatz erfordern, sollte die Personalquote in einem gesunden Verhältnis zum Umsatz stehen.

• Lagerumschlagshäufigkeit: Zeigt, wie oft das Lager innerhalb eines Zeitraums umgeschlagen wird – eine zu niedrige Umschlagshäufigkeit weist auf gebundenes Kapital hin und ist wichtig zur Vermeidung von Ladenhütern und Liquiditätsengpässen.

• Deckungsbeitrag pro Warengruppe: Besonders relevant für die Optimierung des Sortiments und gezielte Marketingmaßnahmen. Zeigt, welche Produktegruppen den größten Beitrag zur Rentabilität leisten.

• Kalkulatorischer Unternehmerlohn: Ein wichtiger Faktor, um die wirtschaftliche Tragfähigkeit der Apotheke zu gewährleisten. Durchschnittlich sollte dieser nicht unter 100.000,00 € liegen.Für kleinere Apotheken mit bis zu fünf Vollzeitkräften wird ein Jahresgehalt von etwa 97.500 € angesetzt. Bei größeren Apotheken kann der Unternehmerlohn entsprechend höher ausfallen, jedoch wird empfohlen, ihn bei etwa 130.000 € pro Jahr zu deckeln. Diese Ansätze dienen als Orientierung für die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und spiegeln die angemessene Vergütung für die unternehmerische Tätigkeit eines Apothekeninhabers wider um auch Filialen und Hauptsitz vergleichbar zu machen.

Für den Apotheker sehr relevante Zahlen wären bspw. das Betriebsergebnis vom aktuellen im Vergleich zum Vorjahr. Auch die Aufschlüsselung der einzelnen Kosten kann der Apotheker nutzen, um bspw. zu evaluieren, in wie weit sich die Personalausgaben oder Werbekosten vergleichsweise verändert haben (oder eben nicht).

Die BWA als unverzichtbares Controlling-Tool

Für Apothekeninhaber ist die BWA ein wertvolles Instrument zur Steuerung der wirtschaftlichen Entwicklung. Eine regelmäßige Auswertung und Interpretation der Zahlen ermöglicht fundierte Entscheidungen, um die Rentabilität und Liquidität der Apotheke langfristig zu sichern.

Nachteile der BWA

Ein großer Nachteil der kurzfristigen Betriebsauswertung besteht zunächst darin, dass sie keinerlei Auskunft über den Liquiditätsstand, die Liquiditätsentwicklung, Prognosedaten und Bereichsergebnissen (bspw. umsatzstarke Produkte vs. Ladenhüter) gibt. Diese vier Elemente sind für die betriebswirtschaftliche Unternehmensstruktur jedoch sehr wichtig. Das heißt sie kann nie so aussagekräftig wie ein Jahresabschluss sein. Aus diesem Grunde empfiehlt es sich, eine BWA nur dann zu nutzen, wenn es ausschließlich um kurze Zeitspannen und die Auswertung von Monatsabschlüssen geht. Gleichzeitig kann man mit der BWA zwar die Umsatzentwicklung nachvollziehen, jedoch nicht wie sich die einzelnen Verkaufszahlen je Produkt-/ Warensortiment entwickeln – die Kosten werden nämlich meist aufaddiert dargestellt.

Die Summen- und Saldenliste: Ergänzung der betriebswirtschaftlichen Auswertung

Wie bereits erwähnt liefert die herkömmliche BWA nicht immer aussagekräftige Ergebnisse. Aus diesem Grund erstellen Steuerberater meist zusätzlich gewisse Summen- und Saldenlisten, die alle Konten mit den jeweiligen Anfangs- und Endsalden und den dazugehörigen Kontobewegungen enthalten. Die Liste umfasst in der Regel Aktive sowie Passive Bestandskonten, Erfolgskonten, Debitoren sowie Kreditoren. Somit bildet sie eine Art Vorstadium des Jahresabschlusses des Apothekenbetriebs. Auch was offene Rechnungen betrifft, liefert sie Aufschluss.

Was wird also konkret ausgewertet?

Dadurch dass die Summen- und Saldenliste einen Überblick über die wirtschaftliche Situation des Apothekenbetriebs bietet, können aus ihr diverse Schlussfolgerungen gezogen werden. Dazu gehören bspw. eine detaillierte Cashflow- und Kapitalflussrechnung, Mittelherkunft- sowie Mittelverwendungsrechnungen und die Übersicht sowohl der Kreditoren als auch der Debitoren.

Nachteil der Summen- und Saldenliste

Für den Laien bietet die Aufstellung der Summen und Salden oftmals eine große Herausforderung, denn auch sie beinhaltet wie die BWA etliche Daten. Hinzu kommt, dass sie lediglich Daten präsentiert, diese jedoch noch ausgewertet werden müssen. Der Steuerberater ist deshalb der idealste Ansprechpartner.