Digitale Verwaltungssysteme für Apotheken

Warenwirtschaftssysteme

Moderne Praxisverwaltungssysteme sind wertvolle Instrumente in der fortschrittlichen Unternehmensführung bei Apotheken. Ihr Ziel ist es, den Warenfluss innerhalb eines Unternehmens effektiv und effizient zu gestalten. Dabei übernimmt ein Warenwirtschaftssystem die zielgerichtete Erfassung und Verarbeitung von Warenbestands- und Bewegungsdaten. So können Unternehmen wie Apotheken ihre Warenströme planen, steuern und kontrollieren.
Zu den Kernbereichen eines derartigen Systems gehören die Beschaffung, die Bedarfsermittlung, die Logistik und Lagerung sowie die Produktion. Die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems erstrecken sich ebenfalls über die Unterscheidung verschiedener Material- und Stoffgruppen bis hin zur Verbrauchsermittlung, Entsorgung und Recycling. 
In der Beschaffung unterstützt ein Warenwirtschaftssystem also bei der Auswahl von Lieferanten und der Bestellung von Waren. Die Bedarfsermittlung ermöglicht es Apotheken, den aktuellen Bedarf an Waren zu ermitteln und auf dieser Grundlage ihre Produktion und Bestellungen zu planen. Im Bereich der Logistik und Lagerung können Apotheken ihre Lagerbestände verwalten und ihre Warenbewegungen nachvollziehen. In der hausinternen Produktion von Medikamenten können Apotheken den Verbrauch von Materialien und die Entsorgung von Abfallprodukten kontrollieren.
Allerdings ist ein Warenwirtschaftssystem nicht in der Lage, sämtliche Unternehmensbereiche abzubilden. So können beispielsweise Ressourcen- oder Produktionsplanungen sowie wichtige Unternehmensbereiche wie Finanzbuchhaltung, Personalwirtschaft oder Kostenrechnung nur über Zusatzfunktionen oder Drittsysteme integriert werden.

ERP-Systeme

Ein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning-System) ist sind komplexere Werkzeuge zur integrierten Unternehmensverwaltung. Im Gegensatz zu Warenwirtschaftssystemen (WWS) zielt ein ERP-System nicht nur auf die Materialwirtschaft, sondern auch auf das Finanz- und Rechnungswesen, Vertrieb, Personalwesen, Marketing und viele weitere Bereiche eines Unternehmens ab. Eine leistungsfähige Software integriert eine Vielzahl unterschiedlicher Geschäftsanwendungen und die Betriebsdaten in einer zentralen Datenbank, die in der Cloud gespeichert werden können.
ERP-Systeme ermöglichen es Apotheken, mehr Betriebsabläufe auf digitaler Grundlage zu planen, durchzuführen und funktionierende Abläufe sicherzustellen. Sie optimieren Prozesse auf der Grundlage einer ganzheitlichen Betrachtung. Im Unterschied zu Warenwirtschaftssystemen, die vor allem auf den Materialfluss abzielen, können ERP-Systeme auch Dienstleistungen und Services abbilden.

Was muss bei der Anschaffung beachtet werden?

Wichtig ist, dass die Software zum eigenen Unternehmen passt. Daher empfiehlt es sich hier besonders auf eine branchenspezifische ERP-Software oder ein branchenspezifisches Warenwirtschaftssystem zu setzen.
Anschließend sollte sich eine Apotheke fragen, welche Services und Dienstleistungen sie als Unternehmen anbieten und welche Betriebsabläufe sie auf digitaler Grundlage planen möchten.
Setzen Sie als Apotheke beispielsweise auf eine Omnichannel-Strategie, bei der Sie nicht nur im eigenen Geschäft verkaufen, sondern auch einen eigenen Webshop betreiben, so müssen Sie ihre Prozesse in zunehmendem Maße verschlanken und sich vernetzen. Mit den Shops und Marktplätzen, aber auch mit Versand- und weiteren Dienstleistern. Diese Vernetzung ist mit reinen Warenwirtschaftssystemen kaum zu realisieren, weshalb dann die Wahl eines ERP Systems naheliegend ist.
Möchten Sie jedoch Finanz- und Rechnungswesen und Marketing lieber outsourcen, so bietet sich beispielsweise eher die Wahl eines Warenwirtschaftssystems für Sie an, da es einfacher und übersichtlicher in der Handhabung ist. 
Viele Gründe sprechen dafür, einem ERP-System den Vorzug vor einer reinen Warenwirtschaft zu geben. Dennoch sollte jedes Unternehmen genau prüfen, ob und inwiefern diese Argumente auch für sie stimmen. Dazu ist eine genaue Analyse notwendig, welche Funktionen Sie wirklich benötigen.

Vorteile für Apotheken

ERP- oder Warenwirtschaftssysteme bieten Apotheken zahlreiche Vorteile, um wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Abläufe zu optimieren. Dazu gehören unter anderem die Anbindung eigener Webshops und bargeldloser Bezahlsysteme, Schnittstellen zu Botendienstprogrammen und eine optimierte Lagerhaltung für eine maximale Lieferfähigkeit. Automatisierte Abläufe und intelligentes Rezeptmanagement entlasten das Apothekenteam, während verschiedene Beratungshilfen und pharmazeutische Betreuung für eine bessere Kundenbindung sorgen. Die einfache Bedienung der modernen Oberfläche von ERP-Systemen ermöglicht eine schnelle Umschulung der Mitarbeiter und spart Zeit und Ressourcen.

