Kassenführung in Apotheken: Was muss ich beachten?

Egal ob ein Kunde ein Nasenspray für 3,99 Euro oder eine Hautcreme für 34 Euro kauft, ich als Apotheker bin grundsätzlich dazu verpflichtet, jeglichen Barumsatz schriftlich festzuhalten. Denn Bareinnahmen werden bekannter weise nicht wie bei der Kartenzahlung durch EC-Karten Geräte automatisch aufgezeichnet. Da das Tagesgeschäft in der Apotheke nun mal hauptsächlich über Bareinnahmen getätigt wird, ist es sinnvoll, ein geeignetes Kassensystem wie in etwa das der elektronischen Registrierkasse zu verwenden. Hier werden alle Einkünfte, egal ob über Bar- oder Kartenzahlung, automatisch verarbeitet und bleiben im System. Der Einsatz solch einer Kasse ist jedoch zwar nicht verpflichtend, jedoch durchaus ratsam.

Die Einzelaufzeichnungspflicht: Was steckt dahinter?

Bin ich als Geschäftsführer einer Apotheke tätig, so bin ich dazu verpflichtet, jeglichen Umsatz – also jeden Waren- und Geldtransfer zu vermerken. Die Einzelaufzeichnungspflicht schreibt nun vor, dass die Daten einzeln aufgezeichnet werden müssen. Außerdem muss vermerkt werden, ob die Einnahmen in Bar oder per Karte getätigt wurden. Diese Daten muss ich nach Vorschrift zehn Jahre aufbewahren, irrelevant ist hier welches Kassensystem ich in meiner Apotheke verwende (ob elektronisch oder als herkömmliche offene Ladenkasse).

Wie sieht ein gutes Kassenbuch aus?

Ein ordentliches Kassenbuch ist kein Hexenwerk. Beachtet man die folgenden Dinge, so braucht man keine Prüfung des Finanzamts fürchten.

Die Grafik zeigt alle Angaben, die laut Einzelaufzeichnungspflicht aufzuzeichnen sind: Den Kassenbestand vom vorigen Geschäftstag, die Bareinnahmen- sowie Ausgaben mit dem jeweiligen Datum und der dazugehörigen Belegnummer. Den Soll und Ist Endbestand meiner Kasse und – falls vorhanden – die Differenz beider Werte. Sollte ich im Laufe eines Geschäftstages zusätzlich Geld zum Privatgebrauch aus der Apothekenkasse entnehmen, so muss ich das ebenfalls vermerken. Hierzu gehört zum Beispiel nicht der Kauf der Kugelschreiber, da ich diese für meine Mitarbeiter in der Filiale brauche. Auch wenn ich Geld von meinem Bankkonto abhebe und dieses in die Kasse lege, muss dies aufgezeichnet werden. Umgekehrt bei Einzahlungen gilt dasselbe.

Besonderheit bei der Einnahmenüberschussrechnung

Auch wenn ich meine Einnahmen als Apotheker über eine Überschussrechnung ermittle, bin ich dazu verpflichtet, Einzelaufzeichnungen zu tätigen. Die Gewinnermittlung inklusive der Summe aller Einnahmen und Ausgaben wird dann mittels vollständiger Belege nachgewiesen. Das Führen eines Kassenbuchs wird jedoch nicht zwangsläufig verlangt, sofern sonstige Aufzeichnungen sowie alle Belege vorhanden sind.

Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht

Ich bin nur dann nicht verpflichtet, alle Barumsätze meiner Apotheke aufzuzeichnen, wenn dies 1. technisch, 2. betriebswirtschaftlich oder 3. praktisch nicht möglich ist. Hierbei greift der Aspekt der Unzumutbarkeit. Dies trifft in den meisten Fällen auf diejenigen Apotheken zu, die eine offene Ladenkasse verwenden. Angenommen ich verkaufe gewisse Medikamente an eine Vielzahl von mir nicht bekannter Kunden gegen Bargeld, so bin ich von der Pflicht, die einzelnen Umsätze aufzuzeichnen, befreit. In diesem Fall muss jedoch gewährleistet sein, dass die Identität der Käufer für den Geschäftsbetrieb irrelevant ist.

Zu beachten ist, dass sich diese Ausnahme ausschließlich auf Apotheken mit offener Ladenkasse bezieht.

Achtung bei offenen Ladenkassen

• Setze ich in meiner Apotheke das System einer offenen Ladenkasse ein, so muss ich bestimmte Dinge beachten. Das ordnungsgemäße Aufzeichnen von Umsätzen stellt sich hier besonders aufwendig dar, da kein elektronisches System dahintersteckt. Die Bareinnahmen müssen durch tatsächliches Auszählen ermittelt und in den Kassenbericht eingetragen werden. Ich muss als Apotheker mit offener Ladenkasse also auch alle Tages-Umsätze in Form von Belegen und Aufzeichnungen schriftlich festhalten.
• Hierfür reicht jedoch nicht die herkömmliche Excel-Tabelle, da diese zu jedem Zeitpunkt veränderbar ist. Zudem bin ich dazu verpflichtet, die einzelnen Bons zur Überprüfung der Aufzeichnung aufzubewahren.

Die Tageseinnahmen sind wie folgt zu ermitteln:

Schritt 1:
Kassenbestand am Endes des Tages – Kassenbestand am Anfang des Tages = Zwischensumme 1

Schritt 2:
Zwischensumme 1 – private Einzahlungen in die Kasse (bspw. Wechselgeld etc.) = Zwischensumme 2 / Bruttoeinnahmen des laufenden Tages

Schritt 3:
Zwischensumme 2 + private Entnahmen aus der Kasse (bspw. für das Mittagessen) + aus der Kasse bezahlte Betriebsausgaben = Bruttoeinnahmen des laufenden Tages

Gefahr bei fehlender/ fehlerhafter Aufzeichnung

Zeichne ich als Inhaber einer Apotheke meine Einkünfte nicht ordnungsgemäß auf, so erhalte ich einen Mahnbescheid vom Finanzamt. Versäume ich erneut die Aufnahme der Umsätze, so droht mir gegebenenfalls ein Bußgeld von bis zu 25.000€. Sollten meine Einkommensaufzeichnungen fehlerhaft oder gar nicht vorhanden sein, so bedient sich das Finanzamt in diesem Fall dem Recht der Schätzung der Besteuerungsunterlagen nach § 162 der Abgabenordnung. Das Finanzamt nimmt demgemäß eine Schätzung des Umsatzes der Apotheke vor. Hierfür gelten gewissen Richtlinien. Generell ist jedoch festzuhalten, dass die Schätzungen des Finanzamts meist nicht zugunsten des Apothekers verlaufen.