Die Personalkosten sind neben dem Wareneinsatz die zweitgrößte Kostenposition in Apotheken. Aufgrund des Fachkräftemangels und den tariflichen Gehaltserhöhungen ist die Tendenz steigend. Es stellt sich die Frage: Wie kann man gegen diese Entwicklung entgegensteuern? Eine gründliche und fundierte Personalkostenanalyse kann hierbei Abhilfe schaffen und ein wichtiger Bestandteil im Rahmen einer Rentabilitätsanalyse sein. Es erfordert ein gewisses Fingerspitzengefühl und eine ganzheitliche Betrachtungsweise der Apotheke, damit man nicht vorschnell anhand der reinen Kennzahlen urteilt und Fehlentscheidungen trifft. In diesem Artikel erfahren Sie mehr zur Personalkostenanalyse, die Sie als Apotheker im Rahmen der Rentabilitätsanalyse durchführen sollten. Zusätzlich erhalten Sie Tipps und Tricks zur Prozessoptimierung in Ihrer Apotheke.
Personalkostenbelastung und Personalkostenintensität
Die jährlich anfallenden Personalkosten beinhalten folgende Aspekte:
- Lohn- und Gehaltskosten: Die direkten Kosten, die durch die Bezahlung der Mitarbeiter entstehen.
- Sozialversicherungsbeiträge: Krankenkassenbeiträge sowie Beiträge zur Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung.
- Beiträge zur Berufsgenossenschaft: Diese sind abhängig von der Mitarbeiteranzahl, Lohnsumme, Gefahrklasse und der Umlageziffer.
- Beiträge zur Umlage U1/U2 der Krankenkassen zur Absicherung von Kranken- und Mutterschaftsgeld sowie Insolvenzgeldumlage für Kleinbetriebe
- Zusatzleistungen: z. B. die betriebliche Altersvorsorge, Mitarbeitervergünstigungen, Fahrtkostenzuschüsse, Prämien, Krankenzusatzversicherungen, Betriebsausflüge und Weihnachtsfeiern.
- Personalentwicklungskosten: Die Kosten, die durch die Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter entstehen.
- Kosten für die arbeitsmedizinische Betreuung oder verpflichtende Arbeitsmittel: z. B. Kittel oder die Berufskleidung.
Wenn man nur die durch den Arbeitgeber gesetzlich verpflichtend zu zahlenden Abgaben wie die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung usw. betrachtet, machen diese etwa 25 Prozent des Bruttogehalts eines Arbeitnehmers aus. Auch bei geringer Umlage und ohne sonstige Leistungen sind im besten Fall etwa 22 Prozent erreichbar.
Faustformel für die Berechnung der Gesamtkosten:
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Letzteres gilt bei 13 Monatsgehältern im Jahr, bei nur zwölf Gehältern ist der Faktor rund 15. Um die Personalkosten ins Verhältnis zum Umsatz zu setzen, hilft die Berechnung der Personalkostenintensität.
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Eine Durchschnittsapotheke hat eine Personalkostenintensität zwischen 11 und 13 Prozent. Wenn der Inhaber viel mitarbeitet, kann eine Apotheke auch 9 Prozent oder weniger erzielen. Bei Apotheken in exponierter Lage können es 14 Prozent und mehr werden. Das liegt daran, dass in stark frequentierten Apotheken ein höherer Kundendurchsatz herrscht, da mehr Menschen Medikamente und Gesundheitsprodukte kaufen möchten. Dies erfordert eine erhöhte Anzahl von Angestellten, um den Bedarf der Kunden zu bedienen und Dienstleistungen wie Beratung und Medikationsmanagement anzubieten.In der Regel haben Filialapotheken einen höheren Personalkostenanteil zwischen 13 und 15 Prozent.
Kennzahlen, die aussagekräftiger sind, sind spezifische und mit der Leistung assoziierte Kennzahlen wie zum Beispiel die Personalkosten je Stunde, abgegebener Packung oder je Kunde.
