Betriebsprüfung in der Apotheke

Die Angst vor der Betriebsprüfung – wer kennt sie nicht? Wir haben Ihnen alle wichtigen Fakten zusammengestellt, warum Sie zu einer nachträglichen Prüfung verpflichtet sind. Doch was ist eine Betriebsprüfung eigentlich und wie läuft sie in der Apotheke ab? Zunächst einmal handelt es sich um eine Prüfung der Geschäfte der Apotheke, das heißt der Beamte  kontrolliert die Unterlagen zu jeglichen Finanzen. Im Vergleich zur Prüfung im Rahmen einer Kassennachschau, die unangekündigt und willkürlich stattfinden kann, müssen bei einer umfassenden Betriebskontrolle konkrete Gründe vorliegen, die jeweilige Apotheke zu prüfen. Zudem muss das Finanzamt im Vorhinein einen Bescheid an den Inhaber schicken. Betroffen ist man also nur dann, wenn nach Eingang der Jahressteuerklärung, des Jahresabschlusses oder der Einnahmenüberschussrechnung Auffälligkeiten bemerkt werden. Hier ist auch zu beachten, dass der jeweilige Sachbearbeiter die zu prüfende Apotheke zu einer Nachprüfung vorschlagen muss. Diese muss er dann zudem vor seinem Vorgesetzten gut begründen, das heißt durch auffällige oder abweichende Werte von den herkömmlichen Werten der Konkurrenten. In der Regel ist es auch so, dass ein einmaliger auffälliger Jahresabschluss nicht ausreicht, um einen Apotheken-Betrieb zur Prüfung vorzuschlagen.

Das Misstrauen des Finanzamts wird vor allem dann geweckt, wenn die Apotheke stark schwankende Gewinne erzielt. Auch wenn der Umsatz oder der Gewinn im Verhältnis zur Größe des Apothekenbetriebs besonders hoch ausfallen oder deutlich vom Branchendurchschnitt abweichen, hat das Finanzamt Grund zur Beantragung einer nachträglichen Prüfung. Denn untypisch hohe Gewinne könnten die Annahme berechtigen, dass hier Unstimmigkeiten was bspw. Einnahmen und Ausgaben in der Finanzbuchhaltung betrifft bestehen. Gleiches gilt für unverhältnismäßig hohe Materialkosten. Auch wenn die Zahlen aus Lohnsteueranmeldung, in der die Zahl der Mitarbeiter erläutert wird, nicht mit den Lohnkosten zusammenpassen wird das Finanzamt misstrauisch.

Wie kann die Prüfung vermieden werden?

Um zu vermeiden, dass die Apotheke einer nachträglichen Prüfung unterzogen wird, sollten zunächst alle auffälligen Zahlen so genau wie möglich erläutert werden. Denn simple Zahlen verraten bspw. nicht, dass ein vermeintlicher Warenlieferant sich als Betrüger herausgestellt hat, und zwar nachdem die Ware schon bestellt war. Dies würde zum Beispiel die auffällig hohen Materialkosten erklären. Niedrige Lohnkosten könnten bspw. durch das kurzfristige Ausscheiden eines Mitarbeiters erklärt werden. Das A und O ist also, das Finanzamt so gut wie möglich über alles zu informieren, was im Apotheken-Betrieb auffälliges geschieht. Der direkte Anlaufpunkt hierbei ist der Steuerberater, da er die Erläuterung der Abweichungen vornehmen kann. Er weiß über Vergleichswerte Bescheid und hat Kenntnisse zu den gängigen Fragestellungen sowie Prüfungspunkten des Finanzamts. Besonders hilfreich kann es auch sein, wenn der Steuerberater seine Ausbildung bei der Finanzverwaltung absolviert hat oder in seiner Laufbahn bspw. eine Aufgabe als Betriebsprüfer bei der Finanzverwaltung innehatte. Er kennt dadurch auch die andere Seite und die damit verbunden Abläufe.

Vor der Prüfung

Checkliste zur Vorbereitung

Grundsätzlich ist es so, dass sich der Steuerberater um die Abwicklung aller finanziellen Deklarierungen annimmt. Auch was die Nachprüfung des Apothekenbetriebs betrifft, steht der Steuerberater dem Apotheker zur Seite. Er hilft unter anderem dabei, die Checkliste zur Betriebsführung abzuarbeiten. Diese sieht wie folgt aus: BILD FOLGT

Während der Prüfung

Worauf achtet der Prüfer?

• vollständige Erfassung der Einnahmen/Umsätze
• ist der Betrag der Einkommensteuer korrekt?
• Kassendifferenzen
• Buchführungsmängel
• korrekte Abgrenzung von Betriebs- und Privatvermögen
• korrekte Erfassung der Ausgaben & Nachweise durch Belege
• gibt es doppelte Buchungen?
• wurden Privatausgaben als Betriebsausgaben ausgegeben?

Nach der Prüfung

Die Abschlussbesprechung

Nach einer Betriebsprüfung kommt es fast immer zu einem abschließenden Gespräch zwischen Prüfer und Geprüftem. In der Abschlussbesprechung legt der Prüfer noch einmal alle seine Feststellungen und Beanstandungen offen. Hier ist es ratsam, auch den Steuerberater hinzuzuziehen, denn Verhandlungsgeschick ist gefragt. Ziel ist es, für beide Seiten annehmbare Kompromisse zu finden und einzugehen, das heißt also nicht zu stur auf die eigenen Standpunkte zu beharren.

Welche Kosten kommen nach der Betriebsprüfung auf den Apotheker zu?

Man kann nicht pauschal sagen, dass es zu einer Nachzahlung kommt, auch wenn es in den meisten Fällen so ist. Wie viel der Apotheker nach einer Prüfung nachzahlen muss, wird ganz individuell berechnet. Da in der Regel drei Jahresabschlüsse zusammen betrachtet werden, verteilt sich der Betrag der Nachzahlung auf drei Steuerjahre. Zu beachten ist jedoch, dass nicht nur der tatsächliche Fehlbetrag nachgezahlt werden muss, sondern auch die dazugehörigen Zinsen. Der Zinssatz beträgt 0,5%/ vollem Kalendermonat.

Bei besonders schweren Vergehen des Steuerbetrugs kann es außerdem zu hohen Geldbußen oder Freiheitsstrafen kommen. Letzteres tritt in der Regel dann ein, wenn mehr als 100.000€ hinterzogen wurden.