Kennzahlen erleichtern betriebliche Entscheidungen!

In der Betriebswirtschaft gibt es eine Reihe von Kennzahlen, mithilfe derer man Aussagen über die Wirtschaftlichkeit und Effizient eines Betriebs machen kann. Kennzahlen stellen also gewisse Faktoren dar, die Einfluss auf den Umsatz/ den Gewinn der Apotheken nehmen. Aus diesem Grund gelten sie als ein sehr wichtiges Instrument der Betriebssteuerung. Doch nicht alle Faktoren sind dabei gleich bedeutend. Zudem gibt es gewisse Kennzahlen, auf die der Apotheken-Inhaber nur bedingt Einfluss nehmen kann, so in etwa auf Kundenstruktur oder die Fluktuationsrate seiner Mitarbeiter.

Kennzahlen können also bei der Ermittlung von Problemstellen helfen und Stärken und Schwächen des Betriebs aufzeigen. Auf Grundlage der gewonnen Informationen kann der Inhaber dann Entscheidungen treffen, um gewisse Bereiche seines Apothekenbetrieb zu optimieren. Auch bei der grundsätzlichen Koordinierung des Betriebs können sie zu Rate gezogen werden.

In der Regel werden fünf Arten von Kennzahlen unterschieden:

  • Erfolgskennzahlen
    Ermittlung des Erfolgs des Unternehmens: Orientierung an Umsatz, Gewinn, Kapitalkosten, Personalleistung, Rohertrag, Handelsspanne etc.
  • Liquiditätskennzahlen
    Ist der Betrieb liquide? Anlagendeckung, Kapital
  • Rentabilitätskennzahlen
    Orientierung an der Gesamtkapitalrentabilität, Eigenkapitalrentabilität, Umsatzrendite etc.
  • Kennzahlen zur Vermögensstruktur
    Orientierung an Eigen- bzw. Fremdkapitalquote, Verschuldungsquote, Anlagenintensität etc.
  • Kennzahlen zur Umsatzhäufigkeit
    Orientierung an der Lager- und Kapitalumschlagshäufigkeit

Zu Erfolgskennzahlen gehören unter anderem auch jegliche Kennzahlen des Personals wie in etwa die Personal-Gesamtkosten, spezifische Personalkosten, Deckungsbeiträge und die leistungsspezifischen Personalkosten. Dabei wird weiterhin zwischen harten und weichen Kennziffern unterschieden. Kennzahlen das Lager betreffend werden der Kategorie der Rentabilitätskennzahlen zugeordnet. Dazu gehört bspw. auch die Lieferfähigkeit der Apotheke. Kennzahlen zur Vermögensstruktur sind neben den genannten zudem der Lagerwert und die Kapitalbindung.

Wie sieht die Arbeit mit Kennzahlen aus?

Da auf lange Sicht nur diejenigen Apotheken am Markt bestehen können, die rentabel betrieben werden, ist die Arbeit mit Kennzahlen fast unabdingbar. Am Besten gelingt dies gemeinsam mit einem Steuerberater mit Fachausrichtung für den Heilberuf, da dieser die branchenspezifischen Kennzahlen und ihren Einfluss genauestens kennt.

In der Regel gilt für jede Kennzahl eine feste Formel, mithilfe derer dann die entsprechenden Werte berechnet werden können.

Vorteile der Arbeit mit Kennzahlen

Durch die Berechnung der Kennzahlen anhand fixer Formeln lässt sich objektiv evaluieren, wie wirtschaftlich ein Apothekenbetrieb ist. Erfolgt die Einschätzung der Wirtschaftlichkeit dagegen durch die subjektive Wahrnehmung oder persönliche Einschätzungen des Inhabers und seiner Mitarbeiter, schleichen sich meist gravierende Fehler ein. Die Folge können unvorhergesehene Problemstellen sein, die dem Betrieb auf lange Sicht schaden. Aus diesem Grund ist es immer ratsam sich auf die belegbare Zahlen und Fakten zu beziehen, um so gegebenenfalls eine strategische Umorientierung der Apotheke zu vollziehen.

Wichtig ist aber auch, die ermittelten Zahlen zu interpretieren und Rückschlüsse zu ziehen, d.h. konkrete Maßnahmen tatsächlich umzusetzen und sich nicht nur auf den Ergebnissen auszuruhen.

Die 10 wichtigsten Kennzahlen für Apotheken

Gesamtkapitalrendite

… zeigt an, wie effizient die Apotheke mit den ihr zur Verfügung stehenden wirtschaftlichen Mitteln haushaltet.

Berechnung
Rendite = (Gewinn/ eingesetztes Kapital) x 100

Lagerdrehzahl

… zeigt an, wie schnell sich das Lager umschlägt. D.h. wie schnell versch. Warengruppen das Lager verlassen.

Berechnung
Lagerdrehzahl = Wareneinsatz / Warenlagerwert

Kapitalbindung

… ist der Betrag, auf den für einen Zeitraum x nicht zugegriffen werden kann

Berechnung
je nach Finanzierungstyp und Kreditgeber anders

Lieferfähigkeit

… gibt an, wie schnell eine Apotheke Kunden mit Medikamenten versorgen kann (hängt auch mit dem Bestand des Warenlagers zusammen). Werden alle Liefertermine eingehalten, beträgt die Lieferfähigkeit der Apotheke 100%.

Berechnung
Lieferfähigkeit = Anzahl der Bestellungen mit Terminzusage / Gesamtanzahl der Bestellungen

Lagerkosten

… geben an, wie viel Geld für die Lagerhaltung benötigt wird. Dazu gehören Raumkosten, Kosten für den Lagerbestand etc.

Berechnung
Lagerkosten = (Einstandspreis x Lagerkostensatz) / 100

Durchschnittlicher Lagerbestand

… gibt die Anzahl derjenigen Waren an, die vorrätig im Lager vorhanden sind.

Berechnung
Durchschnittl. Lagerbestand = Anfangsbestand + Endbestand / 2

Stammkundenquote

… gibt den Anteil der Stammkunden am Gesamtumsatz an (durch WWS bspw. nachvollziehbar).

Berechnung
Stammkundenquote = Umsatz mit Stammkunden / Gesamtumsatz

Neugewinnungsquote

… gibt den Anteil neuer Kunden am Gesamtumsatz an.

Berechnung
Neugewinnungsquote = Umsatz mit Neukunden / Gesamtumsatz

Personal-Gesamtkosten

… zeigen an, wie hoch die Kosten für die Mitarbeiter sind.

Berechnung
Personal-Gesamtkosten pro Monat = (Bruttogehalt pro Jahr / Anzahl der Monate) x 1,25

ODER

Personal-Gesamtkosten pro Jahr = Bruttogehalt pro Monat x Anzahl der Monate x 1,25

Fluktuationsrate

… zeigt den Anteil derjenigen Mitarbeiter an, die im Laufe eines Geschäftsjahres den jeweiligen Apothekenbetrieb verlassen.

Berechnung
Fluktuationsrate = Anzahl der Abgänge / durchschnittl. Personalbestand

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