Personalkosten je Stunde
Mithilfe der Kennzal zu den Personalkosten je Stunde lassen sich zum Beispiel Leistungsvergleiche mit anderen Apotheken vornehmen und in Rahmen dessen kann festgestellt werden, ob die Kosten im Vergleich zur Konkurrenz angemessen sind. Auch kann die Personalbedarfsplanung optimiert werden. Zur Berechnung der Personalkosten je Stunde wird die Angabe der effektiven Arbeitszeit je Mitarbeiter benötigt. Dazu multipliziert man die tarifliche Wochenarbeitszeit von 40 Stunden mit der Anzahl der Wochen pro Jahr. Gesetzliche Feiertage, Urlaub, Krankheit, Fortbildungen und sonstige Fehlzeiten werden abgezogen. Je nach Region und Standort fallen die Werte unterschiedlich aus. In diesem Beispiel wird von 1.700 Stunden pro Jahr bei einer Vollzeitbeschäftigung ausgegangen.
Beispiel:
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Bei den Personalnebenkosten handelt es sich um die Annahme eines Durchschnittswerts. Die Sozialversicherungsbeiträge, Zusatzleistungen etc. sind inkludiert.
Personalkosten je Packung
Es ist zudem ratsam, einen Blick auf die Personalkosten je Packung zu werfen – auch bei gleichem Umsatz und gleichen Personalkosten. Je nach Art der Apotheke unterscheidet sich die Anzahl an abgegebenen Arzneimitteln, in Centerapotheken werden beispielsweise mehr Packungen verkauft als in einer im Ärztehaus gelegenen Apotheke. Die Personalkosten je Packung berechnet man so:
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Bei inhabergeführten Apotheken beträgt der Durchschnittswert etwa 2,00 bis 2,20 Euro bezogen auf alle abgegebenen Packungen. Nur bezogen auf RX-Arzneimittel ergibt sich ein Durchschnitt zwischen 2,75 und 3,00 Euro. Inhabergeführte Hauptapotheken mit kleinen bis durchschnittlichen Filialen weisen normalerweise 20 bis 30 Prozent höhere Personalkosten pro Packung auf. Der Grund dafür sind die höheren Personalkosten in der Filiale.
Am einfachsten und am besten zu ermitteln, ist die Zahl der Arzneimittelpackungen. Durch das Randsortiment werden die Packungszahlen überproportional nach oben getrieben, ohne dass dadurch ein Zeitaufwand durch Beratungsleistung entsteht. Das Randsortiment besteht meist aus Bonbons, Verbandsstoff, Körperpflegeartikel und so weiter. Diese Artikel kaufen Kunden ohne eine Beratung zu erwarten und ohne dass das Personal dafür Zeit aufwenden muss.
Personalkosten je Kunde
Auch der Personalkostenaufwand je Kunde ist vor allem im Hinblick auf das operative Geschäft im HV eine aussagekräftige Größe. Die Durchschnittsapotheke hat etwa 53.000 bis 55.000 Bonkunden pro Jahr. Die Personalkosten je Kunde errechnen sich wie folgt:
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Die Durchschnittswerte für inhabergeführte Allein- bzw. Hauptapotheken sind derzeit zwischen 3,75 bis 4,00 Euro pro Kunde. Werte über 4,50 Euro sind kritisch zu hinterfragen. Center- Apotheken können auch weniger als 2,50 Euro pro Kunde erreichen. Dafür verantwortlich sind die Absatzstruktur sowie die Struktur der Kunden, die die Apotheke aufsuchen. Auch der Einsatz des Inhabers ist ausschlaggebend für die übrigen Personalkosten. Wer noch andere Geschäftsbereiche betreibt, wie eine umfangreiche Pflegedienst- oder Heimversorgung, einen Versandhandel oder Onlineshop, sollte hierbei die Betrachtung von Kosten und Erträgen voneinander trennen und separate Kennziffern bilden.
Wareneinsatz-Personalkosten-Koeffizient
Häufig gibt es Zusammenhänge zwischen höheren Wareneinsätzen und niedrigen Personalkosten. Daher kann die Summierung beider Positionen sinnvoll sein. Es ergibt sich der Wareneinsatz-Personalkosten-Koeffizient (WES-PK-Koeffizient).
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Angenommen, der Wareneinsatz beträgt 47% vom Nettoumsatz und die Personalkosten betragen 35%. Der WES-PK-Koeffizient beläuft sich dann auf: 47% + 35% = 82%.
