Controlling: Wirtschaftliche Steuerung & Kontrolle Ihrer Apotheke

Controlling bzw. die Steuerung verschiedener Kennzahlen ist ein unverzichtbarer Bereich für die Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit von Unternehmen. Immer wichtiger wird dieses Aufgabenfeld auch in Apotheken und dort speziell hinsichtlich des Warensortiments. Auf den Apotheker bezogen, möchte dieser dabei natürlich die möglichst optimalen oder idealen Zahlen und Zustände in seiner Apotheke oder auch Filialen erreichen. Hierfür muss ein bestimmter Know-How Stand im Bereich Controlling in der Apotheken vorhanden sein, um dann mit bestimmten Werkzeugen und Kennzahlen in der Apotheke zu arbeiten. Eine wichtige Rolle spielt dabei auch der Kunde.

Der Idealfall

Eine Bilderbuch-Apotheke, in der das Controlling perfekt funktioniert und etwaige Kennzahlen an den Idealfall des betriebswirtschaftlich Möglichen gebracht hat, würde wie folgt aussehen:

• Stets sofortige Lieferfähigkeit aller Produkte
• Defektquote von Produkten gleich Null
• Hohe Anzahl an Schnelldreher; Produkte mit mehrfachem Lagerumschlag pro Jahr
• weit entfernt liegende Verfallszeiten, die dazu bestenfalls keine Rolle aufgrund des schnellen Produktumschlags spielen
• bezahlbares Warenlager
• Hoher Rohertrag

Notwendig zum Erreichen dieser Werte ist beispielsweise eine enge Kooperation zwischen dem Controller und dem Apotheker sowie der Warenwirtschaft, dem Rechenzentrum und besonders dem Steuerberater.

Die Rolle der PKA

Die pharmazeutisch-kaufmännische Assistentin bzw. der Assistent kann bei der Durchführung eines wirkungsvollen Controllings in der Apotheke einen wichtigen Beitrag leisten. Ist das notwendige betriebswirtschaftliche Hintergrundwissen gegeben, kann sie wertvolle Daten liefern und zur Umsetzung des Apotheken-Controllings beitragen. Denn eine erfolgreiche Apotheke definiert sich nicht ausschließlich durch den Verkauf und die Beratung an der Ladentheke, sondern auch immer mehr durch exzellente Arbeit im Backoffice.

Diese besteht aus der idealen Zusammenstellung und Präsentation des Arzneimittelsortiments, um damit die am Standort vorzufindende Zielgruppe anzusprechen. Denn eine gewisse Profilierung im Bereich des Sortiments kann im Kampf um die beste Marktposition entscheidend sein. Die PKA spielt somit eine, vor allem perspektivisch gesehen, wichtige Rolle für die Apotheke und das Controlling.

Die Ausrichtung des Apothekensortiments am Kunden

Vielerorts werden in Apotheken der Einkauf und die Sortimentszusammenstellung eher davon bestimmt, hohe Bestellmengen und damit einhergehende Rabattierungen anzustreben. Damit wird allerdings ein essenzieller Faktor fälschlicherweise zu niedrig priorisiert: Die Wünsche und Bedürfnisse der Ziel- bzw. Kundengruppe. Besonders nicht verschreibungspflichtige oder Freiwahl-Artikel werden nach diesem Motto angeschafft. Oftmals mündet dies darin, dass sich eine Vielzahl an Ladenhütern in den Regalen der Apotheke anhäuft. Das sollte natürlich vermieden werden.

Permanente Analysen und Optimierungen des Apothekensortiments rechtfertigen daher Ihre Notwendigkeit. Einen Königsweg gibt es hierfür allerdings nicht und die idealen Herangehensweisen entwickeln von Apotheke zu Apotheke entsprechend der Ausgangssituation individuell. Grundlage für alle Maßnahmen sind aber Auswertungen und Daten der Warenwirtschafts-EDV,  bzw. der Apothekensoftware die Auskünfte geben zur Preisbildung, zu Umsätzen, zum Absatz bestimmter Warengruppen, etc.

