Buchführung in der Apotheke: Das müssen Sie wissen!

Wer einen Apothekenbetrieb besitzt oder vorhat einen zu gründen, wird automatisch immer mit der Finanzbuchhaltung konfrontiert sein. Denn sie stellt einen wesentlichen Teil des betrieblichen Rechnungswesens dar und ist für die Führung einer Apotheke unabdingbar. Die Finanzbuchhaltung umfasst also alle Buchungen sowie Zahlungsvorgänge, die im Betrieb getätigt werden. 

Welchen gesetzlichen Rahmen gibt es?

Die sog. Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) schreiben einem jeden Apotheker vor, eine vollständige Finanzbuchhaltung zu führen. Das GoB beruft sich dabei auf die 7 folgenden wesentlichen Prinzipien:

Grundsatz…

• …der Richtigkeit und Willkürfreiheit: Geschäftsvorfälle müssen tatsächlich stattgefunden haben und objektiv aus den Büchern hergeleitet werden können.
• …der Klarheit und Übersichtlichkeit: Buchführung muss klar und übersichtlich durchgeführt werden damit auch Dritte die Daten nachvollziehen können.
• …der Einzelbewertung: jegliche Vermögensgegenstände müssen einzeln bewertet werden.
• …der Vollständigkeit: Die Buchführung muss lückenlos sein.
• …der Ordnungsmäßigkeit: jeglicher Geschäftsvorfall muss zeitnah und in chronologischer Reihenfolge erfasst werden.
• …der Sicherheit: jegliche Unterlagen müssen ordnungsgemäß und sicher archiviert werden.

Belegprinzip
Jegliche Tätigkeit muss durch einen Beleg bezeugt werden.

Doch sie ist mehr als nur eine Verpflichtung gegenüber den steuerrechtlichen Vorschriften denn sie bietet dem Apotheker selbst die Möglichkeit, seine eigenen Geschäfte und die Wirtschaftlichkeit seines Betriebs besser zu bewerten.

Externes Rechnungswesen: Grundlagen der Finanzbuchhaltung

Wie bereits erwähnt umfasst die Buchhaltung jegliche Bestände sowie Zahlungsein- und Ausgänge die die Apotheke verzeichnet. Es liefert dem Finanzamt (und dem Apotheker) wichtige Zahlen auf deren Basis anschließend die Besteuerung berechnet wird. Um die Finanzlage des Betriebs hinreichend zu dokumentieren kann man bspw. auf die Bilanz, Jahresabschlüsse und die sog. Gewinn-Verlust-Rechnung zurückgreifen.

Nun zum Begriff des externen und internen Rechnungswesens:

1. extern: Rechnungslegung, Abbildung der finanziellen Lage des Betriebs nach außen (also für Kapitalgeber, Gläubiger, das Finanzamt, den Staat etc.)
2. intern: Kostenrechnung, Erlösrechnung, Investitionsrechnung (Adressaten sind unternehmensinterne Personen wie in etwa Mitarbeiter)

Aufgaben des externen Rechnungswesens:

a. Disposition: Die berechneten Zahlen werden für den Apothekeninhaber/ das Management aufbereitet und stellen somit die Basis für künftige unternehmerische Entscheidungen des Apothekers dar.

b. Dokumentation: Belege werden gesammelt und in eine Ordnung gebracht, um Zahlungsvorgänge und sonstige Geschäftsabläufe zu dokumentieren. (Zu beachten ist, dass die Belege über eine Zeitspanne von mind. 6 Jahren aufbewahrt werden müssen)

c. Bereitstellung von Informationen: Die gewonnen Daten dienen dem Finanzamt dazu, einen Einblick in die Einnahmen sowie Ausgaben der Apotheke zu bekommen.

d. Kontrolle: Eine weitere Aufgabe des externen Rechnungswesens ist es, die Wirtschaftlichkeit und die Effizienz regelmäßig zu kontrollieren. Da die Zahlen Aufschluss über das Geschäftswesen der Apotheke liefern, kann der Inhaber (wenn nötig) rechtzeitig vom ursprünglichen Kurs  abweichen und neue Handlungsstrategien entwickeln.

Welche Formen der Finanzbuchhaltung gibt es?

Die klassische Finanzbuchhaltung eines jeden Unternehmens umfasst drei wesentliche Teilbereiche: die Kreditoren-, die Debitoren- und Anlagenbuchhaltung. Erstere befasst sich zunächst einmal mit Lieferanten und Dienstleistern der Apotheke, den sog. Kreditoren. Bei dieser Form der Buchhaltung werden also die Kontokorrentbeziehungen zwischen den Kreditoren und dem jeweiligen Apothekenbetrieb festgehalten. Die Kreditorenbuchhaltung ist also dafür da, noch offene Rechnungen der Apotheke gegenüber eines Unternehmens oder eines Unternehmens gegenüber der Apotheke im Auge zu behalten. Durch diesen Überblick können bspw. unnötige Mahngebühren vermieden werden.  Die Debitorenbuchhaltung bildet sozusagen das Gegenstück zur Kreditorenbuchhaltung, denn sie beinhaltet die Forderungen aus gewissen Lieferungen oder sonstigen Leistungen an die Kunden. Als Debitoren werden also die Kunden der Apotheke bezeichnet, denn diese nehmen Leistungen in Anspruch die in Rechnung gestellt werden. Durch die Debitorenbuchhaltung behält die Apotheke stets den Überblick über offene Forderungen. Dritter und letzter Teilbereich der klassischen Finanzbuchhaltung ist die Anlagenbuchhaltung. Ihre Aufgabe ist es, Zu- und Abgänge des Anlagevermögens zu erfassen. Gleichzeitig gehört zum Aufgabenfeld die Ermittlung und Buchung von Abschreibungen, also Wertminderungen von betrieblichen Sachanlagen.

