Die ABC-Analyse als Instrument der betriebswirtschaftlichen Auswertung

ABC-Analyse: Was ist das eigentlich?

Bei der sog. ABC-Analyse handelt es sich in erster Linie um ein Analyseverfahren der Betriebswirtschaft, bei dem Objekte (gleich welcher Kategorie) in drei Klassen A, B und C eingeteilt werden. In der Mehrheit der Fälle wird sie eingesetzt, um den Umsatz von verschiedenen Waren zu evaluieren und zu vergleichen. Weiterhin können aber auch die Kundenstruktur oder die Mitarbeiter mithilfe der ABC-Analyse kategorisiert werden. Sie stellt somit ein wichtiges Controlling Instrument dar. Aus den Ergebnissen der Analyse kann der Geschäftsführer dann Maßnahmen ergreifen und bspw. gewisse Warengruppen aus dem Sortiment nehmen oder im Falle der Analyse der Kunden, die Marketing-Strategie so anpassen, dass künftig vermehrt die Zielgruppe angesprochen wird.

Eine ABC-Analyse lohnt sich dann, wenn sich die zu analysierenden Objekte hinsichtlich eines gewissen Kriteriums stark voneinander unterscheiden, d.h. wenn bestimmte Warengruppen besonders gut laufen, anderen dagegen überhaupt nicht über den Ladentisch der Apotheke gehen. Wären der Umsatz und die Verkaufszahlen einzelner Arzneimittel bspw. nahezu identisch, wäre es wenig sinnvoll eine solche Analyse anzustellen. Auch wenn diese Fälle eher untypisch sind, vorstellbar sind sie dennoch.

ABC-Analyse in der Apotheke

Jeder Apotheker stellt sich mindestens einmal im Jahr die Frage, welche Arzneimittel er weiterhin im kommenden Jahr anbieten soll und welche Waren sich als Ladenhüter entpuppen und daher eher aus dem Sortiment genommen werden sollten. Um sich einen besseren Überblick darüber zu verschaffen, welche Waren am umsatzstärksten bzw. schwächsten sind, kann er dann sog. ABC-Analyse zu Rate ziehen.

Die Einteilung in die Kategorien A, B und C ist dabei wie folgt zu verstehen: Erstere sind die sog. Top-Seller, Letztere die Ladenhüter. Kriterien der Einteilung sind bspw. Umsatz, Ertrag und die Lagerdrehzahl.

Die 6 Schritte der ABC-Analyse

• Selektionskriterium wählen (Umsatz, Ertrag, Lagerdrehzahl)
• Sortierung der Ware gemäß jenen Kriteriums
• Berechnung des prozentualen Anteils an der Gesamtsumme
• Berechnung der kumulativen Summe (immer im Hinblick auf das gewählte Kriterium)
• Festlegung von Grenzen: zum Beispiel sind die Artikel, die 75% des aufsummierten Ertrags erbringen die sog. A-Artikel; Artikel die nur 15% erbringen sind B-Artikel; alles darunter sind C-Artikel
• Konsequenzen ziehen und Entscheidungen hinsichtlich der Bestückung des Lagers treffen

Musterbeispiele einer ABC-Analyse

Beispiel hinsichtlich der Warenwirtschaft einzelner Arzneimittel

Arzneimittel	Rohertrag	Anteil am Gewinn	kumulierter Gewinnanteil	Klasse
Grippe-Adé	78.000€	28,15%	28,16	A
Magenfein	65.000€	23,46%	51,62	A
Nervenwohl	45.000€	16,24%	67,87	A
Slim-Mix	25.500€	9,2%	77,08	B
Vitaminos	25.000€	9,0%	86,1	B
Kopfschmerzstopp	23.000€	8,3%	94,4	B
Hustenlos	8.000€	2,88%	97,29	C
Nasenfrei	7.500€	2,7%	100	C
SUMME 277.000€

In diesem Fall wäre es sinnvoll, die der Klasse A angehörigen Arzneimittel weiterhin konstant im Lager zu führen. Bei dem Medikament ‚Hustenlos’ würde es sich anbieten, die Umsatz- und Verkaufsentwicklung weiterhin zu beobachten und dann zu entscheiden, ob und in welchem Ausmaß das Produkt weiterhin in der Apotheke geführt werden soll.

Zu beachten ist auch, dass die ABC-Analyse nicht nur in Bezug auf die Ware eingesetzt werden kann! Man kann damit auch Kunden kategorisieren. Es ergibt sich bspw. die Einteilung in Top-, Durchschnitts- und Gelegenheitskunden. Hier werden dann nicht die Artikel, sondern die Einkaufsgewohnheiten der Kunden betrachtet. Je nach Ergebnis kann dann bspw. das Warensortiment oder der Werbeauftritt der Apotheke angepasst werden.

