IKS & Verfahrensdokumentation für die Apotheke

Im Jahr 2015 wurden die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff eingeführt. Diese Grundsätze sind keine gesetzlichen Vorschriften, werden aber seither auch bei Betriebsprüfungen angewandt. Interessant ist dies auch für den Apotheker, da dessen Warenwirtschaftssysteme zu den Buchführungssystemen zählen. Hierfür muss, um sich größeren Ärger mit dem Finanzamt zu ersparen eine Verfahrensdokumentation und ein IKS (internes Kontrollsystem) in der Apotheke eingeführt werden.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

In der Apotheke fallen täglich regelmäßige Arbeitsschritte an und es werden für unterschiedliche technische Umsetzung entsprechende Systeme eingesetzt. Diese Prozesse werden durch die Verfahrensdokumentation beschrieben. Die Durchführung ist zum größten vergleichbar mit den Prozessen des, von der Apothekenbetriebsordnung geforderten, Qualitätsmanagementsystems. Jedoch reichen diese Normen nicht aus, um sämtliche Anforderungen einer Betriebsprüfung zu erfüllen. Es müssen also weitere Maßnahmen ergriffen werden, für deren korrekte Umsetzung idealerweise ein erfahrener Steuerberater heranzuziehen ist. Ziel ist es am Ende alle zustande gekommenen buchungsrelevanten Zahlen nachvollziehbar dokumentiert zu haben.

Die Verfahrensdokumentation betrifft folgende Bereiche einer Apotheke:

• Wareneingang und Verkauf, sowohl im Laden als auch online
• sämtliche Umsatzabrechnungen
• steuerlich relevanter Datenaustausch sowie Weitergabe von Unterlagen an den Steuerberater
• das Warenwirtschaftssystem
• E-Mails
• alle Mechanismen zur Kontrolle von Tätigkeiten; internes Kontrollsystem
  
  

Vielerorts wird die Verfahrensdokumentation von Apotheken als Mammutprojekt angesehen und als unangenehme Aufgabe. Dabei ist es „lediglich“ eine Fleißaufgabe, die im Normalfall nur bei der erstmaligen Aufsetzung wirklich Zeit beansprucht.

Was ist ein IKS (internes Kontrollsystem)?

Ein internes Kontrollsystem ist Teil der Verfahrensdokumentation und beschäftigt sich mit der Erfassung aller prüfenden Aktivitäten im Alltag des Apothekenbetriebs. Ein beliebtes Beispiel hierfür ist die Kontrolle bzw. der Abgleich von Bestell- und Lieferumfang im Wareneingang. Mithilfe dieser Prüfung können umgehend evtl. auftretende Unstimmigkeiten erfasst und Maßnahmen ergriffen werden. Systeme, die eine exakte Zuordnung des Mitarbeiters zum Geschäftsvorfall am Kassensystem ermöglichen gehören ebenfalls zum IKS. Diese Prozesse werden von Apothekern oft in Ihrer Wirkung unterschätzt.

Dabei regelt ein IKS, sobald es aufgesetzt wurde, den Schutz und die Sicherung des bestehenden Vermögens, zeitnahe Aufzeichnungen zu erstellen und die Verbesserung des betrieblichen Wirkungsgrades.

Ein internes Kontrollsystem wird zudem in vier Prinzipien unterteilt:

1. Funktionstrennung
   Klare Trennung der vollziehenden und buchhalterischen Arbeitsabläufe
2. Organisatorische Regelung
   Angemessene Regelung, die die Programmierung der Arbeitsabläufe und die Aufbauorganisation voneinander abgrenzt
3. Automatische Kontrolle
   von betrieblichen Abläufen, die Unsicherheiten in sich tragen können
4. Mindestinformation
   Mitarbeiter erhalten durch das System nur eine Mindestinformation für die jeweiligen Prozesse. Beispielsweise gehören Schutzmaßnahmen gegen beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten hier dazu. 
   
   

Welche Vorteile bringt das meiner Apotheke?

Soll eine Verfahrensdokumentation in der Apotheke implementiert werden, ist dies mit zunächst hohen Kosten verbunden und schreckt daher viele Apotheker ab. Doch was kann stattdessen passieren? Eine durchschnittliche Apotheke, die ohne Verfahrensdokumentation arbeitet, spielt mit dem Risiko, bei der einer Betriebsprüfung mit Sicherheitszuschlägen auf den eigenen Gewinn rechnen zu müssen. Diese Steuernachzahlungen können sich im Falle dessen auf Beträge zwischen 10.000€ und 30.000€ belaufen, da ein Formalmangel in den Abläufen der Apotheke besteht. Die Angreifbarkeit durch das Finanzamt wird durch Verfahrensdokumentation und IKS also enorm reduziert und im Falle einer unangekündigten Kassennachschau ist der Apotheker bestens gewappnet.

Darüber hinaus hilft Ihnen das IKS, die Qualität Ihrer Buchhaltung deutlich zu steigern. Da alle Abläufe und Prozesse eindeutig dokumentiert werden, senkt dies auch das Risiko von kosten- und zeitintensiven Rechtsstreitigkeiten.