Keine Finanzbuchhaltung ohne Belege

Die Aufbewahrung von Belegen ist das A und O einer jeden Finanzbuchhaltung. Denn ohne Belege, kein Beweis! Aus diesem Grund ist ein jeder Apotheker per § 140 der Abgabenordnung dazu verpflichtet jegliche Belege aufzubewahren. Hierzu gehören unter anderem Quittungen, Rechnungen, Mahnschreiben, Kontoauszüge und sonstige Dokumente, aus denen Zahlungsvorgänge hervorgehen – also auch Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Ausfuhrnachweise. Es handelt sich also sowohl um Eingangs- als auch Ausgangsbelege. Um nicht in der Fülle der Belege zu ertrinken gibt es diverse Buchhaltungsprogramme sowie qualifizierte Steuerberater, die sich dessen annehmen. Diese dienen dazu, Ordnung zu schaffen. Wichtig ist, dass keine Buchung ohne Beleg getätigt werden sollte. Das heißt also auch, wenn der Apotheker schlicht in die Kasse greift.

Welche Belege gibt es?

1. Fremdbelege/ externe Belege: entstanden außerhalb des Apothekenbetriebs
2. Eigenbelege/ interne Belege: angefallen innerhalb des Apothekenbetriebs
3. Notbelege: müssen dann ausgestellt werden, wenn kein Fremdbetrag vorliegt und ein Ersatz notwendig ist

Zu beachten ist, dass die verschiedenen Typen von Belegen unterschiedlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Bilanzen, Jahresabschlüsse oder sonstige Steuerunterlagen müssen per Gesetz zehn Jahre lang aufbewahrt werden, während einfach Eingangs- sowie Ausgangsbelege nur sechs Jahre verwahrt werden müssen. Auch bspw. der Kassenbericht muss zehn Jahre aufbewahrt werden.

Wie ordnet man diese am Besten?

Um dem Chaos bei der Ordnung der Belege zu entgehen, gibt es ein paar Tipps zu beachten. Am sinnvollsten ist es bspw. Rechnungen immer nach dem Datum zu sortieren. Die Ordnung nach der Rechnungsnummer bietet sich dagegen eher weniger an, da sie im Vergleich zum Datum schwerer nachzuvollziehen ist. Außerdem gibt es die Möglichkeit, Belege nach gewissen Produktsortimenten oder Herstellern zu sortieren.

Doch nicht nur die Aufbewahrung und Verbuchung der Belege ist wichtig. Steuerberater bringen zusätzliches, durchaus wertvolles Fachwissen mit, da sie sich mit den Gegebenheiten der Apotheke bestens auskennen. Gleichzeitig haben sie immer im Blick, dass rechtliche Vorschriften eingehalten werden müssen.

Buchhaltungsprogramme- und Softwares:

Sog. Buchhaltungsprogramme können dazu beitragen, eine Menge Zeit sowie Aufwand bei der Buchhaltung zu sparen. Gleichzeitig sind sie nützliche Hilfsmittel, um Fehler zu vermeiden. Verschiedene Hersteller bieten Programme zur Buchführung an, hierzu gehören zum Beispiel Lexware, WISO 365, Sage 50, Datev und SevDesk. Wobei letzteres eher einem Online-Tool entspricht. Während Lexware zu einem der bewährtesten und bekanntesten Programmen gehört, ist das WISO Buchhaltungsprogramm optimal für Benutzer mit wenig Erfahrung. Sage 50 ist primär für Nutzer ausgelegt, die sich bereits mit der Buchhaltung auskennen. Datev ist das Programm, mit dem Steuerberater vermehrt arbeiten und deshalb sog. das Standardprogramm.

Unterschied Finanz- und Bilanzbuchhalter

Die beiden Berufstypen unterscheiden sich zunächst dadurch, dass sie unterschiedliche Aufgabengebiete besitzen. Der Finanzbuchhalter kümmert sich bspw. auf einen bestimmten Teil des betrieblichen Rechnungswesens auf den er spezialisiert ist, während ein Bilanzbuchhalter einen weiteren Tätigkeitsbereich abdeckt. Er weiß also über die finanzielle Situation, die Liquidität und die Rentabilität der Apotheke Bescheid. Beiden Formen, also Finanz- sowohl Bilanzbuchhalter liegt eine Ausbildung zum Steuerfachangestellten zugrunde. Durch eine Weiterbildung wird man dann vom Steuerfachangestellten zum Bilanzbuchhalter – einem Spezialisten für Bilanzen. 

Und was ist eigentlich ein Buchhalter? Der Begriff des Buchhalters ist in Deutschland keine geschützte Berufsbezeichnung, sie bezieht sich also lediglich auf jemanden, der eine buchhalterische Tätigkeit ausübt. Um sich Buchhalter nennen zu können, muss eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung vorliegen.

Welche Kompetenzen bringen Finanz- und Bilanzbuchhalter also mit?