Beispiel hinsichtlich der Kunden

Möchte der Apotheker nun wissen, welche Kunden für sein Geschäft am wichtigsten sind, demnach also den höchsten Anteil an der Generierung des Umsatzes haben, bietet es sich an, eine ABC-Analyse anzustellen. So kann er bspw. herausfinden, was die Zielgruppe ausmacht und in einem weiteren Schritt die Werbemaßnahmen so anpassen, dass diese besser angesprochen wird. Das bedeutet jedoch nicht, dass Kunden die im Laufe der Analyse der Kategorie C zugeordnet werden, vom Apotheker und seinen Mitarbeitern vernachlässigt werden sollten! Kunden der Klasse C werden dann jedoch mit einem geringeren Marketingaufwand bedient.

	A- Kunden	B-Kunden	C-Kunden
Klassengröße	ca. 20% aller Kunden	ca. 30% aller Kunden	ca. 50% aller Kunden
Umsatz	sehr umsatzstark	mittelmäßig am Umsatz beteiligt	eher wenig am Umsatz beteiligt
Aufwand	hohe Aufmerksamkeit	Wie können Kunden der Klasse B in Kunden der Klasse A verwandelt werden?	Beziehung zwischen Kunde und Apotheker gemäß dem Standard

Gemäß des Pareto-Prinzips machen ca. 20% aller Kunden in etwa 80% des Gesamtumsatzes aus. Kunden der Klasse A sind am stärksten am Umsatz der Apotheke beteiligt, demnach also außerordentlich wichtig für die Wirtschaftlichkeit des Betriebs. Diese Gruppe halt also die höchste Priorität und sollte vom Apothekenpersonal mit besonderer Aufmerksamkeit behandelt werden. Da diese Klasse von Kunden lediglich 20% ausmacht, also im Vergleich zum restlichen Kundenstamm relativ klein ist, können sich die Mitarbeiter gut auf sie konzentrieren, ohne dass Kunden der anderen Klassen darunter leiden würden.

Mithilfe der ABC-Analyse der Kunden können schlussendlich auch Maßnahmen zur Kundebindung ergriffen werden. Hinsichtlich der Klasse A könnte der Apotheker bspw. persönliche Ansprechpartner zur Verfügung stellen oder Sonderaktionen einrichten. Auch Einladungen zu Events oder das Einführen einer Bonuskarte bieten sich an.

Vor- und Nachteile der ABC-Analyse

Auch wenn die ABC-Analyse ein gutes Instrument zur Betriebssteuerung ist, darf nicht vergessen werden, dass sie lediglich ein Abbild der aktuellen IST-Situation liefert. Das heißt, dass das Ergebnis der Analyse stets weiterverarbeitet werden sollte, bspw. in Form von möglichen künftigen Handlungsoptionen oder Strategien zur Optimierung der Wirtschaftlichkeit der Apotheke.

VORTEILE

• Die ABC-Analyse ist mit einem relativ geringen Aufwand verbunden und kann deshalb gut eingesetzt werden. Gleichzeitig ist sie anwenderfreundlich, d.h. einfach in der Durchführung.
• Trotz der einfachen Anwendbarkeit liefert sie eine Analyse komplexer Probleme.
• Aus den Ergebnissen können unmittelbar Maßnahmen zur Optimierung abgelesen werden.

NACHTEILE

• Die Einteilung in Klassen erfolgt etwas grob.
• Die einseitige Ausrichtung auf ein Problem/ Kriterium (wie bspw. Umsatz) liefert nur auf einen spezifische Bereich Ergebnisse.
• Um die ABC-Analyse richtig zu nutzen ist es erforderlich, stets konsistente Daten vorliegen zu haben.

Erweiterung durch die XYZ-Analyse

Die klassische ABC-Analyse kann durch die sog. XYZ-Analyse beliebig erweitert werden. Auch Letztere ist ein Verfahren der Betriebswirtschaft. Sie stellt somit ebenfalls ein wichtiges Controlling-Instrument dar. Wie bei der ABC-Analyse werden Objekte in Kategorie unterteilt. Man orientiert sich dabei in der Regel anhand der Verkaufszahlen. Artikel, die also regelmäßig und in relativ konstanter Stückzahl verkauft werden, werden der X-Klasse zugeordnet. Z-Artikel sind dagegen bspw. Waren, die nur sporadisch verkauft werden. Die XYZ-Analyse wird deshalb auch oft als RSU-Analyse bezeichnet: R steht für regelmäßig, s für saisonal/ trendförmig und U für unregelmäßig.