Was passiert, wenn der Inhaber der Apotheke plötzlich ausfällt?
Laut unabhängiger europäischer Studien erfolgen rund 2/3 aller Betriebsübertragungen nach ausführlicher vorheriger Planung und Überlegung. Um Umkehrschluss heißt das aber auch, dass 1/3 aller Nachfolgen bedingt werden durch Unfälle, Krankheiten oder Todesfälle des Inhabers. Allein in Deutschland verletzen sich rund 3,2 Millionen Menschen im Haushalt, 10.000 davon starben im Jahr 2015. Und auch die Anzahl der Verkehrsunfälle vermittelt kein allzu rosiges Bild. Das macht auch Vorkehrungen für den Notfall, Krankheit oder Todesfall immer unausweichlicher. Damit auch Sie als Apotheker sich für den Ernstfall optimal vorbereiten können und erfahren, weshalb Vorsorgemaßnahmen gerade für Pharmazeuten so wichtig sind, haben wir Ihnen in diesem Blogbeitrag alles Wichtige zum Thema zusammengefasst.
Stichwort Notfallkoffer
Bei dem ein oder anderen weckt der Begriff "Notfallkoffer" zunächst Assoziationen mit herkömmlichen Erste-Hilfe-Sets, wie sie im Auto, Zuhause, in Krankenhäusern, Arztpraxen oder Betrieben zu finden sind. Doch Notfallkoffer können, abseits von der Bestückung durch Medikamente, Mullbinden oder Kompressen auch ganz anders aussehen! Denn viele Steuer- und Unternehmensberater raten ihren Mandanten immer öfter dazu, sich rechtzeitig für den Notfall abzusichern. Was ist also in diesen betrieblichen Notfallkoffern drin? In erster Linie handelt es sich um eine Ansammlung betriebsrelevanter Dokumente und Papiere, die bei kurzfristigem Ausscheiden des Inhabers dafür sorgen, dass der Geschäftsbetrieb reibungslos fortgeführt werden kann. Auch in den besten Unternehmen kommt es immer vor, dass für den Ernstfall keine Vorkehrungen getroffen wurden und die Mitarbeiter und Erben mit einer riesigen Leerstelle konfrontiert werden. Doch dabei ist ein derartiger Notfallkoffer von enormer Bedeutung! Aus der Ansammlung der Dokumente können nämlich Entscheidungen darüber getroffen werden, wer die Apotheke übernimmt, wo relevante Informationen liegen, wer welche Vollmachten besitzt und welche Besonderheiten in jedem Fall beachtet werden müssen.
Man hat dabei die Wahl, die Daten digital oder in Papierform zu sammeln und in einem Ordner dementsprechend abzulegen. Wichtig ist es auch, die Dokumente regelmäßig zu aktualisieren, denn nur dann kann ein reibungsloser Übergang im Notfall von Statten gehen.
Weshalb sollten auch Apotheker einen Notfallkoffer anlegen?
Auch Apothekeninhaber sollten über die Einrichtung eines derartigen Notfallkoffers nachdenken, denn so ist das reibungslose Weiterführen der Geschäfte abgesichert. Das bringt nicht nur Vorteile in Sachen Kunden, sondern vor allem bietet das auch Sicherheit für bestehende Angestellte. Gleichzeitig liegt es sicherlich im Sinne eines jeden Apothekers, dass der Apothekenbetrieb, in den er viel Herzblut, Kosten und Mühen gesteckt hat, nach dem Ernstfall nicht den Bach runtergeht.
Notfallkoffer für den Apotheker: Was muss konkret rein?
- Gesellschaftsverträge
- Handelsregisterauszug
- Auszug der angehörigen Apothekerkammer
- Mitgliedsbescheid in Apothekerverbänden/ Gewerkschaften
- Grundbuchauszüge
- Konzessionen/ Betriebserlaubnisse
- Kreditverträge und deren Sicherheiten
- Vermögensaufstellung
- Mietverträge (falls vorhanden) über die Räumlichkeiten der Apotheke
- Arbeitsverträge der Mitarbeiter und Gehaltslisten
- Vereinbarungen und Verträge mit Lieferanten ü Bilanzen der letzten Jahre
- Steuerunterlagen
- Betriebliche Versicherungen
- Softwarelizenzen
- Geschäftliche Vollmachten
- Schlüsselverzeichnis und deren Aufbewahrungsorte
- Verzeichnis der Anwälte und Berater
Zusätzlich zu Dokumenten den Betrieb betreffend ist es auch ratsam, allerlei wichtige persönliche Dokumente wie Bankverbindungen, Geburts-, Heiratsurkunden, Rentenbescheide, Ehevertrag, private Vollmachten, Erbvertrag und Testament, Papiere zu Unterhaltsleistungen an überlebende Angehörige, Versicherungspolicen, Geheimzahlen für EC und Kreditkarten.
Notfallkoffer im Todesfall
Aktivierung: Wer kümmert sich darum, dass die nötigen Schritte, die im Notfall festgelegt wurden, in die Wege geleitet werden?
Nachfolge, Liquidation, Verkauf: Was soll mit der Apotheke/ den Anteilen nach dem Tod passieren?
Abwicklung: Wem überträgt der Inhaber die notwendigen Vollmachten, Rechte und Zugänge?
Verträge: Wer kümmert sich um die Kündigung der bestehenden Verträge mit Kunden oder Lieferanten?
Vertreter: Wer soll/ kann den Inhaber im Todesfall kompetent und jederzeit abrufbar bis zur Nachfolge, Liquidation oder zum Verkauf vertreten? Wer hat die nötigen Qualifikationen/ Kompetenzen, wem vertraut der Inhaber?
Kommunikation: Wie wird das öffentliche/ betriebliche Umfeld über den Todesfall informiert?
Notfallkoffer im Krankheitsfall
Vertreter: Wer soll/ kann den Inhaber im Krankheitsfall kompetent und jederzeit abrufbar vertreten?
Informationspflicht: Wer muss bei kurzfristigem Ausfall des Apothekeninhabers informiert werden? (Personal, Gesellschafter, Lieferanten)
Zugang: Wer hat notwendige Zugangsdaten wie Passwörter, Pin-Codes? Auf wen werden die Kontrollvollmachten und Zugangsberechtigungen übertragen? Wer hat die notwendigen Schlüssel für die Apotheke?
3 goldene Regeln für die Absicherung Ihrer Apotheke im Notfall
- Strategisch planen
- Frühzeitig handeln
- Sorgfältig dokumentieren
Weshalb Sie unbedingt einen Steuerberater zu Rate ziehen sollten
Spezialisierte Steuerberater können Ihnen dabei helfen, Ihren persönlichen, ganz individuellen Notfallkoffer zusammenzustellen. Durch die fachgerechte Beratung für den Heilberuf wissen sie ganz genau, welche Dokumente in keinem Falle fehlen dürfen. Sie unterstützen Apotheker und Apothekerinnen dabei, alle erforderlichen Informationen und Papiere zusammen zu tragen. So sind Sie/ Ihre Angehörigem auch im Notfall, bei Krankheit oder im Todesfall bestens vorbereitet! Das kann durchaus auch beim Nachfolgeprozess erhebliches erleichtern.
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