Datengrundlage der Software - Anwendung in der Apotheke

Die Grundlage einer Apothekensoftware ist immer eine Datenbank. Diese ist an verschiedene Programme gekoppelt, die der regelmäßigen Datenpflege, -verknüpfung und -aktualisierung dienen. Bei Apotheken werden dafür einheitlich die Stammdaten der ABDATA und die sogenannten Pharmazentralnummern (PZN) verwendet.
Die sogenannten Pharmazentralnummern dienen als Identifikationsschlüssel für Apothekenwaren und sind bundesweit einheitlich. Dazu zählen verschreibungspflichtige Artikel (Rx) und nicht verschreibungspflichtige Produkte (Non-Rx) sowie auch apothekenübliche Nichtarzneimittel.
Die PZN ist immer achtstellig (7 Ziffern + 1 Prüfziffer) und wird nur einmalig vergeben. Somit ist sie für jedes einzelne Produkt spezifisch. Sie wird nicht nur von Apotheken, sondern auch von Großhändlern genutzt, was den Datenaustausch bei der Warenverwaltung enorm vereinfacht.

Mögliche Systeme - Beispiele

ADG
Die ADG Apotheken-Dienstleistungsgesellschaft mbH, Teil der Phoenix Group, bietet eine moderne Software-Lösung für Apotheken an. Das Warenwirtschafts-, Kassen- und Managementsystem vereinfacht die Verwaltung und eliminiert die Notwendigkeit der Einarbeitung in mehrere Systeme oder Schnittstellen. ADG Controlling, ADG Zahlungssysteme und ADG Rezeptmanagement sind nur einige der verfügbaren Erweiterungen. Die EMMA-App ermöglicht auch mobile Funktionen wie Artikelerfassung, Inventur und Regalpflege. Weitere Informationen zu Preisen sind bei den lokalen ADG-Partnern oder online verfügbar. E-Rezepte werden ebenfalls von ADG verwaltet.
Funktionen sind:
Online-Warenbestellungen -> durch Warenwirtschaftssystem Medikamentenbestand verwalten und bei Großhändler Medikamentenbestellungen online auslösen 
eRezept -> elektronische Rezepte bearbeiten und verwalten
Kasse -> mit der Sie in Ihrer örtlichen Apotheke abrechnen
Botendienst -> Botengänge einfach & schnell verwalten
Medikationsmanagement -> Medikation eines Patienten einfach und schnell umfassend verwalten 

SECRET Apothekensoftware
Die DEOS Software GmbH bietet mit der DEOS Apothekensoftware eine digitale Lösung für Apotheken an. Die Software läuft auf Apple macOS und ermöglicht Zahlungen in Bar und mit EC-Karte. Die FiveRX-Schnittstelle verbindet die Software mit der Apotheken-Warenwirtschaft und Rechenzentren. Somit können Daten und Informationen von GKV-Rezepten digital übermittelt und sofort geprüft werden. Auch die Personalplanung kann mit dieser IT-Lösung abgebildet werden. 
Funktionen sind:
Online-Warenbestellungen -> durch Warenwirtschaftssystem Medikamentenbestand verwalten und bei Großhändler Medikamentenbestellungen online auslösen 
eRezept -> Funktion im Softwarepaket nicht enthalten
Kasse -> Kasse, mit der Sie in Ihrer örtlichen Apotheke abrechnen können.
Botendienst -> Botengänge einfach & schnell verwalten.
Medikationsmanagement -> Funktion im Softwarepaket nicht enthalten

WINAPO® ux Apothekensoftware
Die WINAPO® ux Apotheken-Software der LAUER-FISCHER GmbH aus Fürth hat ebenfalls das Ziel, den Alltag in Apotheken zu vereinfachen und zu optimieren. Sie umfasst Prozesse der Warenwirtschaft, Kasse, Personalverwaltung, Rechtevergabe und Fakturierung sowie das E-Rezept. Mit dem LAUER-TAXE® Zusatzmodul erhalten Sie Zugriff auf eine Datenbank mit bis zu 700.000 Artikeln und Preisinformationen mit ca. 57.000 Bildern und Texten, einschließlich Informationen zu Rabattverträgen. Das SmartCourier® Modul ist ideal für einen Botendienst. Weitere Module wie die Videoberatung Ihrer Kunden sind ebenfalls verfügbar. 
Funktionen sind:
Online-Warenbestellungen -> durch Warenwirtschaftssystem Medikamentenbestand verwalten und bei Großhändler Medikamentenbestellungen online auslösen 
eRezept -> elektronische Rezepte bearbeiten und verwalten
Kasse -> mit der Sie in Ihrer örtlichen Apotheke abrechnen
Botendienst -> Botengänge einfach & schnell verwalten
Medikationsmanagement -> Medikation eines Patienten einfach und schnell umfassend verwalten 

Fazit

Abschließend lässt sich also sagen, dass deutlich wird, dass sich der Arbeitsalltag von Apotheken durch die Einführung digitaler Systeme optimieren lässt. Dabei kann man auch überlegen, ob man sich auf die Einführung eines Warenwirtschaftssystems fokussieren möchte, oder ob ein umfassenderes System wie eine ERP-Software von Vorteil sein kann. Generell sollte eine branchenspezifische Software gewählt werden, die auf die individuellen Bedürfnisse der Apotheke zugeschnitten ist.