Kassenprüfung in Apotheken: Wie ist der Ablauf?

Montag Morgen 8:11 Uhr, ein älterer Herr mit Hut betritt meine Apotheke und wünscht ein Nasenspray... So harmlos kann eine Kassennachschau aussehen. Kann, muss aber nicht. Denn bei einer Kassennachschau kann der Prüfer vom Finanzamt ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten der Apotheke die Kassenführung überprüfen. Irrelevant ist hierbei, ob ich in meiner Apotheke eine offene Ladenkasse oder ein elektronisches Kassensystem wie in etwa in Form einer Registrierkasse verwende. Die Kassennachschau ist jedoch keine normale Betriebsprüfung, da diese nach wie vor im Vorhinein angemeldet werden muss. 

In der Regel unterscheidet man zwei Stufen der Kassenprüfung:

1. Prüfer tarnen sich oftmals als Käufer, so wie der Mann mit Hut. Verlangt er bspw. beim Kauf eines Medikaments einen Bon, kann er bereits erste Erkenntnisse über die Handhabung der Bareinnahmen und des Kassensystems erlangen. Hierzu ist kein Dienstausweis notwendig.
2. Verlangt der Prüfer nun weitere Informationen zur Kassenführung, wie in etwa die Einsicht in Bücher und Sonstige Aufzeichnungen, so muss er jedoch einen Dienstausweis vorlegen.

Welche Unterlagen muss ich vorzeigen?

Der Zuständige des Finanzamts kann zunächst theoretisch alle die Kasse betreffenden Unterlagen des aktuellen Wirtschaftsjahrs einfordern und überprüfen.  Hierzu zählt auch die Überprüfung des Kassensystems, der Belege, der Kassensturz sowie sonstige Organisationsunterlagen der Kasse. In der Regel ist auch das geführte Kassenbuch betroffen. Auch Medikamentenbücher und Bestelllisten können zur Einsicht angefordert werden. Geprüft wird also, ob die Unterlagen vollständig, sachlich richtig geordnet und zeitlich richtig zugeordnet sind.

Vollständigkeit

• Einnahmen & Ausgaben erfasst
• Ist eine fortlaufende Nummerierung der Bons zu erkennen
• Wurden Rechnungen nachträglich geändert

sachliche Zuordnung

• Klare Trennung zwischen Einnahmen & Ausgaben
• Stimmen Tagesendsumme und die Umsätze der Kasse überein

zeitliche Zuordnung

• Passen die Daten (Datum, Uhrzeit) auf den Kassenzetteln zu den jeweiligen Umsätzen
• Können alle Unterlagen (elektronisch oder nicht) bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden

Wie ist sie gesetzlich geregelt?

Wie alle Kontrollen durch das Finanzamt ist auch die Kassennachschau gesetzlich gesichert. Nach § 146 der Abgabenordnung vom 1.1.2018 ist es Amtsträgern des Finanzamts erlaubt, unangekündigt Kassenprüfungen vorzunehmen. Anlass des neuen Gesetzes war zunächst der zunehmende Betrug mithilfe von manipulierbaren Kassensystemen. Die neue Kassenregelung von 2018 ist jedoch nicht final, denn geplant ist bis 2020 die Einführung neuer technischer Anforderungen an die Kassen sowie die Verpflichtung der Belegausgabe.

Wann bin ich von einer Nachschau betroffen und wie kann ich mich vorbereiten?

Überall wo große Mengen an Bargeld fließen, sind Kassennachschauen sehr beliebt. Da auch das Tagesgeschäft der Apotheken hauptsächlich mit Bargeld gemacht wird, sind sie von Kassennachschauen besonders betroffen. Die Finanzverwalter wählen die zu prüfenden Apotheken meist willkürlich aus. Die beste Vorbereitung ist es deshalb, in der Apotheke eine finanzkonforme Registrierkasse einzusetzen, die jeglichen Geldtransfer unmittelbar aufzeichnet. So wird mir die Kassennachschau nicht zum Verhängnis.

Zu beachten ist aber auch, dass eine Kassennachschau jederzeit stattfinden kann – also auch an Sonn- und Feiertagen, sowie auch im Not- und Nachtdienst.

Was passiert, wenn meine Kasse nicht stimmt? Welche Strafen drohen mir?

Sollte der Prüfer zu der Annahme kommen, die Kasse werde nicht ordentlich geführt, so kann er eine umfassende Betriebsprüfung meiner Apotheke veranlassen. Diese muss er dann jedoch vorher ankündigen. 

Kann ein Apotheker bei der Kassennachschau keine ordnungsgemäße Kassenführung vorweisen, drohen ihm Geldbußen in Höhe von bis zu 25.000€. Gegebenenfalls kommen außerdem Anschuldigungen der Steuerhinterziehung sowie der Versäumnis der Einzelaufzeichnungspflicht hinzu. 

Kann ich eine Nachschau verweigern oder verschieben?

Grundsätzlich kann ich als Apotheker die Nachprüfung meiner Kasse verweigern. Der Kassenprüfer hat nämlich nicht das Recht, sich gegen den Willen des Inhabers, Zutritt zu den Geschäftsräumen oder der Kasse zu verschaffen. Verweigere man die Nachschau, muss man jedoch damit rechnen, dass die Apotheke einer umfassenden Betriebsprüfung unterzogen wird. Deshalb lässt sich eher dazu raten, in den sauren Apfel zu beißen und die Kassenschau anzunehmen.

Zudem kann der Inhaber um einen Aufschub der Prüfung bitten. Dies gilt jedoch nur dann, wenn durch die Kassenprüfung eine eindeutige Behinderung des Geschäftsbetriebs stattfindet. Sollte der Inhaber nicht anzutreffen sein, so können auch seine Mitarbeiter von einem Aufschub Gebrauch machen.

Ist der jeweilige Prüfer befugt, Steuern unmittelbar in Bar einzutreiben?

Nein, ist er definitiv nicht. Das Finanzamt hat nach einer Kassennachschau weder das Recht Steuern festzusetzen, noch einzutreiben. Sollte ein vermeintlicher Prüfer dies verlangen, so ist klar, dass es sich um einen Betrüger handelt, der einen über den Tisch ziehen will.