Die betriebswirtschaftliche Auswertung der Apotheke – Was ist das und wofür ist die BWA?
Wie der Name schon erahnen lässt, handelt es sich um eine Auswertung der betriebswirtschaftlichen Strukturen der Apotheke. Im Normalfall kümmert sich der Steuerberater um die Erstellung solch einer Auswertung. Basierend auf den laufenden Daten der Buchhaltung, liefert sie Erkenntnisse über die aktuelle finanzielle und wirtschaftliche Situation des Betriebs. Sie umfasst also eine Vielzahl von Daten- und Zahlensätzen. Das Ergebnis solch einer betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) durch den Steuerberater kann dem Apotheker helfen, künftige Entscheidungen zu fällen. Das macht sie automatisch zu einem wichtigen Planungs- und Steuerungselement für den Unternehmer und die Zukunft des Betriebs. Auch Banken nutzen eine BWA um über Kreditgewährungen zu entscheiden.
Im Vergleich zum herkömmlichen Jahresabschluss ist die BWA auch unter dem Jahr, das heißt also pro Monat oder pro Quartal zur Verfügung. Sie kann also während des laufenden Geschäftsjahrs Zahlen und Daten zum aktuellen wirtschaftlichen sowie finanziellen Stand der Apotheke geben – also zum aktuellen Ertrag. Das macht sie im Vergleich zum Jahresabschluss viel genauer. Orientieren tut sie sich dabei immer an den Ergebnissen der Gewinn- und Verlustrechnung. Jede BWA beinhaltet bspw. kurzfristige Erfolgsrechnungen, Bewegungsbilanzen und die statische Liquidität.
Begriffserklärungen
- Kurzfristige Erfolgsrechnung: Ermittlung des Betriebserfolgs in einem Zeitraum von x und y (Ertrag – Kosten)
- Bewegungsbilanz: Enthält die Veränderungen der Aktiv- und Passivposten in einem Zeitraum von x und y. (Aktivposten: Vermögen, Warenbestand, Kassenbestand vs. Passivposten: Kapital). Es wird verzeichnet, wo die Mittel herkommen und wie sie verwendet wurden.
- Statische Liquidität: In welchem Verhältnis stehen liquide Vermögensbestände hinsichtlich der Aktivposten der Bilanz und kurzfristige Verbindlichkeiten hinsichtlich der Passivposten der Bilanz?
Wie ist die BWA konkret aufgebaut?
Die betriebswirtschaftliche Auswertung der Apotheke stützt sich die folgenden Zahlen:
- Bestandveränderungen
- Gesamtleistung
- Material- und Wareneinkauf
- Rohertrag (Differenz zwischen Warenverkaufspreis und dem Materialeinsatz)
- Personalkosten
- Raumkosten
- Betriebliche Steuern
- Besondere Kosten (für KFZ bspw.)
- Werbekosten
- Abschreibungen
- Reparaturen/ Instandhaltung
- Gesamtkosten
Was lässt sich aus der BWA lesen?
Um in dem Wirrwarr von Zahlen nicht den Überblick zu verlieren, ist es ratsam sich vor dem Lesen der BWA von seinem Steuerberater informieren zu lassen. Durch die Übersicht der gesammelten Daten kann der Apotheker also erkennen, wie viel Umsatz seine Apotheke unter dem Jahr bereits gemacht hat oder ob sich die Ausgaben in einem günstigen oder eher verbesserungswürdigen Zustand befinden. Gleichzeitig kann mittels der BWA eine Hochrechnung des voraussichtlichen Jahresgewinns erstellt werden. Doch nicht alle Werte der Auswertung sind zwangsläufig wichtig. Der Steuerberater sucht bereits die wichtigen Daten, die sog. Chefkennzahlen, heraus und schafft so zusätzliche Klarheit.
Musterbeispiel
Um Ihnen aufzuzeigen, wie so eine BWA aussehen kann, haben wir im Folgenden eine Musterrechnung für Sie aufgestellt.
Für den Apotheker sehr relevante Zahlen wären bspw. das Betriebsergebnis vom aktuellen im Vergleich zum Vorjahr. Auch die Aufschlüsselung der einzelnen Kosten kann der Apotheker nutzen, um bspw. zu evaluieren, in wie weit sich die Personalausgaben oder Werbekosten vergleichsweise verändert haben (oder eben nicht).
Nachteile der BWA
Ein großer Nachteil der kurzfristigen Betriebsauswertung besteht zunächst darin, dass sie keinerlei Auskunft über den Liquiditätsstand, die Liquiditätsentwicklung, Prognosedaten und Bereichsergebnissen (bspw. umsatzstarke Produkte vs. Ladenhüter) gibt. Diese vier Elemente sind für die betriebswirtschaftliche Unternehmensstruktur jedoch sehr wichtig. Das heißt sie kann nie so aussagekräftig wie ein Jahresabschluss sein. Aus diesem Grunde empfiehlt es sich, eine BWA nur dann zu nutzen, wenn es ausschließlich um kurze Zeitspannen und die Auswertung von Monatsabschlüssen geht. Gleichzeitig kann man mit der BWA zwar die Umsatzentwicklung nachvollziehen, jedoch nicht wie sich die einzelnen Verkaufszahlen je Produkt-/ Warensortiment entwickeln – die Kosten werden nämlich meist aufaddiert dargestellt.
Die Summen- und Saldenliste: Ergänzung der betriebswirtschaftlichen Auswertung
Wie bereits erwähnt liefert die herkömmliche BWA nicht immer aussagekräftige Ergebnisse. Aus diesem Grund erstellen Steuerberater meist zusätzlich gewisse Summen- und Saldenlisten, die alle Konten mit den jeweiligen Anfangs- und Endsalden und den dazugehörigen Kontobewegungen enthalten. Die Liste umfasst in der Regel Aktive sowie Passive Bestandskonten, Erfolgskonten, Debitoren sowie Kreditoren. Somit bildet sie eine Art Vorstadium des Jahresabschlusses des Apothekenbetriebs. Auch was offene Rechnungen betrifft, liefert sie Aufschluss.
Was wird also konkret ausgewertet?
Dadurch dass die Summen- und Saldenliste einen Überblick über die wirtschaftliche Situation des Apothekenbetriebs bietet, können aus ihr diverse Schlussfolgerungen gezogen werden. Dazu gehören bspw. eine detaillierte Cashflow- und Kapitalflussrechnung, Mittelherkunft- sowie Mittelverwendungsrechnungen und die Übersicht sowohl der Kreditoren als auch der Debitoren.
Nachteil der Summen- und Saldenliste
Für den Laien bietet die Aufstellung der Summen und Salden oftmals eine große Herausforderung, denn auch sie beinhaltet wie die BWA etliche Daten. Hinzu kommt, dass sie lediglich Daten präsentiert, diese jedoch noch ausgewertet werden müssen. Der Steuerberater ist deshalb der idealste Ansprechpartner.
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