Das bedeutet, dass 82% des Nettoumsatzes für den Wareneinsatz und die Personalkosten angewendet werden.
Apotheken, die an Barverkäufen orientiert sind und viel Laufkundschaft haben, haben meist niedrigere Wareneinsätze und höhere Personalkosten. Apotheken in Ärztehäusern haben dagegen meist höhere Wareneinsätze und niedrigere Personalkosten.
Was zu beachten ist: Die Personalkosten sollten immer in Kombination mit dem Wareneinsatz betrachtet werden. So lassen sich Fehleinschätzungen der Situation und mögliche unzweckmäßige Entscheidungen vermeiden. Ein WES-PK-Koeffizient von 82 bis 84 Prozent ist erstrebenswert, ein WES-PK-Koeffizient von 85 bis 87 Prozent kann aber auch aufgrund der gestiegenen Personalkosten und des zu verzeichnenden Ertragsverfalls durch steigende Wareneinsätze noch als normal angesehen werden.
Weitere Informationen zum Controlling der Kennzahlen Ihrer Apotheke erhalten Sie auch unter Apotheken Controlling – so klappt’s (apo-stb.de)
Prozessoptimierungen in der Apotheke
Durch eine Personalkostenanalyse kann auch die Produktivität sowie Effizienz der Mitarbeiter bewertet werden und mögliche Einsparpotenziale aufgedeckt werden. Eine Steigerung beider Faktoren kann sich positiv auf die Rentabilität der Apotheke auswirken. Bei der Bewertung der Rentabilität ist die Personalkostenanalyse ein wichtiger Schritt. Auch zeigt es mögliche Handlungsoptionen auf, um Kosten einzusparen und Prozesse oder Arbeitsabläufe zu optimieren, um eine höhere Effizienz und eine bessere Kundenerfahrung zu erreichen. Dazu gehören zum Beispiel die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Bestellprozessen, die Digitalisierung von Dokumenten oder die Anwendung spezieller Software.
Auch durch regelmäßiges Feedback von Kunden kann die Apotheke ihre Prozesse verbessern und auf Kundenbedürfnisse reagieren. Eine gezielte Personalentwicklung trägt dazu bei, dass Mitarbeiter effektiver und produktiver arbeiten. Regelmäßige Schulungen sorgen dafür, dass Mitarbeiter in der Lage sind, komplexe Vorgänge schneller und besser zu bearbeiten. Die Analyse der Kundenfrequenz, des Arbeitsanfalls oder der vorhandenen personellen Bedingungen, wie beispielsweise der Qualifikation, den Aufgabengebieten, der Arbeitszeit oder der Motivation, liefert wichtige Hinweise für die Optimierung. Zudem ist es essentiell, die angewendeten Arbeitszeitmodelle zu überprüfen und sich die Fragen zu stellen, ob Über- und Unterbesetzungen auftreten, ob zu viel Personal vorhanden ist oder ob es falsch verteilt ist, oder ob die Ursachen für zu hohe Personalkosten im Gehaltsniveau liegen.
Ein weiterer Aspekt der Prozessoptimierung ist die Prüfung der Flexibilisierung der Arbeitszeit und der Bezahlung. Im Rahmen dessen können Arbeitszeitkonten eingeführt werden, um zu Stoßzeiten mehr Personal zu Verfügung zu haben und um Mehrarbeit und frequenzschwache Zeiten abzubauen. Die Änderung der Arbeitsverträge und die Fixierung flexibler Arbeitsbedingungen ist die Voraussetzung für variable Arbeitszeiten und dementsprechend ein variables Arbeitsentgelt. Das Grundgehalt sollte vereinbart werden und dazu eine flexible und leistungsabhängige Gehaltskomponente hinzugefügt werden.
Die Personalkostenanalyse kann Apothekern dabei helfen, mit wenig Aufwand einen guten Überblick über ihre personellen Kennzahlen zu erlangen. Gemeinsam mit ihren Mitarbeitern können sie dann zielgerichtet und sicher die Zukunft der Apotheke sichern und Prozessoptimierungen an der richtigen Stelle ansetzen.
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