Wie schon angesprochen, dreht sich beim Apotheken-Controlling vieles um das Sortiment. Dabei müssen zum Beispiel Überbestände sowie Fehlmengen im Warenlager auf ein Minimum begrenzt werden, während für alle Arzneimittel eine stetige Lieferfähigkeit garantiert und Lagerhaltungskosten so klein wie möglich gehalten werden sollten.

Die ABC-Analyse in der Apotheke

Entscheidende Kennzahlen für das Controlling in einem Unternehmen sind bekanntermaßen die Rentabilität, Personal- oder Raumkosten, der Rohertrag oder auch der Umsatz pro Mitarbeiter. Speziell in der Apotheke sind der Lagerumschlag zu betrachten, eingelöste Rezepte oder auch der Korbumsatz.

Ein zu empfehlendes Controlling-Instrument in der Apotheke ist beispielsweise die ABC-Analyse. Sie bewertet, welche Artikel im Sortiment die absoluten Verkaufsschlager sind, welche durchschnittlich gut verkauft werden und welche nur kaum verkauft werden. Sie unterteilt mit Hilfe einer ABC-Einteilung, welche Produkte wie stark zum Erfolg der Apotheke beitragen und wirklich Gewinn machen. Die Kriterien für solch eine Sortimentsbewertung können beispielsweise der Umsatz der einzelnen Produkte, der Rohertrag, die Umschlagszahlen im Lager oder die Brutto-Nutzen-Kennziffer sein.

Beispiel Rohertrag:

Einteilung der ABC-Klassen nach kumuliertem Rohertrag. Dabei müssen alle Produkte zunächst nach Höhe des Rohertrags sortiert werden. Die Artikel, die nun 75% des kumulierten Rohertrags erwirtschaften werden als A-Produkte geführt, die darauf folgenden 15% als B-Produkte und die übrigen Produkte fallen in die Klasse C.

Diese Darstellung arbeitet mit relativen Grenzen in Prozent. Eine ABC-Analyse kann aber auch mit absoluten Grenzen durchgeführt werden, wie dem Rohertrag oder Stückertrag der Artikel von x-Euro. Notwendige Zahlen hierfür liefert das Warenwirtschaftssystem.

Wie in der Beispiel-Tabelle zu sehen, und zudem ein gängiger Fall in vielen Apotheken, bildet eine verhältnismäßig kleine Anzahl an Produkten den wichtigsten Teil für den wirtschaftlichen Erfolg. Dagegen trägt eine Vielzahl weniger rentablerer Produkte kaum zum Erfolg bei oder verursacht teilweise sogar Kosten. Ursache hierfür ist unter anderem die notwendige Haltung von Vorräten für Arzneimittel gegen seltene Erkrankungen als Folge des Kontrahierungszwanges von Apotheken.

Aufgrund dessen gilt es, eine ABC-Analyse in der Apotheke mit Vorsicht zu genießen, da Ihre Aussagefähigkeit durch derartige Fälle nur bedingt gegeben ist.

Betrachtet man allerdings das Sortiment in der Freiwahl oder Sichtwahl der Apotheke ist die ABC-Analyse überaus geeignet die wirtschaftlichen Apotheken-Kennzahlen zu verbessern. Ein A-Artikel leistet den größten Beitrag zum Erfolg der Apotheke, muss daher in der Warenpräsentation bevorzugt behandelt werden und eine prominente Position in den Regalen besitzen. Für B-Artikel gilt es stets, diese im Rahmen der noch übrigen Mittel zu pflegen. C-Artikel sollten genau unter die Lupe genommen werden und gegebenenfalls sogar aus dem Sortiment entfernt werden.

Eine wichtige Rolle bei der Analyse und späteren Sortierung und Platzierung er Artikel in der Apotheke spielt immer mehr das Category Management. Dieses Modell arbeitet stark mit der bereits oben angesprochenen kundenorientierten Sortimentswahl und ist bereits in vielen Apotheken gang und gäbe und kann zu kräftigen Steigerungen im Abverkauf führen.